Il y a plusieurs façons de gérer ses immeubles à revenus de nos jours. La méthode manuelle (papier), les logiciels comptables, la suite Office, les logiciels spécialisés en immobilier, etc. Plusieurs utilisent Excel pour faire leur comptabilité immobilière et certaines autres tâches du cycle de gestion immobilière, ce qui est un pas dans la bonne direction, puisque les utilisateurs profitent de la technologie jusqu’à un certain point.

Par contre, si on compare cette méthode aux autres possibles, il est certain qu’elle ne nous permet pas de tout faire. En fait, on y trouve très peu d’avantages en comparaison par exemple à un logiciel spécialisé en gestion immobilière avec comptabilité intégrée comme Proprio Expert ou Proprio Expert Web.

Voici 3 points qui ne sont pas possible dans l’utilisation d’Excel, ce qui peut vous ralentir et vous enlever beaucoup de temps pour les tâches réellement importantes, soit celles qui apportent de la valeur (recherche de deals par exemple):

1- Gestion complète et impression des baux :

Ne pas être en mesure de stocker ses baux ou de les imprimer à partir de l’outil que nous utilisons pour notre gestion immobilière peut être une énorme perte de temps et d’énergie si on compile toutes les fois que nous avons besoin de rechercher un bail pour des renseignements ou procéder à la complétion d’un bail. Chaque recherche ou complétion de bail peut nous prendre jusqu’à 20-30 minutes chaque si nous les gérons en version papier alors qu’en version électronique, tout est rempli et trouvé en moins de 5 minutes.

2- Impression et adaptation des rapports financiers et descriptifs :

Le fait d’avoir plus d’une centaine de rapports tels que les fiches descriptives, les états financiers, les bordereaux de dépôt, les listes de stationnement, liste d’appartements vacants, etc. est très utile dans plusieurs situations. Nous devons remplir le tout manuellement si nous voulons produire le même genre de résultats dans Excel avec les mêmes genres de renseignements d’inclus. Cela peut prendre des heures et il y a un grand risque d’erreurs au niveau des formules. De plus, le fait d’utiliser un logiciel pour la production de ce genre de rapports nous permet de choisir ce qui sera inclus dans ces rapports et même de les exporter dans Excel, Word ou PDF.

3- La production et envoi des lettres et avis :

Une des tâches les plus importantes dans la vie d’un gestionnaire d’immeubles, l’envoi des lettres et avis, ne doit pas être sous-estimée. C’est pour cette raison qu’on doit avoir un système nous permettant de remplir les lettres de façon automatisée avec des modèles adaptés et même pouvoir envoyer ces lettres par courriel à partir du même système. Ce genre d’opérations automatisées est ce qui fait la différence à la fin d’une année en termes de temps, énergie et argent qui se transposent en opportunités d’avoir plus de temps pour soit effectuer des tâches à valeur ajoutée, ou pour plus de temps libre.

Il est évident qu’un gestionnaire doit trouver les façons d’être plus efficace, soit en déléguant des tâches, soit en engageant des gens spécialisés pour des tâches précises ou bien en adoptant des systèmes pouvant leur permettre d’arriver à un résultat meilleur, en moins de temps. C’est le cas lorsque l’on passe d’une méthode maison ou manuelle telle qu’Excel à un logiciel spécialisé en gestion d’immeubles à revenus tel que Proprio Expert ou Proprio Expert Web.

Il s’agit d’un investissement intelligent pouvant vous apporter un avantage concurrentiel dans un domaine qui est très compétitif et où il est question de détails.