Support Proprio Expert Desktop

Fonctionnement général

Pour ouvrir la fenêtre Agenda, allez dans le menu de gauche, Divers et cliquez sur Agenda.

1. Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètres, Onglet Rapport
2. Ajustez les marges dans les cases appropriées en augmentant ou en diminuant les mesures inscrites selon le décalage que vous avez lors de l’impression.

Exemple Si votre impression est 1 cm trop à gauche, vous devriez ajouter 1 cm au nombre inscrit dans la case Marge de gauche : Si le nombre inscrit dans la case Marge de gauche est 2 cm, on remplacera alors cette valeur par 3 cm.

NOTE Effectuez d’abord des tests d’impression sur des pages blanches avant d’imprimer à nouveau sur un Chèque.

Déterminer le nombre de places de stationnement auquel le locataire a droit.
1. Allez dans le menu de gauche
2. Cliquez sur Données, Bail
3. Sélectionnez l’immeuble et l’appartement
4. Pour ajouter un appartement, référez-vous à la procédure décrite plus bas
5. Cliquez sur l’onglet Stationnement
6. Entrez le nombre de stationnements (extérieurs ou intérieurs) disponibles pour le locataire. Vous pouvez également ajouter des détails sur l’emplacement du stationnement et inscrire les numéros de plaques d’immatriculation des véhicules.

Vous pourrez modifier la langue et le pays dans les paramètres du logiciel. Voici comment faire.
1. Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètres, onglet Application
2. Sélectionnez le pays, la province ainsi que la langue désirée.


Les pays disponibles :
. Canada
. États-Unis
. Allemagne


Les langues disponibles
. Français
. Anglais

Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètres, Onglet Application, Section Affichage des noms
Choisissez l’option qui vous convient :
Nom, Prénom
Prénom Nom
Cliquez sur le bouton OK pour terminer

Les conditions d’utilisation de Proprio Expert ont été révisées afin d’intégrer les technologies récentes et les nouveaux processus d’affaires de MAGEX.

Après le téléchargement de la nouvelle version, vous serez invité à prendre connaissance de ces termes d’utilisation et à les accepter pour pouvoir poursuivre l’utilisation de Proprio Expert. Vous pouvez les consulter en tout temps :
Pour consulter la nouvelle version de la licence d’utilisation, allez dans menu du haut, Aide, À propos de…Contrat de licence de l’utilisateur final (CLUF)
Vous pouvez visualiser et imprimer le contrat en cliquant sur l’onglet de visualisation (2 fichiers superposés) situé en haut à gauche.

Vous pouvez désactiver une compagnie via l’onglet Fournisseur directement.

IMPORTANT Désactiver un fournisseur enlèvera toute trace de ce dernier tant qu’il n’est pas réactivé. Vous ne pourrez donc plus consulter ou modifier la comptabilité et les rapports le concernant.

Désactiver un fournisseur
Allez dans le menu de gauche, Fournisseur
Dans le sous-onglet Informations générales, cocher Fournisseur Inactif à droite au milieu

NOTE
Pour réactiver le fournisseur une fois désactivé, voici la procédure:
Allez dans le menu de gauche, Fournisseur
À droite de l’identification du fournisseur, cocher Afficher les fournisseurs inactifs
IIdentifier le fournisseur qu’on veut réactiver
Décocher fournisseur Inactif au milieu à droite

Vous pouvez désactiver une compagnie via l’onglet Compagnie directement.

IMPORTANT Désactiver une compagnie enlèvera toute trace de cette dernière tant qu’elle n’est pas réactivée. Vous ne pourrez donc plus consulter la comptabilité et les rapports.

Désactiver une compagnie
Allez dans le menu de gauche, Compagnie
Dans le sous-onglet Compagnie, cocher Compagnie Inactif en bas à droite

NOTE
Pour réactiver la compagnie une fois qu’elle est désactivée, voici la procédure:
Allez dans le menu de gauche, Compagnie
À droite de l’identification de la compagnie, cocher Afficher les compagnies inactifs
Identifier la compagnie que l’on veut réactiver
Décocher Compagnie Inactif en bas à droite

Que se soit pour conserver une copie de votre base de données en sécurité ou pour laisser le soutien technique vérifier vos données pour identifier un problème, voici comment envoyer vos données sur les serveurs de Magex Technologies.
Comme ce service est offert à titre gracieux, Magex Technologies se décharge de toute responsabilité advenant une impossibilité à transférer vos données ou encore la corruption de celles-ci en cours de transfert.


Envoyer mes données à Magex
Allez dans le menu du haut, Aide, Envoyer les données à Magex
Sélectionnez la méthode 1 si vous avez plus d’un choix affiché
Cliquez sur Envoyer

Une mention vous indiquera si les données ont été envoyées avec succès.

Voici comment créer une copie de sécurité ponctuelle ou automatique.
Créer une copie de sécurité ponctuelle

Cette copie de sécurité sera enregistrée dans le fichier Backup de Proprio Expert

Menu du haut, Fichier, Copie de sécurité
Dans la case Emplacement, il devrait être inscrit C:\Magex

NOTE :
Si tel n’est pas le cas, mais que vous souhaitez tout de même sauvegarder votre copie de sécurité à cet endroit, veuillez cliquer sur le bouton avec les chemises jaunes à côté de la case Emplacement et choisir le chemin d’accès suivant : C:/Documents and Settings/xxxxx/Mes Documents/Proprio Expert/Backup et sur Windows 10 C:\ProgramData\Magex Technologies\Proprio Expert\Backup

NOTE :
Si vous souhaitez enregistrer votre copie de sécurité ailleurs dans votre ordinateur, veuillez cliquer sur le bouton avec les chemises jaunes à côté de la case Emplacement et choisir le chemin d’accès qui vous convient.
Cliquez sur le bouton « Créer copie de sécurité »

Pour plus de sécurité, vous pouvez aussi envoyer votre copie de sécurité sur les serveurs de Magex Technologies. Voir le lien ci-dessous pour la procédure à suivre.

Créer une copie de sécurité automatique

Grâce à cette procédure, une copie de sécurité sera faite selon la fréquence souhaitée. Vous n’avez qu’à transférer cette procédure à votre technicien informatique

Créer un répertoire C:\Magex\BackupSolution

Enregistrez les fichiers suivants sur l’ordinateur serveur:

https://www.magextechnologies.com/ProprioExpert/Download/Backup.exe

Ouvrez ce fichier une fois téléchargé
Une fois le fichier exécuté, un nouveau fichier nommé Backup.config serait crée

Il s’agit d’ouvrir le fichier Backup.config avec Notepad++

NOTE : Vous pouvez changer la fréquence et le répertoire où vous voulez effectuer les backups sur e fichier Backup.Config

Enregistrez les modifications dans le menu du haut, Fichier, Enregistrer
Programmer la fréquence de l’enregistrement
Allez dans le menu Démarrer, Panneau de configuration, Tâches (Scheduled Task)
Cliquez sur Ajouter une tâche (Add Scheduled Task)
Cliquez sur Suivant (Next)
Cliquez sur Parcourir (Browse)
Sélectionnez le fichier Backup.exe
Choisissez la fréquence qui vous convient en cliquant dans le point approprié
Entrez le mot de passe pour accéder au serveur (2x)

NOTE : Si le mot de passe d’accès au serveur change, la tâche ne s’effectuera pas.
Cliquez sur Terminer.
Testez la tâche
Cliquez sur la nouvelle tâche ajoutée avec le bouton de droite
Faites Exécuter

Une fenêtre noire devrait apparaître et le backup des données de Proprio Expert devrait se retrouver dans le répertoire mentionné ci-dessus.

Enregistrer une copie de sécurité ailleurs que sur votre ordinateur vous offre une protection supplémentaire en cas de bris majeur ou d’infection virale.

Cependant, pour éviter toute corruption de la base de données, il est préférable de l’enregistrer d’abord sur votre ordinateur, puis de la transférer sur votre clé USB. Créer la copie de sécurité sur votre disque local

Consultez la procédure ‘Faire une copie de sécurité (ponctuelle ou automatique) liée en bas de page)

Transférer la copie de sécurité sur votre clé USB
Une fois votre copie créée :
Sortez de Proprio Expert
Accédez au fichier où vous avez enregistré votre copie de sécurité et laissez cette fenêtre ouverte
Accédez à votre clé USB
Allez sur Démarrer (Start) situé dans le coin inférieur gauche de votre écran
Allez dans Mon ordinateur (My Computer)
Sélectionnez le périphérique correspondant à votre clé USB
Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez copier votre copie de sécurité
Faites glisser votre copie de sécurité de la fenêtre 1 (votre ordinateur) à la fenêtre 2 (votre clé USB).

L’option Gestion des utilisateurs vous permet de restrindre l’accès à la totalité du logiciel ou encore à certaines parties de ce dernier.

Vous trouverez les options liées au module gestion des utilisateurs dans le Menu du haut, Fichier, Gestion des utilisateurs.

En dehors du statut d’administrateur, qui par défaut donne accès à l’ensemble du logiciel, vous pouvez choisir parmi des statuts aux accès prédéfinis comme comptable et secrétaire, ou encore opter pour un statut vierge. Dans les deux cas, vous pourrez modifier la liste des éléments accessibles.

Attention Un usager ayant droit d’accéder à la compagnie de gestion aura accès à toutes les compagnies gérées même si ses droits d’accès pour celles-ci sont limités.
Ajouter un mot de passe
Modifiez le nom d’utilisateur si nécessaie
Ajoutez un mot de passe ainsi que la confirmation de celui-ci
Cliquez sur Modifier pour enregistrer les modifications
Ajouter un utilisateur
Cliquez sur (icône ajouter)
Ajoutez le nom et le prénom de l’utilisateur
Attribuez-lui un mot de passe
Précisez le type de droit d’accès par défault
Modifier les droits d’accès aux compagnies
Cochez Restriction par compagnie
Sélectionnez dans le menu déroulant apparu à droite d’Identification de l’utilisateur la compagnie à laquelle vous souhaitez donner accès
Cliquez sur Modifier
Modifier les droits d’accès actuel par rapport aux droits par défault
Cochez les accès concentis et décochez les accès non souhaités
Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les modifications
Modifier les droits d’accès spécifiques
Sélectionnez les accès concentis et décochez les accès non souhaités dans chacun des onglets
Revenez à l’onglet Utilisateurs lorsque vous avez terminé
Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les modifications


* N’hésitez pas à utiliser les icônes à votre disposition.
(icône effacer) Décoche l’ensemble des cases
(icône lecture) Coche toutes les cases Lecture
(icône écriture) Coche toutes les cases Écriture

Pour inscrire un rappel ou un rendez-vous ponctuel ou récurrent à l’Agenda, veuillez suivre la procédure suivante.
Allez dans le menu de gauche, Divers, Agenda
Cliquez sur le bouton Ajouter, dans le coin inférieur droit de la fenêtre
Remplissez la section Identification. Le texte entré dans le champ Description apparaîtra à l’Agenda
Précisez la fréquence (ponctuelle ou récurrente)
Précisez un rappel pour que la fenêtre Rendez-vous apparaîsse en pop-up à l’instant choisi
Inscrire des notes supplémentaires si nécessaire
Cochez le nom des utilisateurs que vous souhaitez informer du rendez-vous si nécessaire (dans le cas d’une utilisation multiutilisateur en réseau)
Confirmez et enregistrez en cliquant sur OK

L’affichage des dates n’est pas en lien avec Proprio Expert, mais plutôt avec l’ordinateur lui-même. Voici donc la procédure à suivre pour modifier la date de votre ordinateur.
Modifier la date de l’ordinateur
Cliquez sur le bouton Démarrer (Star), dans la barre de menu du bas de votre écran, Panneau de configuration (Control Pannel)
Cliquez sur l’icône Option régionale et langue (Regional and language option), onglet Option régionale (Regional option)
Cliquez sur Personnaliser (Customize), onglet Date, section Date format court (Short date format)
Précisez le format désiré : jj/mm/aa ou aa/mm/jj

Voici les paramètres à définir pour maximiser la visualisation de vos données.

Par défaut, les fenêtres sont programmées pour montrer toutes les données. Pour améliorer l’affichage, vous pouvez :
Vérifier les modalités d’affichage de votre écran en suivant les étapes suivantes :
Allez sur votre bureau d’ordinateur
Cliquez sur le bouton droit de votre souris
Sélectionnez Propriétés
Allez dans l’onglet Paramètres (Setting)
Cliquez sur le bouton Avancé (Advanced)
Allez dans l’onglet Général (General), section Affichage (Display)
Sélectionnez la mention Taille normale (96 DPI) (Normal size 96 DPI)dans le menu déroulant
Cliquez sur Appliquer (Apply) ou sur OK si le réglage était déjà correct
Utiliser les mentions Aggrandir/Minimiser présentes entre autres dans la fenêtre Conciliation, juste entre les deux encadrés
Afficher les fenêtres en cascade en allant dans Proprio Expert, dans le menu du haut, Fenêtres, Cascade

Mondifier les paramètres d’apparition de l’agenda
Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètres, Onglet Application, Section Divers
Décochez la case Ouvrir l’agenda à l’ouverture de Proprio Expert
Cliquez sur le bouton OK pour terminer

Modifier les paramètres d’impression d’étiquettes par défaut
Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètres, Onglet Application, Section Divers
Décochez la case « Imprimer les étiquettes lors de l’impression des avis »
Cliquez sur le bouton « OK » pour terminer
Modèle d’étiquette utilisable avec Proprio Expert

Avery 5960, 30 étiquettes par page

Plusieurs paramètres sont déterminés par défaut. Pour les modifier, vous n’avez qu’à suivre la procédure suivante :
Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètre
Lisez attentivement chaque élément
Cochez ou décochez les cases appropriées
Cliquez sur OK lorsque vous avez modifié les paramètres souhaités
NOTE : Pour remettre les paramètres par défaut, cliquez sur le bouton du même nom, situé dans le bas de la fenêtre Paramètres.

Vous pouvez modifier votre licence en passant par le site web de Magex Technologies via Mon Compte. Si vous êtes dans Proprio Expert, vous pouvez simplement cliquer sur Modifier ma licence en haut à droite et le lien vous mènera sur le site web directement.

IMPORTANT Vous devez avoir en main vos codes d’accès pour être en mesure d’entrer dans le module Mon Compte. Si vous ne les connaissez pas, vous pouvez nous appeler pour les connaître.

Modifier sa licence ou son abonnement
AUne fois dans le module, cliquer sur Mes abonnements
Modifier les informations voulues (nombre d’appartements, abonnement au plan de service, réabonnement automatique, etc.)
Cliquer sur enregistrer en bas

NOTE
Vous pouvez aussi modifier vos renseignements personnels tels que vos adresses courriels, numério de carte de crédit, etc. en passant par Mes Informations. De plus, vous aurez une liste de vos factures via Mes Factures.

Go in the top menu, File, Parameters, tab Application, section Other
Deselect the box Open the Agenda at the Opening of Proprio Expert
Click OK to end

Proprio Expert effectue automatiquement des copies de sauvegarde de vos données toutes les 60 minutes. Ces copies de sécurité sont enregistrées dans le fichier suivant :
Windows 7 et 8 : C:\Documents and Settings\All Users\Application data\Magex Technologies\ProprioExpert\Backup\Auto Windows
VISTA: C:\ProgramData\Magex Technologies\Proprio Expert\Backup\Auto
Windows XP: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Magex Technologies\ProprioExpert\Backup\Auto
Seules les trois (3) copies de sauvegarde les plus récentes sont conservées sur nos serveurs. Il est donc important que vous mettiez en place une méthode de sauvegarde alternative de vos données.

Manuel d’utilisation
Celui-ci est disponible lors de l’installation de Proprio Expert par le menu Démarrer (Start), Tous les programmes (All Programs), Magex Technologies, Manuel d’utilisation.
Vous y avez aussi accès via Proprio Expert dans le menu du haut, Aide, Manuel.

Vous pouvez aussi télécharger le manuel ici:
Manuel d’utilisation de Proprio Expert(pdf 6Mb)
Guide de démarrage
Un Guide de démarrage peut aussi être téléchargé ici:
Guide de démarrage de Proprio Expert(pdf 0,2Mb)
Aide interactive
Une aide interactive complète est aussi disponible à n’importe quel endroit dans le logiciel en appuyant sur la touche F1 de votre clavier ou en cliquant sur le petit point d’interrogation bleu situé dans le haut de chaque fenêtre.
Aide en ligne
Pour accéder directement à l’aide en ligne, allez dans le menu de gauche de Proprio Expert, Divers, Support en ligne.

La procédure à suivre dépend de l’endroit où vous sauvegardez vos données.

ATTENTION! Lors de la restauration, toutes vos données actuelles seront perdues et remplacées par les données contenues dans la copie de sécurité restaurée.
Copies faites dans le fichier Backup (par défaut)
Allez dans le menu du haut, Fichier, Copie de sécurité, onglet Restaurer
Vérifiez que le chemin inscrit correspond à C:/Documents and Settings/xxxxx/Mes Documents/Proprio Expert/Backup
Sélectionner le fichier le plus récent ayant l’extension *.bak
Cliquez sur Restaurer
Cliquez Oui pour fermer Proprio Expert et l’ouvrir à nouveau
Copies faites sur un CD ou sur une clé USB
Allez dans le menu du haut, Fichier, Copie de sécurité, onglet Restaurer
Cliquez sur les petits fichiers jaunes au bout de la case Nom du fichier
Cliquez sur Poste de travail (Computer) et sélectionnez le disque et le fichier dans lequel se trouve votre copie de sécurité.Ce fichier doit porter l’extension *.bak. Si le format est *.zip, extrayez d’abord le fichier *.bak
Cliquez sur le bouton Restaurer la copie
Cliquez Oui pour fermer Proprio Exert et l’ouvrir à nouveau
Données envoyées à Magex
Communiquez avec le service à la clientèle au 1-866-886-2439 ou encore à info pour connaître le nom du fichier que vous devrez récupérer
Allez dans le menu du haut, Aide, Récupérer les données de Magex
Inscrivez le nom du fichier qui vous a été mentionné par le service à la clientèle
Cliquez sur Recevoir
Cliquez Oui pour fermer Proprio Exert et l’ouvrir à nouveau

Vous changez votre ordinateur pour un plus récent? Votre ordinateur est brisé et vous souhaitez continuer à travailler avec Proprio Expert, voici la procédure à suivre.
Sauvegarde des données sur le poste actuel


Note
Si votre ordinateur est brisé, voyez le lien ci-dessous pour permettre à votre technicien de récupérer vos données si c’est encore possible.
Pour plus d’informations sur la façon de créer une copie de sécurité, voyez les liens ci-dessous.

Installation de Proprio Expert sur le nouveau poste
Allez au www.magextechnologies.com
Entrez les informations suivantes :
Nom d’utilisateur :
Mot de passe :
Nbr de logement :
Méthode de gestion : Proprio Expert


Si vous n’avez pas conservé ces informations, communiquez avec le service à la clientèle au 1-866-886-2439 ou à
info
pour les obtenir.
Suivez les instructions présentes sur le site
Activation de Proprio Expert sur le nouveau poste
Démarrez Proprio Expert
Inscrivez la clée d’activation suivante dans l’espace désigné

NOTE Vous devez demander une nouvelle clée d’activation. Pour ce faire, communiquez avec le service à la clientèle au 1-866-886-2439 ou à info.
Cliquez sur Activer via Internet
Récupération de la base de données sur le nouveau poste
Récupérez vos données si possible
Vérifiez si la base de données est intacte en vérifiant quelques données dans Proprio Expert
Appellez au 1-866-886-2439 pour confirmer l’activation de la nouvelle clée. L’ancienne sera alors désactivée.

Vous trouverez ici le type de chèque à utiliser avec Proprio Expert ainsi que la façon de modifier les paramètres liés au type et au contenu des chèques.
TYPE : Format numéro 6, 8½ X 11 séparé en trois parties

Pour modifier le type de chèque :
Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètres, onglet Rapport
Sélectionnez le type de chèque dans le menu déroulant de la section Chèque
INFORMATIONS : elles varient selon vos besoins.

Pour modifier les informations qui apparaissent sur vos chèques :
Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètres, onglet Rapport
Cochez les cases des éléments que vous souhaitez voir apparaître sur vos chèques


NOTE : Vous pouvez aussi, au même endroit, modifier les paramètres liés aux marges des chèques.

Renseignements

    1. Allez dans le Menu du haut, Divers, Publier sur le web
    2. Sélectionnez les contacts désirés puis cliquez sur « Envoyer »
    3. Cliquez sur « Afficher les données »
    4. Pour activer votre compte, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié »

Vous recevrez un courriel avec toutes les informations pour vous connecter à votre compte mobile.

Une fois vendu, l’imeuble est masqué et vous n’avez plus accès à sa comptabilité. Voici comment accéder à un immeuble vendu. 

IMPORTANT Afficher l’immeuble n’annule pas la vente de ce dernier. Pour annuler la vente, vous devez faire les écritures au Journal Général nécessaires pour annuler celles inscrites lors de la vente. 

Afficher un immeuble vendu

  1. Allez dans le menu de gauche, Immeuble
  2. Sélectionnez un immeuble (l’immeuble en tant que tel n’a pas d’importance)
  3. Allez dans l’onglet Note
  4. Cochez Afficher les vendus
  5. Sélectionnez l’immeuble concerné
  6. Cliquez sur le bouton Annuler


NOTE La comptabilité sera alors accessible. Toutefois, si vous modifiez quoi que se soit, n’oubliez pas de le modifier aussi dans la compagnie pour que les changements soient reflétés dans les chiffres de la vente. En cas de doute, référez à votre comptable.

  1. Allez dans le menu de gauche, Compagnie
  2. Ajoutez un fichier image dans la section Renseignements supplémentaires de l’onglet Compagnie.
  3. L’image doit être en format jpeg, png, gif ou tif. Le logiciel ajuste automatiquement les dimensions du logo.

Le logo sera ajouté automatiquement aux factures si vous avez coché Inclure le logo de la compagnie sur les factures, dans l’onglet rapport des paramètres de Proprio Expert.

La même procédure s’applique, peu importe la fiche dans laquelle la photo est insérée, soit dans Immeuble, Appartement, Meuble ou Litige.

Dans l’onglet Photo de la fenêtre appropriée :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter
  2. Ajoutez une description de la photo ou à tout le moins un identifiant dans l’encadré Description de la photo
  3. Cliquez sur le bouton représentant deux chemises jaunes en bas à droite de la mention Chemin d’accès
  4. Trouvez votre photo dans vos dossiers
  5. Cliquez sur Ouvrir (Open) 
    NOTE : Si vous souhaitez inclure cette photo à vos rapports lors de l’impression, cochez la case à cet effet sous le chemin d’accès. Vous pourrez cependant modifier votre sélection plus tard dans l’encadré du haut, en cochant ou décochant la case Rap.
  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer situé au-dessus de l’encadré Description de la photo
  7. Enregistrez et fermez en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre



Pour supprimer une photo, veuillez suivre la procédure à cet effet liée en bas de page.

  1. Allez dans le menu de gauche, Données, Fournisseur
  2. Sélectionnez le fournisseur concerné dans le menu déroulant
  3. Allez dans l’onglet Informations générales
  4. Choisissez un compte de dépense dans la section « Compte associé » en cliquant sur la loupe munie d’un + ou en inscrivant manuellement le numéro du compte du Grand Livre

Ainsi, la prochaine dépense effectuée avec ce fournisseur sélectionnera automatiquement le compte choisi. 

Par ailleurs, en précisant Plus tard comme mode de paiement et le délai dans l’onglet Paiement et Note, un rappel de paiement sera inscrit à l’agenda lorsque vous associerez une dépense à ce fournisseur avec le mode Plus tard.

La présente procédure vous indique comment traiter certaines situations particulières afin de conserver un historique de vos baux.

  • Départ en cours de bail

 

    • Veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page
  • Sous-location

 

    • La sous-location ne nécessite pas de traitement particulier, puisque d’un point de vue légal, le locataire qui a signé le bail est toujours responsable du logement et du paiement du loyer.
  • Arrivée en cours d’année, puis augmentation au 1er juillet

 

    • Ce cas se traite de deux façons :
      1. Vous créez un bail jusqu’au 30 juin au premier montant (ex. : 550 $). Le 1er juillet, vous faites un renouvellement du bail d’une durée de 12 mois au nouveau montant (ex. : 565 $).
      2. Vous créez un seul bail dont la durée est la balance de l’année jusqu’au 30 juin+ 12 mois au prix le plus élevé (ex. : 565 $). Vous accordez ensuite un rabais pour la période allant jusqu’au 30 juin (ex. : 15 $ du 1er février au 30 juin). Pour plus de détails sur la façon d’inscrire un rabais au bail, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.
  • Baux commerciaux avec augmentations déterminées
    • Vous devez créer autant de baux que vous avez d’augmentation, donc un pour chaque tranche de prix.

 

NOTE: Un locataire est inactif si son bail n’est pas en vigueur soit parce qu’il est trop tôt ou que le bail est terminé.

  • Voir un locataire inactif dans la fenêtre Locataire
    1. Allez dans le menu de gauche, Données, Locataire
    2. Allez vis-à-vis la section Identification du locataire, à l’extrémité droite du menu déroulant
    3. Cochez la case Afficher les locataires inactifs

 

    Les locataires inactifs apparaîtront alors dans le menu déroulant.
  • Voir un locataire inactif dans la fenêtre Perception
  1. Voir la procédure pour percevoir un loyer d’avance liée en bas de page

Ici, le terme Appartement englobe tant les appartements résidentiels que les locaux commerciaux, les condos et les condos commerciaux (loués). Les spécifications pour chaque type d’habitation sont indiquées.

  • Créer un appartement
    1. Créer un appartement vous permet à la fois de créer l’appartement, le bail ainsi que les locataires qui y sont liés.
      1. Allez dans le menu de gauche, Données, Appartement
      2. Cliquez sur Ajouter
      3. Indiquez le numéro de porte à l’étape 1
      4. Choisissez le format d’affichage de l’adresse à l’étape 2
      5. Inscrivez les détails de l’appartement à l’étape 3
      6. Spécifiez la date du début du bail à l’étape 4
      7. Liez les locataires au bail en vigueur :
          • Cliquez sur le bouton Ajouter un locataire si ce dernier n’a pas encore été ajouté dans Proprio Expert

          • OU 

        • Cliquez sur le bouton représentant une petite chaîne pour lier un locataire déjà entré dans le logiciel
      8. Cliquez sur Ajouter un autre appartement si vous souhaitez en ajouter un autre
      9. Enregistrez et fermez lorsque vous avez terminé vos entrées
  • Remplir la fiche de l’appartement
      1. Vérifiez les informations contenues dans l’onglet Renseignement et modifiez-les si nécessaire



NOTE

      1.  : Dans le cas de locaux ou de condos commerciaux, assurez-vous que la case Taxable est cochée dans l’onglet Commercial. Sinon il faut le convertir dans l’onglet Résidentiel.
      2. Entrez les informations liées aux services inclus dans l’appartement. 

        NOTE : Pour indiquer les meubles contenus dans chaque appartement, utilisez plutôt le module gestion des meubles. Consultez la procédure à ce sujet en bas de page pour savoir comment utiliser ce module.
      3. Ajoutez une ou des photos de l’appartement (optionnel)

 

      1. Pour plus de détails à ce sujet, consultez la procédure à cet effet en bas de page.

 

ATTENTION AUX COMPAGNIES DE GESTION
La création d’un immeuble doit se faire à partir de la compagnie à laquelle appartient l’immeuble. C’est le seul moment où vous devrez quitter la compagnie de gestion pour entrer des renseignements liés à une compagnie gérée. 

  • Accéder à la fenêtre immeuble
      • Deux possibilités s’offrent à vous :
      • Allez dans le menu de gauche, Données, Immeuble

 

      • OU 

 

      • Allez dans le menu du haut, Renseignements, Immeuble
  • Créer ou ajouter un immeuble
      1. Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur gauche
      2. Cliquez OK pour confirmer le nom de la compagnie dans laquelle sera ajouté l’immeuble
      3. Identifiez l’immeuble (ex.: 1403 boulevard Boisvert)

 

      1. NOTE : Vous pouvez créer plusieurs immeubles en même temps grâce à la fonction Insertion multiple. Vous pourrez ensuite aller remplir la fiche de chaque immeuble. Pour ce faire :
        • Cliquez sur la mention Insertion multiple
        • Inscrivez l’identification du premier immeuble
        • Appuyez sur la touche Retour à la ligne (Enter)
        • Inscrivez l’identification d’un autre immeuble
        • Répétez les étapes précédentes jusqu’à ce que tous vos immeubles soient inscrits
      2. Cliquez sur OK pour créer les fiches
  • Remplir la fiche de chaque immeuble

Les informations contenues dans la fiche de l’immeuble ne sont pas toutes utiles pour tout le monde. Sachez qu’il n’y a pas de lien entre cette fiche et la comptabilité. Ainsi, si vous entrez l’hypothèque dans la fiche de l’immeuble, vous devrez l’entrer à nouveau dans les dépenses pour en tenir compte dans votre comptabilité.

      • Onglet Hypothèque : 
        Vous pouvez entrer les détails de votre hypothèque dans cette section si vous souhaitez pas la suite avoir un rapport détaillé de celle-ci. Il n’y a toutefois pas de lien entre cette section hypothèque et la comptabilité.
      • Onglet Renseignements : 
        Condominium : cochez la case condominium si cela correspond au type d’habitation de l’immeuble.
      • Onglet Assurance : 
        Vous pouvez entrer les détails de votre assurance dans cette section si vous souhaitez pas la suite avoir un rapport détaillé de celle-ci. Il n’y a toutefois pas de lien entre cette section assurance et la comptabilité.
      • Onglet Règlement : 
        Voir les liens ci-dessous pour savoir comment y inscrire vos propres règlements. Ou sinon, cliquez sur Insérer le texte par défaut.
  • Lier l’immeuble à un propriétaire et à un gestionnaire

 

    1. Consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.

 

Créer la fiche d’un locataire

    1. Allez dans le menu de gauche, Données, Locataire
    2. Cliquez sur le bouton Ajouter
    3. Inscrivez le nom et le prénom du locataire dans les cases appropriées
    4. Entrez les différentes informations sur le locataire

 

    1. Les éléments les plus importants sont les suivants :
      1. L’adresse de correspondance utilisée dans les lettres et avis
      2. La langue du locataire déterminant la langue des lettres et avis qui seront envoyés
      3. Le sexe déterminant la formule de politesse utilisée dans les lettres et avis (ex. : Madame, ou Monsieur,)


NOTE

     En entrant le résultat de l’enquête de crédit, vous y aurez ensuite accès rapidement par l’outil de recherche que vous trouverez dans le menu de gauche, Divers, Recherche. Vous n’aurez qu’à taper le nom de la personne pour savoir si vous avez déjà enquêté sur elle.
  1. Cliquez sur le bouton Enregistrer (disquette bleue) 

    NOTE Le locataire sera considéré comme inactif tant qu’il ne sera pas lié à un bail en vigueur.


Voir la fiche d’un locataire inactif

  • Pour voir les locataires inactifs dans la fenêtre locataire, cliquez sur la case Locataire inactif, située juste après le menu déroulant de sélection des locataires.
  • Pour voir les locataires inactifs dans la fenêtre perception, cliquez sur la mention Modifier l’affichage, situé à droite du menu déroulant permettant de sélectionner le type de perception affichée (loyer, locataire, client).

La procédure suivante doit être utilisée pour un nouveau bail. S’il S’agit d’un renouvellement, voir la procédure appropriée. 

Créer un Bail

  1. Allez dans le menu de gauche, Données, Bail
  2. Sélectionnez l’immeuble et l’appartement dans lequel habitera le nouveau locataire
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter
  4. Répondez Non à la question Est-ce une reconduction de bail? puisque c’est un nouveau locataire, donc un nouveau bail et non un renouvellement de bail
  5. Inscrivez la durée du bail ainsi que la date de début du bail 

    NOTE Si la période du bail est passée (pour conserver un historique) ou qu’elle est à venir (futur locataire), le bail sera considéré inactif. Ce statut le rendra invisible si vous conservez l’affichage normal dans les fenêtres facturation et perception. 

    Pour plus de détails sur la façon de conserver un historique des prix, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.
  6. Indiquez les caractéristiques et les conditions du bail dans les onglets appropriés 

    NOTE Pour préciser le coût des services inclus dans le prix global, allez dans l’onglet Détail du prix et cochez Détailler le montant. Pour plus de détails sur les subventions, rabais et autres cas atypiques, voir les liens ci-dessous.
  7. Enregistrez en cliquant sur la disquette bleue et fermez.

NOTE Le numéro de bail attribué par défaut par Proprio Expert n’est pas un numéro attribué par la Régie. Vous devrez modifier manuellement le numéro du bail dans Proprio Expert (Onglet Général, section Renseignements divers) pour qu’il reflète la réalité.

Les clients peuvent être les organismes subventionnaires, dans le cas des coopératives par exemple, ou encore, toute autre personne qui bénéficie d’un service sans être locataire, comme une personne qui loue un stationnement excédentaire. Voici comment créer un client.

    1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Client
    2. Cliquez sur Ajouter
    3. Identifiez le nom du client



NOTE

     Vous pouvez identifier plusieurs clients d’un même coup et ensuite aller remplir leurs fiches respectives afin d’épargner du temps. Pour ce faire :
    • Cliquez sur la mention Insertion multiple située dans le coin inférieur droit de la fenêtre Identification
    • Inscrivez le nom d’un client
    • Appyez sur la touche Entrée de votre clavier pour effectuer un retour à la ligne
    • Répétez ces opérations pour chaque client à ajouter
  1. Appuyez sur OK pour valider la ou les entrées
  2. Inscrivez les renseignements supplémentaires qui pourraient vous être utiles
  3. Enregistrez et fermez

Il existe deux façons de créer un fournisseur. À vous de déterminer la façon qui vous convient le mieux selon la quantité d’information que vous souhaitez conserver.

  • Créer une fiche fournisseur
    1. Cette façon de faire vous permet de garder un maximum d’information sur chaque fournisseur ainsi que sur leurs modalités de paiements. 



      1. Allez dans le menu de gauche, Donnée, Fournisseur
      2. Cliquez sur Ajouter
      3. Identifiez le fournisseur en quelques mots 

        NOTE Pour ajouter plus d’un fournisseur à la fois, cliquez sur la mentions Insertion multiple. Après chaque identification, enfoncez la touche Entrer (Enter), ce qui séparera chaque fournisseur.
      4. Cliquez sur OK
      5. Entrez les informations que vous souhaitez conserver dans l’onglet Général 

        NOTE 
        1. Le type de catégorie spécifié vous permet de gérer plus facilement vos fournisseurs. Voir la procédure liée pour plus de détails sur la gestion des catégories. 

        2. Le numéro de compte spécifié est celui dans lequel seront comptabilisées par défaut toutes les dépenses associées à ce fournisseur. Il s’inscrira automatiquement dans la fenêtre Dépense.
      6. Entrez les modalités de paiement dans l’onglet Paiement et Notes 

        NOTE Pour que le délai de paiement soit pris en compte et qu’un rappel s’inscrive à l’Agenda quelques jours avant la fin du délai, vous devez spécifier le mode de paiement Pus tard dans la fiche du fournisseur ainsi que dans la fenêtre Dépense, plus précisément dans la section Débours.
      7. Enregistrez la fiche en cliquant sur la disquette 

        NOTE Si vous avez entré plusieurs fournisseurs à la fois, n’oubliez pas d’aller remplir la fiche de chacun d’eux. Vous pourrez y avoir accès en sélectionnant chaque fournisseur dans la liste déroulante.
  • Créer un fournisseur, sans fiche
    1. Vous ne souhaitez pas conserver d’informations sur vos fournisseurs? Vous n’avez qu’à les créer au fur et à mesure que vous entrez vos dépenses dans la fenêtre Dépense.



    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépense
    2. Cliquez sur Ajouter pour ajouter une dépense
    3. Inscrivez le nom du fournisseur concerné
    4. Cliquez sur Ajouter seulement l’identification pour ajouter le fournisseur sans remplir de fiche. 

      NOTE Ajouter les informations créera une fiche au nom de ce fournisseur alors que Ne pas ajouter fera en sorte que ce fournisseur ne sera pas gardé en mémoire.
    5. Terminez votre dépense comme à l’habitude
    6. Enregistrez le tout en cliquant sur la disquette bleue

Pour créer un nouveau propriétaire

  • Ajouter un propriétaire
      1. Allez dans le menu de gauche, Données, Propriétaire ou encore dans le menu du haut, Renseignements, Propriétaire pour accéder à la fenêtre
      2. Cliquez sur Ajouter
      3. Entrez le prénom et le nom du propriétaire. S’il s’agit d’une compagnie, étalez le nom de celle-ci dans les deux champs
      4. Cliquez sur OK

 

    1. Ajouter les données concernant le propriétaire

 

    1. Passez en revue chaque section de la fenêtre et ajoutez les informations pertinentes. 



Note

    1.  Plus vous entrerez d’information, plus il vous sera facile par la suite d’accéder à celles-ci et d’effectuer une gestion efficace. Par exemple, le numéro d’assurance sociale sera transféré dans le sommaire 4 si vous l’avez inscrit à cet endroit.

 

La création de la compagnie est la première tâche à faire dans Proprio Expert. Voici comment faire :

  • Ajouter une nouvelle compagnie
      1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Compagnie.
      2. Cliquez sur Ajouter.
      3. Identifiez la compagnie par un nom significatif
      4. Précisez sa période financière



NOTE

      1.  Vous pourrez par la suite modifier la date de fin de cette période financière.
      2. Indiquez la province dans laquelle elle est enregistrée
      3. Sélectionnez la charte comptable de départ



      1. Dans le cas où vous avez déjà créé d’autres compagnies et que vous avez modifié leur charte comptable, il vous est possible d’utiliser l’une d’entre elles comme charte de départ.
      2. Cochez la case Compagnie inscrite aux taxes si c’est le cas.
      3. Cochez la case Coopérative d’habitation si c’est le cas.



  • Remplir sa fiche de renseignements
    1. Passez un à un les onglets pour ajouter les informations pertinentes. 



Note

    1.  Plus vous entrerez d’information, plus il vous sera facile par la suite d’accéder à celles-ci et d’effectuer une gestion efficace. 



    1. Pour plus de précisions sur la distribution des revenus et dépenses, voir le lien ci-dessous.

 

La procédure suivante s’effectue après la création du bail. Elle vous indique comment détailler les différentes sources de revenus qui composent le montant total du loyer à percevoir. 

Contenu : 
I – Détailler les revenus réguliers 
II – Détailler d’autres revenus au bail
 

I – Détailler les revenus réguliers

    1. Allez dans l’onglet Détails du prix
    2. Cochez la case Détailler le montant
    3. Inscrivez dans le sous-onglet Détails réguliers les revenus spécifiques à chaque catégorie inscrite si elle est concernée



NOTE :

    1.  Le montant TOTAL des catégories doit être ÉGAL au montant de loyer à facturer. 



    Exemple : je veux détailler les revenus pour un loyer de 500 $. J’indique :
    • 480 $ pour la partie Logement
    • 10 $ pour la partie stationnement, puisque la locataire paie pour un stationnement supplémentaire
    • 10 $ pour les meubles, puisqu’il s’agit d’un semi-meublé
  1. Ainsi, 480 $ + 10 $ + 10 $ = 500 $
  2. Cliquez sur la disquette bleue du haut pour enregistrer et fermer


Si vous souhaitez intégrer au bail d’autres revenus que ceux des catégories du sous-onglet Détails réguliers, vous devrez les inscrire dans l’onglet Détails personnalisés. 

II – Détailler d’autres revenus au bail

    1. Allez dans l’onglet Détails du prix
    2. Cochez la case Détailler le montant
    3. Allez dans l’onglet Détails personnalisés
    4. Inscrivez vis-à-vis la case Autre Détail 1 l’autre revenu à comptabiliser (ex. : Cabanon)
    5. Inscrivez le montant d’argent concerné (ex. : 10 $)
    6. Associez à ce type de revenus un compte de la charte de compte (ex. : 4220-Autres revenus ou encore créez un nouveau compte comptable. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.)



NOTE :

    1.  Le montant TOTAL des catégories doit être ÉGAL au montant de loyer à facturer. 



    Exemple : je veux détailler les revenus pour un loyer de 500 $. J’indique :
    • 490 $ dans la partie Logement du sous-onglet Détails réguliers
    • 10 $ dans la partie Autre détail 1 du sous-onglet Détails personnalisés
  1. Ainsi, 490 $ + 10 $ = 500 $
  2. Cliquez sur la disquette bleue du haut pour enregistrer et fermer

Consultez le lien ci-dessous pour avoir plus de détails sur la façon de modifier le pays et d’ajouter un immeuble. 

Ainsi, dans la fenêtre Immeuble, les provinces ou états du pays seront maintenant disponibles.

Gérer les catégories de fournisseur

  • Accéder au module de gestion
      1. Allez dans le menu du haut, Divers, Gestion des catégories
      2. Sélectionnez le terme Fournisseur ou Travail dans le menu déroulant
  • Ajouter une catégorie
      1. Inscrivez le nom de la catégorie à créer en français dans la case de gauche
      2. Inscrivez le terme anglais équivalent dans la case de droite


NOTE

      1.  Pour poursuivre, vous devez absolument inscrire quelque chose dans les deux cases. 



      1. Cliquez sur le bouton Ajouter à gauche de la fenêtre
      2. Enregistrez l’opération en cliquant sur le bouton Enregistrer aussi à gauche
  • Modifier une catégorie existante
      1. Suivez les étapes 1 et 2 du point précédent
      2. Sélectionnez dans la liste des catégories celle que vous souhaitez modifier en double cliquant dessus

 

      1. Les autres catégories ainsi que les boutons situés à gauche de l’encadré deviendront en grisé à l’exception de la disquette bleue
      2. Modifiez le nom de la catégorie en français et en anglais dans les encadrés appropriés

        NOTE : Vous n’êtes pas obligé de traduire le terme si vous utilisez le logiciel dans une seule langue
      3. Cliquez sur la disquette bleue pour enregistrer la modification
  • Supprimer une catégorie


NOTE :

     Vous ne pourrez pas supprimer une catégorie qui est en cours d’utilisation, c’est-à-dire qui a déjà été spécifiée pour un fournisseur ou pour un travail.
    1. Suivez les étapes 1 et 2 de la procédure précédente
    2. Cliquez sur le bouton Supprimer situé à gauche de l’encadré
    3. Cliquez sur Enregistrer

Vous devez lier le logo de votre compagnie à deux endroits afin qu’il apparaisse dans vos lettres et avis… 
Lier le logo au dossier de la compagnie

  1. Allez dans le menu de gauche, Renseignement, Compagnie, section Renseignements supplémentaires
  2. Cliquez sur les petites chemises jaunes situées dans le bas à droite de la fenêtre
  3. Sélectionnez le fichier (image) contenant le logo de la compagnie active
  4. Cliquez sur Ouvrir pour le lier au dossier de la compagnie


Afficher le logo sur les lettres et avis

  1. Allez dans le menu de gauche, Divers, Lettres et avis, Paramètres
  2. Cochez la case Inclure le logo de la compagnie

Voici la procédure à suivre pour inscrire un rabais, une subvention et des gratuités. 

NOTE : les coopératives sont invitées à consulter les procédures spécifiques les concernant, puisque certaines marches à suivre peuvent différer. 

Contenu : 
I – Indiquer un rabais 
II – Inscrire une ou des gratuités
 

I – Indiquer un rabais

  1. Allez dans le menu de gauche, Données, Bail, onglet Détails du prix
  2. Sélectionnez l’immeuble et l’appartement concernés dans les menus déroulants dans le haut de la fenêtre
  3. Choisissez le bail auquel s’appliquera le rabais en cliquant dessus dans l’encadré du haut, à droite
  4. Cochez la case Détailler le montant, située à droite du prix inscrit au bail
  5. Suivez ensuite les étapes liées au type de rabais souhaité : 
    • Appliquer un rabais aux éléments conventionnels du bail ou pour le service de conciergerie
      1. Allez dans l’onglet Détails réguliers
      2. Allez dans la colonne Rabais vis-à-vis l’élément ayant un rabais
      3. Inscrivez le montant du rabais dans la case appropriée
      4. Précisez la période durant laquelle le rabais sera valide en sélectionnant la date de début et la date de fin à l’aide des menus déroulants à droite du rabais
      5. Enregistrez l’opération en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre
    • Appliquer un rabais à un élément du bail autre que ceux présents dans l’onglet Détails réguliers
        1. Allez dans l’onglet Détails personnalisés

        1. Pour un rabais appliqué à tout le bail, dans le cas par exemple d’une démobilisation temporaire pour effectuer des travaux majeurs, vous devez plutôt effectuer une facturation manuelle à la baisse pour le loyer. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans les liens ci-dessous. 


        1. Pour appliquer un rabais à un autre élément du bail, poursuivez. 


      NOTE :
         le détail du revenu devrait déjà être entré. Par exemple : location d’un cabanon pour 15 $ dans le compte 4220 – Autres revenus. Si tel n’est pas le cas, assurez-vous d’inscrire ce revenu pour ensuite pouvoir lui appliquer un rabais.
      1. Allez dans la colonne Rabais vis-à-vis l’élément ayant un rabais
      2. Inscrivez le montant du rabais dans la case appropriée
      3. Précisez la période durant laquelle le rabais sera valide en sélectionnant la date de début et la date de fin à l’aide des menus déroulants à droite du rabais
      4. Enregistrez l’opération en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre
    • Appliquer un rabais à une subvention 

      NOTE : le détail de la subvention devrait déjà être entré. Par exemple : OMH 250 $. Si tel n’est pas le cas, assurez-vous d’inscrire ce revenu pour ensuite pouvoir lui appliquer un rabais. Pour plus de détails sur la façon de faire, voir la procédure à ce sujet en bas de page.
      1. Allez dans l’onglet Détails subventions
      2. Inscrivez le montant du rabais dans la case appropriée
      3. Précisez la période durant laquelle le rabais sera valide en sélectionnant la date de début et la date de fin à l’aide des menus déroulants à droite du rabais
      4. Enregistrez l’opération en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre

II – Inscrire une ou des gratuités

  1. Allez dans le bas de la fenêtre de l’onglet Détails du prix, vis-à-vis la mention Gratuité (mm/aaaa)
  2. Inscrivez selon le format mm/aaaa (exemple : 04/2009) le ou les mois où le locataire a droit à une gratuité
  3. Enregistrez l’opération en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre

Dans la fenêtre Immeuble :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter
  2. Inscrivez dans l’Identification de l’immeuble : 10 King O. – 20 King O.
  3. Inscrivez dans l’Adresse de l’immeuble : 10 King O. – 20 King O.

Dans la fenêtre Appartement :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter
  2. Sélectionnez le rond Personnalisé (Format de l’adresse)
  3. Remplacez le mot (immeuble) par 10 King O. Cela donnera donc ceci : 10 King O. App. (no d’app.)
  4. Dans la case Appartement (grand rectangle à gauche), inscrivez les numéros des appartements, en appuyant sur la touche Entrer (Enter) entre chaque numéro. Vous verrez le résultat dans la partie de droite de cette fenêtre.
  5. Remplacez le mot (immeuble) par 20 King O. Cela donnera donc ceci : 20 King O. App. (no d’app.)
  6. Dans la case Appartement (grand rectangle à gauche), inscrivez les numéros des appartements, en appuyant sur la touche Entrer (Enter) entre chaque numéro. Vous verrez le résultat dans la partie de droite de cette fenêtre.

Dans la fenêtre Immeuble :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter
  2. Inscrivez dans l’Identification de l’immeuble : 10 King O. – 20 King O.
  3. Inscrivez dans l’Adresse de l’immeuble : 10 King O. – 20 King O.

Dans la fenêtre Appartement :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter
  2. Sélectionnez le rond Immeuble avec numéro civique, puis le rond Personnalisé (Format de l’adresse)
  3. Remplacez le mot (immeuble) par King O. Cela donnera donc ceci : (no app.) King O.
  4. Dans la case Appartement (grand rectangle à gauche), inscrivez les numéros civiques des appartements, en appuyant sur la touche Entrer (Enter) entre chaque numéro. Vous verrez le résultat dans la partie de droite de cette fenêtre.
  5. Dans le cas où l’immeuble aurait une adresse sur deux rues différentes, entrez d’abord les appartements d’une rue puis modifiez le mot (immeuble) par le nom de l’autre rue. Ajoutez ensuite le numéro de chaque appartement de la même manière que précédemment.

Inscrire un locataire à l’avance

  1. Créez la ou les locataires (voir le lien ci-dessous pour plus de détails)
  2. Créez-lui un bail (voir le lien ci-dessous pour plus de détails) 
    NOTE Comme il s’agit d’un bail futur, il s’inscrira comme un bail inactif. Il deviendra actif le premier jour de validité du bail (Exemple : 1er juillet prochain)
  3. Associez le ou les locataires au bail (voir le lien ci-dessous pour plus de détails)

La procédure suivante s’applique aussi si vous souhaitez inscrire dans le logiciel un locataire dont le bail est terminé. L’essentiel est en fait d’indiquer les bonnes dates au bail.

La procédure dépend de la façon dont vous voulez l’inscrire dans votre comptabilité. La question à vous poser est la suivante : souhaitez-vous que la subvention soit considérée comme un revenu de subvention ou comme un revenu de loyer normal? 

Voici la procédure à suivre pour considérer la subvention comme un revenu de subvention.

  • Inscription de la subvention dans le bail du locataire
      1. Allez dans Renseignements / Bail / Bail actuel du locataire / Détail du prix
      2. Cochez Détailler le montant
      3. Allez dans Subvention
      4. Inscrivez le montant de la subvention dans Prix initial
      5. Enregistrez
  • Inscription de la subvention OMH dans un bail distinct
      1. Ajoutez un bail pour le même logement en cliquant sur Ajouter
      2. Répondez Non à la question : Est-ce un renouvellement pour le bail?
      3. Liez un nouveau locataire en cliquant sur la loupe avec un +
      4. Nommez ce locataire OMH
      5. Décochez la case située devant le nom du locataire pour indiquer qu’il ne sera pas admissible au RL-4
      6. Inscrivez la même date de début du bail que celle du locataire subventionné
      7. Allez dans l’onglet Prix
      8. Inscrivez le montant de la subvention dans la case Prix
      9. Allez dans l’onglet Détails du prix
      10. Cochez la case Détailler le montant
      11. Allez dans l’onglet Détails réguliers
      12. Effacez le montant inscrit dans la case logement
      13. Allez dans l’onglet Détails personnalisés
      14. Entrez le nom de la subvention dans Autres détails 1 (exemple : OMH)
      15. Entrez le montant de la subvention dans la colonne Prix initial
      16. Précisez le compte Subvention (4036 de la charte des comptes par défaut) en l’inscrivant manuellement ou en le sélectionnant dans la liste de compte à laquelle vous accéderez en cliquant sur la loupe munie d’un +
      17. Enregistrez en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre
  • Faire les opérations comptables normalement
      1. Facturez les deux baux comme à l’habitude via la fenêtre Facturation automatique. 

        NOTE Le message suivant apparaîtra : Êtes-vous certain de vouloir facturer deux baux dans le même appartement? Cliquez OUI
      2. Percevez les deux soldes comme à l’habitude via la fenêtre perception automatique.

Dans votre comptabilité, vous verrez le loyer-montant subvention pour le vrai locataire et le montant complet de subvention pour le locataire OMH.

Voici la procédure à suivre pour considérer la subvention comme un revenu de loyer normal.

  • Ajuster le montant réel donné par le locataire
      1. Allez dans le menu de gauche, Données, Bail
      2. Sélectionnez le bail du locataire concerné
      3. Allez dans l’onglet Prix, dans la section loyer et la case prix
      4. Inscrivez le montant réel payé (montant total du loyer – montant de la subvention = montant réel payé)
      5. Enregistrez et fermez
  • Inscription de la subvention OMH dans un bail distinct
      1. Ajoutez un bail pour le même logement en cliquant sur Ajouter
      2. Sélectionnez Non pour la demande de renouvelement
      3. Liez un nouveau locataire (cliquez sur la loupe avec un +)
      4. Nommez ce locataire OMH
      5. Inscrivez la même date de début du bail que celle du locataire subventionné (cliquez sur les flèches bleues dans le coin supérieur de la fenêtre pour rafraîchir les informations)
      6. Allez dans l’onglet Prix, section subvention, case prix
      7. Inscrivez le montant de la subvention de l’OMH
      8. Enregistrez et fermez
  • Faire les opérations comptables normalement
      1. Facturez les deux baux comme à l’habitude via la fenêtre Facturation automatique. 

        NOTE Le message suivant apparaîtra : Êtes-vous certain de vouloir facturer deux baux dans le même appartement? Cliquez oui.
      2. Percevez les deux soldes comme à l’habitude via la fenêtre perception automatique.

Dans votre comptabilité, vous verrez deux montants de loyers, provenant de deux locataires différents pour le même appartement.

Une liste de règlement est offerte par défaut avec le logiciel. Si vous souhaitez personnaliser cette section en insérant vos propres règlements, vous devrez procéder comme suit: 

    • Copier les règlements à partir d’un logiciel de traitement de texte
      1. Ouvrez le document dans lequel se trouve votre propre règlement de l’immeuble (Exemple : document Word)
      2. Sélectionnez le texte à insérer, donc vos règlements
      3. Allez dans le menu du haut, Édition (Edit), Copier (Copy)

 

    • Coller les règlements dans Proprio Expert
      1. Allez dans le menu de gauche, Données, Immeuble, onglet Règlement
      2. Cliquez dans le grand rectangle blanc
      3. Appuyez sur les touches ‘Ctrl’ et ‘v’ et maintenez-les enfoncées en MÊME TEMPS pour coller le texte copié précédemment

 

  • Appliquer ces règlements à tous les immeubles
    1. Allez dans le menu de gauche, Divers, Lettre et Avis
    2. Sélectionnez le type Autres types de lettre dans la section Choix de la lettre
    3. Sélectionnez le modèle Règlement par défaut
    4. Modifier le texte dans la partie droite de la fenêtre 

      NOTE : Vous pouvez effacer tout le texte, puis appuyer sur les touches ‘Ctrl’ et ‘v’ que vous maintiendrez enfoncées en MÊME TEMPS pour coller les règlements copiés précédemment
    5. Cliquez sur Enregistrer


    À l’avenir, dans la fenêtre Immeuble, Règlement, lorsque vous cliquerez sur le bouton Insérer le texte par défaut, votre règlement s’affichera automatiquement.
  • Première méthode
      1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Lier Locataire-Bail
      2. Iddentifiez l’immeuble, l’appartement et le bail concerné
      3. Sélectionnez un locataire dans l’encadré de gauche en cliquant dessus
      4. Cliquez sur la flèche qui pointe vers l’encadré de droite nommé Locataire associé à ce bail pour faire glisser le nom de l’autre côté et lier le locataire 

        NOTE Si le locataire n’est pas encore créé dans le logiciel, voir le lien ci-dessous pour la procédure à suivre pour le créer.
      5. Répétez l’opération avec les autres locataires à lier à ce bail
      6. Faite l’opération en sens inverse pour délier un locataire si vous vous êtes trompé
  • Deuxième méthode
    1. Allez dans le menu de gauche, Données, Bail, Onglet Général
    2. Sélectionnez l’immeuble, l’appartement et le bail concerné dans les listes déroulantes appropriées
    3. Cliquez sur la petite chaîne située à droite de la fenêtre, dans la section Locataires, à côté de la case Locataire
    4. Sélectionnez les locataires à lier à ce bail en cochant les cases appropriées 

      NOTE Si le locataire n’est pas encore créé dans le logiciel, cliquez sur Ajouter pour le faire (Voir le lien ci-dessous pour plus de détails)
    5. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre

Vous pouvez accéder à la fenêtre Lier un propriétaire à l’immeuble de trois façons :

  • Menu du haut, Renseignements, Lier Propriétaire – Immeuble
  • Menu de gauche, Données, Propriétaire, icône Lier dans le coin supérieur droit
  • Menu de gauche, Données, Immeuble, section Propriétaire, icône chaîne
  1. Choisissez l’immeuble auquel vous voulez associer un propriétaire à l’aide de la liste déroulante du haut.
  2. Sélectionnez un propriétaire dans la liste de gauche.
  3. Appuyez sur la flèche pointant vers la droite pour associer le propriétaire.
  4. Inscrivez les parts détenues par ce propriétaire à l’aide de la case sous la liste de droite
  5. Enregistrez cette information à l’aide de la disquette à la droite de cette case
  6. Sélectionnez dans la liste des propriétaires associés (à droite) le propriétaire nommé Gestionnaire de l’immeuble
  7. Cochez la case Gestionnaire. Dans le cas où vous souhaitez que le nom de la compagnie apparaisse sur le sommaire 4, vous devez créer un propriétaire du nom de la compagnie et l’attribuer gestionnaire. Voir le lien ci-dessous pour plus de détails.

Notes :

Vous pouvez associer plusieurs propriétaires à un immeuble en répétant les opérations ci-dessus. Par ailleurs, il doit y avoir au moins un gestionnaire par immeuble.

Le propriétaire nommé « Gestionnaire » sera appelé à signer les lettres de correspondance et les baux à moins que vous indiquiez le nom du signataire dans l’onglet Liste d’envoi du module de Lettres et Avis.

Non. Ces informations ne sont pas effacées et les liens ne sont pas brisés. Le bail devient seulement inactif afin de vous permettre de garder un historique. 

Pour plus de détails sur les façons de renouveler ou reconduire un bail, voir les liens ci-dessous. 
NOTE Un renouvellement ou reconduction de bail est différent de la création d’un nouveau bail.

Voir les lettres envoyées aux locataires

    1. Allez dans le menu de gauche, Données, Locataires
    2. Sélectionnez le locataire concerné

 

    S’il n’apparaît pas, cochez la case Afficher les locataires inactifs
  1. Allez dans l’onglet Lettres envoyées



Réimprimer une lettre envoyée aux locataires

  1. Sélectionnez la lettre dans l’encadré du haut en cliquant dessus
  2. Cliquez sur le bouton Imprimer situé entre les deux encadrés



Supprimer une lettre envoyée aux locataires

    1. Sélectionnez la lettre dans l’encadré du haut en cliquant dessus
    2. Cliquez sur le bouton Supprimer situé entre les deux encadrés


NOTE

    1.  Attention de ne pas cliquer sur le bouton Supprimer situé d

 

  • Depuis le 24 février 2015, la Régie du Logement rend disponible leur format de bail en PDF. Ce dernier est maintenant intégré à Proprio Expert et peut-être utilisé pour exporter vos baux entrés à même le logiciel. Pour plus de détails, veuillez consulter la procédure ci-bas.

 

  • Veuillez noter que nous ne vendons pas le bail version PDF aux non clients Proprio Expert ou Proprio Expert Web, vous devez avoir un abonnement actif pour pouvoir bénéficier de ce service.

Le Ministère du Revenu du Québec ou l’Agence des douanes et du Revenu du Canada

Toute personne ou organisation qui vous fournit des services et des produits. 

Par exemple, vous pourrez considérer les organisations suivantes comme des fournisseurs :

  • Ville de … (taxes municipales)
  • Commission scolaire de … (taxes scolaires)
  • Compagnie d’assurance
  • Institution financière (Banque, Caisse Populaire, etc.) (hypothèque)
  • Ministère du Revenu du Québec (MRQ) (taxes)
  • Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC)
  • Concierge (s’il fait les achats pour vous)
  • Compagnie de téléphone (service)

Vous pouvez maintenant visualiser les entrées des utilisations dans le Grand Livre

  1. Allez dans menu du haut, Comptabilité, Grand Livre
  2. Sélectionnez les immeubles et les comptes désirés

Vous pourrez voir le dernier utilisateur ayant fait les entrées dans le compte choisi dans la fenêtre du bas.

Voici comment supprimer la photo seulement et non l’immeuble, l’appartement, le meuble ou le litige concerné. 

Dans l’onglet Photo de la fenêtre appropriée :

  1. Cliquez sur l’image à supprimer
  2. Cliquez sur le bouton Supprimer à la droite de la photo, juste au dessus de la description de celle-ci
  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer situé au-dessus de l’encadré Description de la photo
  4. Enregistrez et fermez en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre

Gestion

    1. Allez dans le Menu du haut, Divers, Publier sur le web
    2. Sélectionnez les contacts désirés puis cliquez sur « Envoyer »
    3. Cliquez sur « Afficher les données »
    4. Pour activer votre compte, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié »

Vous recevrez un courriel avec toutes les informations pour vous connecter à votre compte mobile.

Notez que Proprio Expert ne traite pas les paies. Vous devez être connecté au service de paie de votre fournisseur pour envoyer un fichier de paie. Pour le moment, seul le service de paie assuré avec Ceridian est disponible.Pour en savoir plus sur le service de paie avec Ceridian, cliquez ICI
Pour vous connecter

  1. Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètres.
  2. Allez sous l’onglet Paie
  3. Entrez les informations de connexion. Ces informations vous seront fournies par votre fournisseur de service.
  4. Connectez-vous en cliquant sur le bouton Établir la connexion

Vous ne pouvez modifier le modèle par défaut directement dans celui-ci. Vous devez d’abord créer un nouveau modèle pour le type de lettre souhaité. Vous pourrez alors modifier cette copie.

  • Créer un modèle pour un type de lettre ou d’avis
      1. Allez dans le menu de gauche, Divers, Lettres et avis
      2. Sélectionnez le type de lettre ou d’avis désiré dans le menu déroulant
      3. Appuyez sur le bouton Ajouter
      4. Donnez un nom significatif à votre nouveau modèle
  • Modifier une lettre, principes de base
      • Vous pouvez écrire directement dans l’encadré de droite.
      • Vous pouvez coller dans l’encadré de droite un texte préalablement copié dans un document Word.
      • Proprio Expert ne traduit pas les modifications faites dans les modèles. Assurez-vous d’avoir traduit les modifications et de les avoir ajoutées dans les modèles des deux langues.
      • Vous ne pouvez pas ajouter d’image autre que le logo dans le coin supérieur gauche (pour la procédure à suivre, voir le lien ci-dessous).
      • L’encadré de gauche contient toutes les variables utilisables.

Une variable comme

 

    Marche à suivre :
    1. Sélectionnez la variable voulue dans l’encadré de gauche en cliquant dessus.
    2. Cliquez sur le + entre les encadrés pour faire passer la variable dans votre texte.
    3. Enlevez la variable du texte en la sectionnant, puis en cliquant sur le X entre les encadrés.

La procédure suivante vous indique comment créer un dossier pour faire le suivi de situations litigieuses, comment inscrire l’historique des événements et comment faire le suivi des causes à être entendues par la Régie du logement ou par la Cour des petites créances. 

  • Créer un dossier
      1. Allez dans le menu de gauche, Divers, Litige, onglet Information générale
      2. Sélectionnez l’immeuble visé dans le premier menu déroulant
      3. Sélectionnez l’appartement concerné dans le deuxième menu déroulant
      4. Cliquez sur Ajouter dans le menu du haut de la fenêtre litige
      5. Attribuez un numéro au dossier qui vous permettra de l’identifier rapidement 
        NOTE : Il est aussi possible d’inscrire une courte description
      6. Appuyez sur OK
      7. Cliquez sur le bouton Ajouter situé sous la boîte Locataire(s) impliqué(s) pour lier un locataire au dossier
      8. Sélectionnez le locataire ou les locataires concernés
      9. Cliquez sur OK pour confirmer la sélection



NOTE :

      1.  Vous pouvez ensuite consulter en tout temps la fiche des locataires liés en sélectionnant le locataire dans la boîte, puis en cliquant sur la loupe munie d’un + située à la droite de l’encadré. 



      1. Aussi, pour supprimer un locataire du dossier, veuillez le sélectionner dans l’encadré, puis cliquer sur le bouton Supprimer situé juste sous la boîte.
      2. Inscrivez les informations suivantes si cela est nécessaire :
        • Informations liées aux dates importantes
        • Objet de l’avis
        • Précisions sur le contenu du jugement de la régie
        • Décision finale
  • Faire le suivi des événements
      1. Allez dans l’onglet Historique
      2. Sélectionnez la date à laquelle s’est produit l’événement
      3. Décrivez la nature de l’événement dans l’encadré Notes (ex. : Premier avertissement bruit)
      4. Cliquez sur le bouton Ajouter situé sous la mention Suivi des événements pour inscrire l’événement dans l’historique
      5. Cliquez sur le bouton Enregistrer situé sous la mention Suivi des événements pour enregistrer l’événement dans l’historique



NOTE :

      1.  Pour supprimer un suivi, vous n’avez qu’à le sélectionner dans l’encadré du bas et à appuyer sur le bouton Supprimer situé sous la mention Suivi des événements



    1. Vous avez aussi la possibilité d’

ajouter des photos

    1. . Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.

 

  1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Dépôt remboursable
  2. Sélectionnez l’immeuble et le locataire
  3. Inscrire le montant du dépôt dans la section Facturation et dans la section perception inscrire le montant donné par le locataire
  4. Pour enregistrer la transaction, cliquez sur Facturer

Vous pouvez consulter le solde du locataire à deux endroits.

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception
  2. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Grand Livre puis sélectionnez le compte du locataire

Dans l’ordre, vous devrez :

  1. Facturer les loyers de vos locataires
  2. Percevoir les loyers de vos locataires
  3. Imprimer vos bordereaux de dépôts
  4. Comptabiliser vos dépenses
  5. Comptabiliser vos débours
  6. Concilier Proprio Expert avec votre relevé bancaire

Veuillez vous référer aux liens ci-dessous pour obtenir plus de détails au sujets des procédures pour chacune des étapes.

Méthode : Bail électronique de la Régie du Logement (nouvelle version du bail), depuis le 24 février 2015:

    1. Assurez vous d’avoir la version 7.2.0 ou plus de Proprio Expert. Si vous n’êtes pas abonné au Plan de Service et que vous désirez mettre à jour votre logiciel, veuillez vous abonner en cliquant ici.

 

    1. Opérations à effectuer
      • Entrez toutes les informations de votre bail.
      • Dans la fenêtre du bail, veuillez cliquer sur le bouton Exporter en haut à droite de la fenêtre et sélectionner l’option Bail de la Régie du Logement.
      • Si vous n’avez pas encore acheté de droits d’impression, vous devrez le faire au moment de cliquer sur Exporter. Les frais sont de 1,99$ par Bail plus 0,46 pour les frais d’impression.

 

  1. Après vous être procuré vos droits d’impression, il vous sera possible d’exporter et d’afficher vos baux en format PDF. Vous pouvez également les enregistrer en sélectionnant l’emplacement de vos fichiers en cliquant sur le bouton Renommer et en parcourant votre ordinateur. Une fois l’emplacement choisi, vous devez terminer en cliquant sur enregistrer. Il est suggéré de procéder à l’enregistrement pour référence ultérieure sans avoir à vous procurer de droits d’impression supplémentaires.

Proprio Expert vous permet d’indiquer l’augmentation en %, en $ ou encore selon la grille de la Régie du logement. 

Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte pour déterminer une augmentation de loyer raisonnable. Pour plus de précisions sur ces facteurs, visitez le site de laRégie du logementet consultez le Règlement sur les critères de fixation de loyer. 

Voici comment optimiser votre utilisation de Proprio Expert pour effectuer vos augmentations de loyer.

  • Effectuer une comptabilité complète et à jour
      1. Comptabilisez les dépenses au bon compte
      2. Associez les dépenses à un élément précis
      3. Répartissez les dépenses selon leur attribution
  • Calculer l’augmentation
      1. Utilisez les rapports pour valider les données
        1. État des résultats (Voir Menu de gauche, Rapport, États financiers, État des résultats)
        2. Assurances (Voir Menu du haut, Rapport, Renseignements, Immeuble, Assurance)
        3. Immeubles détaillés (taxes) (Voir Menu du haut, Rapport, Renseignements, Immeuble, Immeubles détaillés)
      2. Utilisez la grille de calcul de la Régie intégrée (Voir Menu du haut, Annuel, Augmentation de loyer)



      1. Pour calculer selon cette grille, sélectionnez le point et cliquez sur Formulaire de la Régie pour le consulter. Pour plus de détails sur la façon d’utiliser le formulaire de la Régie, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.
  • Inscrire l’augmentation dans le logiciel
      1. Pour l’augmentation automatique » Voir Menu du haut, Annuel, Augmentation de loyer.



Précisions au sujet de ce type d’augmentation

      1.  

 

      1. L’augmentation décidée sera appliquée aux appartements sélectionnés dans l’encadré de gauche. Le loyer augmenté sera inscrit automatiquement dans la fenêtre Appartement, onglet Prix projeté. Pour modifier une augmentation (ex. à la suite d’une entente), juste refaire l’augmentation pour le loyer concerné.
      2. Pour une augmentation manuelle » Voir Menu de gauche, Données, Appartement, Renseignements, section Prix projeté



NOTE : 

    1. Pour obtenir un rapport de l’ensemble des augmentations effectuées, allez dans le menu du haut, Rapports, Divers, Autre, Augmentation de loyer.
  • Générer et envoyer les avis d’augmentation

 

    1. Voir procédure à ce sujet liée en bas de page.
  • Faire le suivi des réponses des loctaires et reconduire les baux

 

    1. Voir procédure Comment assurer le suivi de la réponse des locataires et la procédure comment reconduire un bail.

 

La procédure suivante vous indique où trouver les fonctions ou éléments utiles à la constitution de vos dossiers de preuve. 

  • Module Litige

 

    • Pour le suivi des événements, les photos de preuve, le suivi des causes à être entendues, etc. 



    • Vous trouverez ce module dans le menu de gauche, Divers, Litige. 

 

    • Pour plus d’informations sur les procédures liées à ce module, consultez les liens en bas de page.
  • Lettres et avis

 

    • Pour enregistrer des envois au dossier du locataire et faire le suivi des réponses des locataires lors du renouvellement. 



    • Vous trouverez ces fonctions dans le menu de gauche, Divers, Lettres et avis. 

 

    • Pour plus d’informations sur les procédures liées à ce module, consultez les liens en bas de page.
  • Immeuble, appartement, meuble

 

    • Pour conserver les preuves avant/après sous forme de photos. 



    • Vous trouverez ces fonctions dans le menu de gauche, Données, (Immeuble/Appartement/Meuble), onglet photo. 

 

    • Pour plus d’informations sur les procédures liées à ce module, consultez les liens en bas de page.
  • Agenda

 

    • Pour inscrire des rappels afin de respecter les dates limites non prises en compte automatiquement par Proprio Expert. (Ex. : en cas de refus de l’augmentation de loyer) 



    • Vous trouverez cette fonction dans le menu de gauche, Divers, Agenda, Rendez-vous. 

 

    • Pour plus d’informations sur les procédures liées à ce module, consultez les liens en bas de page.
  • Rapports
    • Pour l’historique des Frais NSF 
      Voir dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Facturation et perception, Chèque retourné
    • Pour l’État des résultats 
      Voir dans le menu de gauche, Rapports, États financiers, État des résultats
    • Pour l’historique des Loyers avec solde dû d’un locataire 
      Voir dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Loyer, Loyer avec solde dû (locataire)
    • Pour l’historique de paiement 
      Voir dans le menu de gauche, Rapports, Historique de paiement (sélectionner locataire)
    • Pour le résultat d’enquête de crédit 
      Voir dans le menu du haut, Rapports, Renseignements, Locataire, Enquête prélocation
    • Pour le suivi des jugements (rendus ou non) 
      Voir dans le menu du haut, Rapports, Divers, Litige
    • Pour les données inscrites au bail 
      Voir dans le menu du haut, Rapport, Renseignements, Bail

Voici la procédure complète pour générer, puis imprimer vos lettres et avis.

  • Préparer la lettre ou l’avis
      1. Allez dans le menu de gauche, Divers, Lettres et avis.
      2. Sélectionnez le type de lettre ou d’avis dans la liste déroulante. Pour plus de détails sur la création d’une lettre ou d’un avis, voyez le lien ci-dessous)
      3. Sélectionnez le modèle de lettre ou d’avis dans la liste déroulante. Pour plus de détails sur la création d’un modèle, voyez le lien ci-dessous)
      4. Effectuez les modifications souhaitées. Pour plus de détails sur la marche à suivre, voyez les liens ci-dessous.
  • Déterminer la liste d’envoi et générer les lettres et avis
      1. Allez dans l’onglet Liste d’envoi.
      2. Précisez les paramètres requis selon le type de lettre ou d’avis. 

        NOTE Le nom inscrit dans la case Signataire remplacera le nom du propriétaire et sera considéré comme personne à contacter.
      3. Cochez la case Imprimer les étiquettes si vous le souhaitez.
      4. Sélectionnez les destinataires dans l’encadré de droite en les cochant.

        NOTE Cochez la case Locataire inactif en haut de l’encadré de droite pour afficher les locataires dont le bail est échu ou dont le bail n’est pas encore actif.
      5. Cliquez sur Visualiser. 

        NOTE Si c’est un avis de renouvellement, n’oubliez pas d’enregistrer la liste d’envoi pour pouvoir effectuer le suivi des réponses.
  • Imprimer les lettres et avis
      1. Allez dans le menu du haut des lettres générées (Visualisation).
      2. Cliquez surl’icône Imprimante dans le coin supérieur gauche.
      3. Sélectionnez votre imprimante et réglez les autres paramètres si nécessaire.
      4. Cliquez sur OK pour démarer l’impression.



NOTE

      1.  Assurez-vous d’avoir un papier à étiquettes pour l’impression de celles-ci. 



NOTE

      1.  Pour enregistrer vos lettres sous forme de *.PDF, voyez le lien ci-dessous. Vous pourrez par le suite les envoyer par courriel.

 

En plus de vous faire générer vos avis de renouvellement, la procédure suivante vous permettra de gérer efficacement la réponse de vos locataires et d’ensuite reconduire vos baux en masse.

  • Générer les avis de renouvellement
      1. Allez dans le menu de gauche, Divers, Lettres et avis
      2. Choisissez le type de lettre Avis de renouvellement pour modifier le modèle par défaut, voyez la procédure détaillée dans les liens ci-dessous.
      3. Allez dans l’onglet Liste d’envoi
      4. Choisissez les locataires à qui vous enverrez un avis de renouvellement
      5. Inscrivez le nom d’un signataire si la personne qui s’occupe de gérer les réponses est une autre personne que le propriétaire
      6. Cochez la case Imprimer les étiquettes si vous souhaitez le faire
      7. Cliquez sur Visualiser
      8. Répondez OUI à la question Voulez-vous enregistrer cette liste d’envoi pour pouvoir gérer la réponse des locataires par la suite ?
      9. Nomez votre liste d’envoi exemple : renouvellement juillet 2009
      10. Cliquez OK pour l’enregistrer
      11. Répondez OUI à la question Voulez-vous enregistrer ces lettres dans le dossier des locataires? Si vous souhaitez garder la trace de cet envoi et le réimprimer ultérieurement.
  • Inscrire la réponse des locataires
      1. Allez dans le menu du haut, Divers, Réponse des locataires
      2. Sélectionnez la liste d’envoi dans le menu déroulant
      3. Sélectionnez un locataire
      4. Inscrivez la date à laquelle le locataire vous a répondu
      5. Choisissez la réponse du locataire
      6. Ajoutez un commentaire si vous le désirez comme le numéro de confirmation de livraison recommandée
      7. Cliquez sur le bouton Enregistrer la réponse
      8. Répétez les mêmes opérations pour tous les locataires de la liste d’envoi



NOTE

      1.  L’important, c’est de spécifier les locataires ayant Refusé les modifications et les locataires qui Quitteront leur logement. Il n’est pas obligatoire de spécifier les réponses positives.
      2. Lorsque toutes les réponses négatives (et positives si vous voulez) ont été enregistrées et que le délai de réponse de 30 jours est écoulé, cliquez sur le bouton Reconduire les baux de la liste d’envoi.



ATTENTION

      1.  Ne pas reconduire la liste des baux aura un impact sur les rapports de location car les baux de la liste resteront en suspend tant et aussi longtemps que le bouton « Reconduire les baux de la liste d’envoi » n’aura pas été utilisé.
  • Gérer les refus des modifications
    1. Une fois les baux reconduits, il vous reste à gérer les réponses Refus des modifications. Proprio Expert ne compte pas encore de fontion permettant d’automatiser ce processus. Vous devrez donc effectuer certaines opérations manuellement.
      1. Ajoutez un rappel à l’Agenda pour ne pas dépasser le délai de 30 jours pour trouver un terrain d’entente ou pour soumettre le dossier à la Régie
      2. Allez dans le menu de gauche, Divers, Litige 
        Si vous utilisez à nouveau le module Réponse des locataires, vous n’aurez pas d’historique de réponse du locataire.
      3. Ajoutez un litige en cliquant sur Ajouter
      4. Identifiez le litige exemple: Nom du locataire – Refus des modifications
      5. Sélectionnez l’immeuble et l’appartement concernés
      6. Ajoutez un locataire impliqué en cliquant sur la loupe avec un +
      7. Allez dans l’onglet Historique
      8. Cliquez sur Ajouter pour faire le suivi des événements en les ajoutant



    1. L’avantage est que si vous devez vous rendre à la Régie, votre dossier sera déjà créé.

 

Ayez à portée de main toutes les informations nécessaires pour remplir le formulaire TP-1086.R.23.12

Avant de générer ce rapport, il faut inscrire les numéros de TPS et de TVQ des fournisseurs de main d’oeuvre dans leur fiche respective. Voici comment accéder à leur fiche fournisseur :

  • Allez dans le menu rapide de gauche.
  • Cliquez sur Données.
  • Cliquez sur Fournisseur.
  • Sélectionnez le fournisseur concerné dans le menu déroulant ou créez un nouveau fournisseur si nécessaire.
  • Entrez les numéros de TPS et de TVQ vis-à-vis les cases concernées.

Il faut aussi, tout au long de l’année, préciser quelles factures sont associées à des fournisseurs de main d’oeuvre. Voici comment faire lorsque vous créez une dépense:

  • Créez une nouvelle dépense. (Voir la procédure à cet effet liée en bas de page pour plus de détails)
  • Cochez la case Main d’oeuvre située juste au-dessus de l’endroit où inscrire le montant.

À la fin de l’année, vous serez prêts à générer le rapport :

  • Allez dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Dépenses et débours.
  • Sélectionnez TP-1086.
  • Cliquez sur Visualiser.

La procédure suivante vous indique comment planifier et gérer l’exécution des travaux et des rénovations à effectuer. 

  • Ajouter un travail à effectuer
      1. Allez dans le menu de gauche, Divers, Travaux
      2. Sélectionnez l’élément qui fera l’objet de travaux ou de rénovations :
        • Si c’est un immeuble, cochez le point Immeuble, puis sélectionnez l’immeuble concerné dans le menu déroulant
        • Si c’est un appartement, cochez le point Appartement, sélectionnez l’immeuble concerné dans le premier menu déroulant et précisez l’appartement visé en le sélectionnant dans le second menu déroulant
      3. Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le menu du haut de la fenêtre travaux
      4. Entrez un identifiant propre au travail qui sera effectué (ex. : Rénovation s.de b. 2009)
      5. Cliquez sur OK pour approuver l’identifiant
  • Détailler les paramètres liés à l’exécution du travail
      1. Allez dans l’onglet Information générale
      2. Précisez l’urgence du travail en lui attribuant une cote de priorité où 1 correspond à Urgent
      3. Inscrivez le nom de la personne qui a demandé le travail dans la case Demandeur
      4. Sélectionnez le type de travail à effectuer en le sélectionnant dans le menu déroulant situé vis-à-vis la mention Catégorie 

        NOTE : Vous pouvez modifier les catégories existantes en suivant la procédure à cet effet liée en bas de page.
      5. Indiquez s’il y a lieu les informations liées au fournisseur 

        Pour attribuer un fournisseur au travail, cliquez sur la petite icône présentant un marteau et une clé à molette, sélectionnez le fournisseur visé et cliquez sur OK. 

        Le nom de la personne-ressource, votre contact, chez ce fournisseur devrait apparaître sur la ligne située dessous le nom du fournisseur. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez inscrire le nom du contact dans la fiche du fournisseur en appuyant sur la loupe munie d’un + située au bout de la ligne Contact.
      6. Indiquez les dates importantes liées à l’exécution des travaux dans la section Dates importantes
      7. Décrivez sommairement le travail à réaliser dans la section Description du travail 

        NOTE : Vous pourrez décrire en détail tous les éléments du travail à réaliser dans l’onglet Éléments du travail
      8. Inscrivez, si vous le connaissez, le nom de la personne qui effectuera les travaux
      9. Précisez si cette personne est habilitée à entrer dans l’appartement en cochant la case à cet effet
      10. Inscrivez les notes supplémentaires dans l’encadré approprié
      11. Précisez si vous le souhaitez le coût estimé des travaux ainsi que le coût réel dans les encadrés situés dans le coin inférieur droit de l’onglet
  • Préciser les tâches d’un travail
      1. Allez dans l’onglet Éléments du travail pour détailler davantage le travail à accomplir
      2. Cliquez sur Ajouter pour inscrire un nouvel élément
      3. Identifiez l’élément (ex.: Peinturer les murs)
      4. Cliquez sur OK pour accepter l’identification
      5. Précisez s’il y a lieu le nombre d’heures travaillées dans le champ prévu à cet effet dans le coin inférieur droit de l’onglet



NOTE :

      1.  Pour supprimer une tâche, vous n’avez qu’à la sélectionner dans l’encadré du haut, puis à cliquer sur le bouton Supprimer situé dans le bas de la fenêtre
  • Ajouter et supprimer des photos

 

    1. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez consulter les procédures à cet effet liées en bas de page.
  • Générer divers rapports liés aux travaux

Cliquez sur l’icône représentant une feuille blanche dans le menu du haut de la fenêtre Travaux pour avoir accès aux différents types de rapport.

La bonification des paramètres de visualisation vous offre plus de flexibilité pour gérer les travaux. En plus de la sélection automatique des travaux réalisés ou non, vous pouvez maintenant préciser une période de temps en particulier.

Cette procédure vous indique comment inscrire dans le module de gestion des meubles un meuble, une remise, un stationnement, que vous pourrez ensuite lier à un appartement. 

Ainsi, vous saurez en tout temps qui a quoi.

  • Inscrire un élément dans le module de gestion des meubles
      1. Allez dans le menu de gauche, Données, Meuble
      2. Sélectionnez le type de meuble que vous souhaitez inscrire 

        Pour inscrire un autre élément à gérer, comme une remise ou un espace de stationnement, sélectionnez Autre
      3. Cliquez sur Ajouter
      4. Inscrivez une description unique pour décrire l’objet 

        ATTENTION Le descriptif Frigidaire blanc ne vous permettra pas d’identifier de quel frigidaire blanc il s’agit si vous en avez plus d’un. Pour remédier à la situation, certains de nos clients associent un numéro à chaque objet qu’ils inscrivent derrière ceux-ci. Ainsi, ils reconnaissent facilement le Frigidaire 1 du Frigidaire 2.
      5. Cliquez sur OK pour approuver la description

 

  • Remplir la fiche descriptive de l’élément géré
      1. Allez dans l’onglet Meuble
      2. Inscrivez les éléments que vous jugez pertinents
        • Marque : précisez la marque de commerce Ex. : Armana pour un frigo
        • Achat : sélectionnez la date d’achat
        • Fin de garantie : sélectionnez la date à laquelle la garantie prend fin
        • Prix : inscrivez le prix déboursé pour l’objet
        • Fournisseur : précisez le fournisseur
            1. Cliquez sur la lampe de poche croisée avec le marteau à droite du champ fournisseur
            2. Sélectionnez un fournisseur dans la liste qui apparaît
            3. Cliquez sur OK


            Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur l’icône munie d’un X rouge, à la droite du champ fournisseur.

 

  • Faire le suivi des réparations faites
      1. Allez dans l’onglet Réparation du meuble
      2. Cliquez sur Ajouter
      3. Inscrivez une description sommaire de la réparation
      4. Cliquez sur OK
      5. Cliquez sur le menu déroulant situé à droite de la mention Date pour préciser la date à laquelle la réparation a été effectuée
      6. Enregistrez la réparation en cliquant sur le bouton Enregistrer à gauche



      1. Pour supprimer une réparation, sélectionnez-la dans l’encadré du bas et cliquez sur le bouton Supprimer situé à gauche.

 

  • Inclure des photos des meubles



    1. Pour la procédure à suivre pour ajouter ou supprimer des photos, consultez les liens en bas de page. 



  • Associer l’élément à un appartement

 

      • Lier un élément
      • Il existe deux manières de lier un élément:


À partir de la fenêtre meuble

        1. Cliquez sur l’icône représentant un chaînon situé dans le haut à droite de la fenêtre meuble
        2. Sélectionnez l’élément que vous souhaitez associer
          • Cliquez sur la catégorie concernée dans l’encadré de gauche
          • Cliquez sur l’élément de la catégorie, toujours dans l’encadré de gauche
        3. Sélectionnez l’appartement auquel vous souhaitez associer l’élément
          • Cliquez sur l’immeuble concerné dans l’encadré de droite
          • Cliquez sur l’appartement concerné, toujours dans l’encadré de droite
        4. Liez l’élément à l’appartement en cliquant sur la flèche pointant à droite située entre les deux encadrés

À partir de la fenêtre appartement

        1. Sélectionnez l’appartement auquel vous souhaitez associer l’élément
        2. Allez sous l’onglet Résidentiel
        3. Cliquez sur l’icone loupe située dans l’encadré caractéristiques.
        4. Sélectionnez l’élément que vous souhaitez associer
          • Cliquez sur la catégorie concernée dans l’encadré de gauche
          • Cliquez sur l’élément de la catégorie, toujours dans l’encadré de gauche
        5. Sélectionnez l’appartement auquel vous souhaitez associer l’élément
          • Cliquez sur l’immeuble concerné dans l’encadré de droite
          • Cliquez sur l’appartement concerné, toujours dans l’encadré de droite
        6. Liez l’élément à l’appartement en cliquant sur la flèche pointant à droite située entre les deux encadrés

 

      • Délier un élément
        1. Sélectionnez l’immeuble concerné dans l’encadré de droite
        2. Sélectionnez l’appartement concerné, toujours dans le même encadré
        3. Sélectionnez l’élément à dissocier
        4. Déliez l’élément en cliquant sur la flèche pointant à gauche située entre les deux encadrés



      • Pour savoir en tout temps quel élément est associé à chaque appartement, consultez les rapports liés à la gestion des meubles. Cliquez sur l’icône représentant une feuille dans le menu du haut de la fenêtre Meuble.

 

Gérer toutes les informations relatives à vos employés. 
Pour créer une fiche pour un employé:

  1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Employé.
  2. Cliquez sur Ajouter.
  3. Dans l’onglet Renseignements, entrez les informations de contact: coordonnées, date d’embauche, NAS, intitulé du poste, numéro d’employé, date prévue de la permanence. Vous devez attribuer un numéro d’employé à chaque employé pour pouvoir utiliser le service de paie
  4. Inscrivez les revenus et les retenues de vos employés dans l’onglet Rémunération.
  5. Une fois toutes vos informations entrées, cliquez sur Enregistrer et fermer

Pour modifier la fiche d’un employé:

  1. Choisissez la fiche de l’employé à modifier. Par défaut, seuls les employés actifs sont affichés dans la barre d’identification.Pour consulter le répertoire complet des employés, cochez la case Afficher les employés inactifs.
  2. Une fois les modifications effectuées, conservez les données en cliquant sur l’icône de sauvegarde.

Pour supprimer une fiche employé.

  1. Sélectionnez l’employé à supprimer dans la barre d’identification des employés.
  2. Cliquez sur l’onglet Supprimer
  3. Une fois toutes vos informations entrées, cliquez sur Enregistrer et fermer

Voici comment intégrer vos modèles de lettres et avis actuels dans Proprio Expert.

  • Ajustement du format

Deux formats de fichier sont acceptés, soit les fichiers textes (*.txt) et ceux de texte enrichi (*.rtf).

Voici comment convertir un document Word dans l’un de ces deux formats :

      1. Ouvrez le modèle de lettre ou d’avis dans Word.
      2. Allez dans le menu du haut, Fichier (File), Enregistrer sous (Save As).
      3. Sélectionnez l’emplacement désiré.
      4. Nommez cette version de façon à la retrouver facilement vis-à-vis Nom du fichier (File name).
      5. Allez vis-à-vis Type (Save as type).
      6. Sélectionnez l’un des deux formats acceptés par Proprio Expert dans le menu déroulant.
      7. Enregistrez.
  • Importation du modèle

Vous devez d’abord créer un nouveau modèle de lettre dans Proprio Expert afin d’importer le vôtre. Veuillez suivre la procédure à cet effet liée en bas de page.

Voici ensuite les étapes à suivre :

      1. Supprimez le contenu du modèle que vous venez de créer. Un truc : enfoncez les touches Ctrl + A pour sélectionner tout le texte, puis Supprimer (Delete).
      2. Cliquez sur l’icône représentant une chemise jaune ouverte dans laquelle pointe une flèche. Il s’agit du premier icône de la barre de menu située juste au dessus de l’encadré de texte.
      3. Retrouvez votre fichier.
      4. Sélectionnez-le.
      5. Cliquez sur Ouvrir (Open).

Il ne vous reste plus qu’à effectuer la mise en page et intégrer les balises automatiques!

La procédure suivante vous indique comment traiter le départ d’un locataire en cours de bail. Il est conseillé d’utiliser cette procédure en cas de cession de bail pour facturer correctement les pénalités, pour conserver l’historique des locataires et réduire le risque d’erreurs liées au bail et à la facturation. 

Traiter le départ d’un locataire en cours de bail sans pénalité

    1. Allez dans le menu de gauche, Données, Bail, onglet Général, section Dates
    2. Allez vis-à-vis la mention Départ, située sous la date de début et la date de fin du bail
    3. Inscrivez la date à laquelle le locataire quitte le logement
    4. Vérifiez que la date d’arrêt de facturation qui apparaît dans le message est la bonne
    5. Cliquez sur OK pour confirmer l’arrêt de la facturation en date du départ du locataire
    6. Créez un nouveau bail pour le nouveau locataire

 

    Pour plus de détails sur la façon de faire, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.
  1. Poursuivez vos opérations comme à l’habitude


Traiter le départ d’un locataire en cours de bail avec pénalité 
Voici les étapes à suivre après avoir fait les étapes de la procédure ci-haut.

  1. Allez dans le menu de gauche, Données, Bail, onglet Général, section Dates
  2. Allez vis-à-vis la mention Départ, située sous la date de début et la date de fin du bail
  3. Inscrivez la date à laquelle le locataire quitte le logement
  4. Vérifiez que la date d’arrêt de facturation qui apparaît dans le message est la bonne
  5. Cliquez sur OK pour confirmer l’arrêt de la facturation en date du départ du locataire
  6. Allez dans l’onglet Prix, vis-à-vis la section Autre
  7. Cochez la case Ne plus facturer à partir du
  8. Inscrivez la date à partir de laquelle la pénalité sera terminée 
    EXEMPLE : Le bail de Julie se termine le 30 juin, mais elle quitte le 30 novembre. Son propriétaire lui demande alors de payer 3 mois de loyer pour résilier son bail, donc les mois de décembre, janvier et février. 

    Ainsi, la date de départ inscrite dans l’onglet Général sera le 30 novembre, alors que la date inscrite dans l’onglet Prix sera le 28 février. Julie n’aura plus à payer de loyer le 1er mars.
  9. Créez un nouveau bail pour le nouveau locataire 
    Pour plus de détails sur la façon de faire, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.
  10. Poursuivez vos opérations comme à l’habitude

Avec Proprio Expert vous pouvez faciliter la diffusion de vos logements à louer sur le portail Kangalou. En synchronisant vos données Magex avec votre compte Kangalou, vous n’aurez pas besoin de créer vous-même vos logements dans Kangalou. :

  • Si vous n’avez pas encore de compte Kangalou
      1. Cliquez sur Activer la liaison Magex-Kangalou, une fenêtre internet va s’ouvrir pour savoir si vous avez déjà créé votre compte Kangalou
      2. Sélectionnez « Non » et créez votre compte Kangalou. Il est important que le courriel utilisé pour créer le compte Kangalou soit le même que celui inscrit dans votre compte Magex sur la fenêtre Services partenaires.
      3. Une fois votre compte Kangalou créé, retournez dans Proprio Expert pour Sélectionner les données à envoyer à Kangalou
        • Cliquez sur le bouton Sélectionner les données.
        • Cochez les immeubles et logements que vous souhaitez créer dans Kangalou.
        • Cliquez sur Synchroniser, lorsque c’est terminé un message indique que la Synchronisation est réussie.
        • Vous pouvez cliquer sur Ok ou fermer la fenêtre.

 

  • Si vous avez déjà un compte Kangalou
      • Allez dans le menu en haut Divers, Services partenaires.

 

  • Option 1 : Si le courriel qui s’affiche dans la fenêtre est le même que votre compte il ne reste plus qu’à Sélectionner les données à envoyer à Kangalou :
        • Cliquez sur le bouton Sélectionner les données.
        • Cochez les immeubles et logements que vous souhaitez créer dans Kangalou.
        • Cliquez sur Synchroniser, lorsque c’est terminé un message indique que la Synchronisation est réussie.
        • Vous pouvez cliquer sur Ok ou fermer la fenêtre.

 

  • Option 2: Si le courriel qui s’affiche dans la fenêtre n’est pas le même que votre Kangalou déjà créé, veuillez nous contacter pour modifier votre courriel lié au compte Magex au 866-886-2439 avant de poursuivre la synchronisation

Il existe 3 manières de faire la reconduction des baux :

  • Un par un
      1. Menu de gauche, Renseignement, Bail
      2. Choisissez l’immeuble et l’appartement en question
      3. Cliquez sur le bouton Ajouter
      4. Répondez OUI à la question : Est-ce une reconduction de bail? Ainsi, le nouveau bail sera créé, avec le prix augmenté (si les augmentations ont été faites préalablement) et avec les mêmes locataires.
  • Plusieurs à la fois
      • Utilisez les Avis de renouvellement en prenant soin d’enregistrer la liste d’envoi. Pour les détails de la procédure à suivre, voir les liens ci-dessous.
      • Utilisez le module de réponse des locataires. Pour les détails de la procédure à suivre, voir les liens ci-dessous.
  • Agenda
    1. Accédez à l’Agenda par le menu de gauche, Divers, Agenda s’il n’apparaît pas à l’ouverture de Proprio Expert. À la date venue (ex. 1er juillet), la liste des baux échus apparaîtra. Il vous sera demandé si vous souhaitez les reconduire.
    2. Cochez les baux que vous désirez renouveller
    3. Cliquez sur le bouton Reconduire

Voici comment supprimer un dossier litige. Notez que la suppression de ce dossier vous fera perdre tout l’historique qui y est relié. 

Supprimer un dossier de litige

  1. Allez dans le menu de gauche, Divers, Litige
  2. Sélectionnez l’immeuble lié au dossier dans le premier menu déroulant
  3. Sélectionnez l’appartement lié au dossier dans le second menu déroulant
  4. Sélectionnez le dossier concerné dans le troisième menu déroulant
  5. Cliquez sur le bouton Supprimer situé dans le menu du haut de la fenêtre Litige
  6. Cliquez sur OK pour confirmer que les liens du dossier seront aussi supprimés
  7. Enregistrez et fermez la fenêtre

Lors de l’envoi d’avis, ce ne sont pas tous les locataires qui doivent en recevoir.

Exemple : le locataire d’un appartement dont le bail se terminant en juin ne devrait pas recevoir de lettre d’avis de renouvellement en même temps qu’un bail qui se termine en décembre.


La Sélection automatique sélectionne pour vous les locataires répondant aux critères mentionnés.

  1. Choisissez, par exemple, « Avis de renouvellement » dans la liste des types de lettres
  2. Onglet Liste d’envoi
  3. Remarquez la section « Sélection automatique » à la droite de l’écran
  4. Choisissez les dates entre lesquelles vous désirez que la date de fin du bail soit comprise. Exemple : Date d’expiration entre le 28 juin 2009 et le 1 juillet 2009 signifie que tous les locataires ayant un bail se terminant entre ces dates seront sélectionnés.
  5. Cochez les durées des baux des locataires que vous désirez sélectionner. 
    Exemple : En cochant « 12 mois et + », tous les locataires ayant un bail de 12 mois et plus et dont la date de fin du bail se situe entre les dates choisies précédemment seront sélectionnés.
  6. Cochez le type de Variation du loyer pour les locataires que vous désirez sélectionner. 
    Exemple
    : En cochant « En augmentation », tous les locataires ayant une augmentation de loyer et répondant aux critères ci-dessus seront sélectionnés.
  7. Cliquez sur le bouton Sélectionner pour voir les locataires répondant aux critères se sélectionner automatiquement dans la liste de gauche.

Liste des loyers avec soldes dus

    1. Allez dans le menu de gauche, Rapport, Loyers avec solde dû
    2. Choisissez le type de rapport souhaité dans la section de droite

NOTE Le type Loyer avec solde dû vous donne l’ensemble des loyers avec soldes dus pour les immeubles cochés dans la partie de gauche. Le type Loyer avec solde dû (Locataire) vous permet de préciser le ou les locataires pour lesquels vous souhaitez connaître le solde dû en les sélectionnant dans l’encadré de gauche.En précisant une période, vous demandez en fait au logiciel de vous donner les loyers dus depuis celle-ci qui ne sont toujours pas payés aujourd’hui.

Pour obtenir la liste des loyers avec soldes dus à une date antérieure sans que les paiements subséquents soient pris en compte, il faut plutôt générer le rapport Vérification des loyers. Voir la procédure à ce sujet ci-dessous.

  1. Cliquez sur Visualiser

Feuille de collecte des loyers ayant un solde dû

  1. Allez dans le menu de gauche, Rapport, Loyers avec solde dû
  2. Sélectionnez le rapport Collecte des loyers avec solde
  3. Cliquez sur Visualiser
  4. Cliquez sur l’icône représentant une imprimante dans le coin supérieur gauche de la fenêtre pour imprimer la liste

Revenus

      • Autre revenu associé à un seul immeuble

      L’exemple utilisé pour cette procédure concerne des revenus de buanderie.

      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Perception autre revenu
      2. Cochez l’immeuble auquel doit être attribué le revenu supplémentaire
      3. Choisissez la date à laquelle vous avez perçu le montant
      4. Sélectionnez le compte bancaire où est déposé le montant dans la liste déroulante
      5. Inscrivez le numéro de compte 4015 – Revenus de buanderie dans la case Compte ou choisissez un autre compte à l’aide de la loupe munie d’un +
      6. Inscrivez dans la case Description quelque chose comme : Buanderie – Octobre
      7. Inscrivez le montant reçu dans la case Chèque ou Comptant selon le cas (habituellement Comptant)
      8. Cliquez sur Percevoir

       

      • Autre revenu associé à plusieurs immeubles

      L’exemple utilisé pour cette procédure concerne des revenus d’intérêt.

        1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépense
        2. Inscrivez l’entité (personne, compagnie ou autre) considérée comme source de revenus dans le menu déroulant (exemple : Caisse Desjardins) 

          NOTE : vous avez le choix de créer ou non une fiche fournisseur pour cette autre source de revenus


      1. Inscrivez un descriptif qui facilitera votre gestion dans la section numéro de facture (exemple : sept. 2008)
      2. Inscrivez la nature du revenu dans la section Description (exemple : Revenu d’intérêts)
      3. Sélectionnez le compte de revenu approprié dans la liste de comptes en cliquant sur la loupe munie d’un + ou inscrivez-le manuellement dans la case désignée à cet effet (exemple : 4410 – Revenus d’intérêts)
      4. Inscrivez EN NÉGATIF le montant de revenu pour qu’il se comptabilise bien au crédit (exemple : – 5,00 $)
      5. Associez la dépense aux immeubles concernés en sélectionnant le point Imm. et en cochant les immeubles dans l’encadré de droite 

        NOTE : pour répartir inégalement les revenus, cliquez sur les triangles bleus. Vous trouverez plus de détails à ce sujet, dans la procédure liée en bas de page.
      6. Sélectionnez le type de paiement Comptant dans le menu déroulant de la section Débours, en haut, à droite, juste à côté de la mention Mode de paiement
      7. Sélectionnez dans le menu déroulant à droite de la mention Payé avec… le compte de banque dans lequel seront déposés les revenus
      8. Enregistrez la transaction en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre


      • Autre revenu associé à la compagnie


      L’exemple utilisé pour cette procédure concerne des revenus de commission.
      1. Suivez la procédure concernant la facturation et à la perception d’un client liée en bas de page.

Pour considérer ces pertes de revenus, il faut facturer les appartements vacants. Voici comment faire.

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Facturation automatique
  2. Allez vis-à-vis la section Ajouter à la facturation
  3. Cochez la case Appartement vacant
  4. Effectuez votre facturation automatique comme à l’habitude. Pour plus de détails à ce sujet, consultez la procédure liée en bas de page.
    • Automatique:
    • La facturation automatique s’applique pour les loyers facturés à chaque mois. 


NOTE

     Les chèques postdatés et les paiements préautorisés s’inscriront perçus lors de la facturation automatique.
  • Manuelle:
  • Cas particuliers à traiter, comme :
    • Facturation au locataire pour la perte d’une clé, pour un domage à l’appartement, etc.
    • Facturation à un client comme un organisme qui offre une subvention, une connaissance qui souhaite vous acheter un gallon de peinture pour dépanner, etc.
    • Facturation d’un loyer à la hausse ou à la baisse selon le besoin, par exemple, une baisse de loyer pour une évacuation temporaire dû à un dégât ou à un service rendu.

Effacer un chèque ou un paiement préautorisé

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, Onglet Chèque postdaté et paiement préautorisé
  2. Sélectionnez dans l’encadré du haut, à gauche, le bail pour lequel vous désirez supprimer les chèques postdatés
  3. Cochez le ou les chèques ou paiements préautorisés que vous voulez supprimer dans la liste qui apparaît dans l’encadré du bas
  4. Cliquez sur l’icône Supprimer à droite de cet encadré pour supprimer les éléments indésirés
  5. Cliquez sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre pour enregistrer les modifications

Effectuer une hausse ou une réduction de loyer

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet facturation manuelle
  2. Sélectionnez dans le menu déroulant l’entité à laquelle vous souhaitez appliquer la hausse ou la réduction, soit au loyer ou au locataire
  3. Sélectionnez dans l’encadré de droite l’élément précis auquel vous souhaitez appliquer la modification
  4. Précisez la date de la transaction grâce au menu déroulant situé à droite de la mention Date
  5. Inscrivez un numéro de facture qui facilitera votre gestion 
    Pour que le numéro de facture se génère automatiquement, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page
  6. Décrivez dans l’encadré approprié la raison pour laquelle il y a hausse ou réduction du loyer
  7. Sélectionnez l’immeuble concerné par la modification 
    ATTENTION : Le logiciel ne vous avertira pas si vous sélectionnez un appartement dans un immeuble différent de celui que vous sélectionnez ici. Assurez-vous donc que vos sélections sont cohérentes.
  8. Sélectionnez le compte comptable dans lequel sera prise en compte la hausse ou la réduction (exemple : 4010 – Revenus de loyers)
  9. Sélectionnez en cliquant dans le point approprié s’il s’agit d’une hausse ou d’une réduction
  10. Indiquez le montant de la modification dans la case Montant
  11. Cochez la case taxable si cela est nécessaire
  12. Vérifiez les informations inscrites
  13. Cliquez sur le bouton Facturer
  14. Cliquez sur le bouton Visualiser pour imprimer la facture
  15. Enregistrez la transaction en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre

Après avoir considéré le paiement comme mauvaise créance dans l’historique de facturation 
Éliminer les frais d’administration liés à un chèque NSF mauvaise créance

  1. Allez dans menu de gauche/Facturation/Facturation manuelle
  2. Sélectionnez Loyer dans le menu déroulant pour Ajustement d’un loyer
  3. Sélectionnez le bail concerné
  4. Ajustez la date
  5. Sélectionnez le compte 4200 – Mauvaises créances
  6. Sélectionnez l’option Diminution du loyer
  7. Inscrivez le montant des frais d’administration à éliminer
  8. Facturez et enregistrez

Une fois le client créé, il est possible de lui facturer certains services ainsi que de les percevoir. Voici comment faire.

  • Facturer un client
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Facturation manuelle
      2. Sélectionnez Client dans le menu déroulant des modes d’affichage
      3. Sélectionnez le ou les clients à facturer dans l’encadré de droite
      4. Inscrivez les éléments de la facturation :
        • Date
        • Description de la facture
        • Sélectionnez dans le menu déroulant la compagnie pour laquelle l’ajustement est fait
        • Précisez le compte où sera comptabilisé le montant
        • Précisez s’il s’agit d’une augmentation (facturation) ou d’une diminution (remboursement ou rabais ponctuel)
        • Indiquez le montant
      5. Facturez en appuyant sur le bouton à cet effet
      6. Enregistrez et fermez
  • Percevoir un client

 

    1. Considérant que la facturation a été faite.
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Perception des loyers
      2. Sélectionnez Client dans le menu déroulant du mode d’affichage
      3. Cochez les factures perçues
      4. Inscrivez les éléments de la perception :
        • Date
        • Compte dans lequel sera fait le dépôt



NOTE

        •  S’il manque des choix dans le menu déroulant, cliquez sur le mot 

Dépôt

      • , puis retournez voir dans le menu déroulant. Les choix devraient tous y être apparus.
      • Signataire
      • Montant et mode de paiement (Chèque, comptant ou dépôt direct)
    1. Cliquez sur Percevoir
    2. Enregistrez et fermez

Voici comment faire en sorte que le logiciel génère automatiquement les numéros de fatcure.

  1. Allez dans le menu de gauche, Données, Compagnie, onglet Divers
  2. Cochez la case Générer les nos de facture automatiquement
  3. Inscrivez le numéro de la prochaine facture
  4. Enregistrez et fermez

Vous pouvez imprimer vos factures de deux façons…

    1. Imprimer la facture d’une facturation manuelle en cours

Effectuez votre facturation manuelle comme à l’habitude, sauf qu’avant d’appuyer sur le bouton Facturer, imprimez la facture en cliquant sur l’icône juste à gauche du bouton.

  1. Imprimer une facture d’une facturation complétée
    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Historique
    2. Réglez les paramètres de recherche afin de retrouver la facture à imprimer
    3. Sélectionnez la facture à imprimer dans l’encadré Facturation
    4. Cliquez sur le bouton Imprimer les factures sélectionnées situé dans le bas de la fenêtre, à gauche
  • Inscrire un chèque sans provisions
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Historique.
      2. Sélectionnez l’immeuble, le client ou le locataire concerné. Dans le cas d’un immeuble, vous pourrez préciser votre recherche par appartement et par bail.
      3. Précisez la période durant laquelle a eu lieu la perception (approximation)
      4. Sélectionnez dans l’encadré de gauche la perception à considérer comme Chèque NSF.
      5. Cliquer sur la mention Considérer la perception comme sans provisions.
      6. Spécifiez la date de retour du chèque.
      7. Indiquez le montant des frais bancaires.
      8. Précisez s’ils sont facturés au locataire ou s’ils sont comptabilisés à la dépense. Dans ce cas, inscrivez le compte où comptabiliser la dépense (Exemple: 5030 – Intérêts et frais bancaires) ou cliquez sur la loupe pour le sélectionner.
      9. Précisez les frais d’administration qui seront facturés au locataire (ajoutés aux frais bancaires si ceux-ci lui étaient aussi facturés). Dans ce cas, inscrivez le compte où comptabiliser la dépense (Exemple: 4900 – Autres revenus) ou cliquez sur la loupe pour le sélectionner.
      10. Cliquez sur OK.
      11. Dites OUI à la question Voulez-vous vraiment considérer ce chèque comme sans provision.
  • Annuler la mention chèque sans provisions
    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Historique.
    2. Sélectionnez l’immeuble, le client ou le locataire concerné. Dans le cas d’un immeuble, vous pourrez préciser votre recherche par appartement et par bail.
    3. Précisez la période durant laquelle a eu lieu la perception (approximation)
    4. Sélectionnez dans l’encadré de gauche la perception pour laquelle annuler la mention Chèque sans provisions.
    5. Cliquer sur la mention Considérer la perception comme sans provisions.
    6. Répondez OUI à l’avertissement qui stipule qu’annuler la mention Chèque sans provisions annullera aussi la facturation des frais y étant reliés.

Si la mauvaise créance doit être faite à la suite de la perception d’un chèque retourné, il faut d’abord annuler la mention Chèque NSF. Pour plus de détails, voyez le lien ci-dessous.

  • Inscrire une mauvaise créance
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Historique.
      2. Sélectionnez l’immeuble, le client ou le locataire concerné. Dans le cas d’un immeuble, vous pourrez préciser votre recherche par appartement et par bail.
      3. Précisez la période durant laquelle a eu lieu la facturation (approximation)
      4. Préciser le type de facturation à afficher : Automatiques, Vacances, Autres.
      5. Sélectionnez la facturation dans l’encadré de gauche.
      6. Cliquez sur la mention Concidérer comme mauvaise créance/Annuler qui se trouve sous l’encadré des facturation, dans le bas à gauche.
      7. Dites OK lorsqu’il vous est demandé si vous souhaitez vraiment considérer cette facturation comme mauvaise créance.
      8. Précisez la date à laquelle doit être considérée cette mauvaise créance.
  • Annuler une mauvaise créance
    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Historique.
    2. Sélectionnez l’immeuble, le client ou le locataire concerné. Dans le cas d’un immeuble, vous pourrez préciser votre recherche par appartement et par bail.
    3. Précisez la période durant laquelle a eu lieu la facturation (approximation)
    4. Préciser le type de facturation à afficher : Automatiques, Vacances, Autres.
    5. Sélectionnez la mauvaise créance dans l’encadré de gauche.
    6. Cliquez sur la mention Concidérer comme mauvaise créance/Annuler qui se trouve sous l’encadré des facturation, dans le bas à gauche.
    7. Dites OK lorsqu’il vous est demandé si vous souhaitez vraiment annuler cette mauvaise créance.

Il s’agit alors de perçevoir un locataire inactif. Voici comment faire.

Modifier l’affichage pour voir les locataires inactifs

    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception
    2. Cliquez sur Modifier l’affichage
    3. Cochez la case Afficher tous les baux
    4. Cliquez sur OK

Vous trouverez alors dans l’encadré de gauche tous les baux : présents, passés et futurs. Notez que vous devez avoir entré dans le logiciel les baux futurs pour qu’ils apparaissent. Si ce n’est pas fait, voyez la procédure liée en bas de page.

 

    1. Poursuivez votre perception comme à l’habitude (pour plus de détails sur la marche à suivre, voir le lien en bas de page)

 

NOTE : Le loyer perçu d’avance sera encaissé lors de la prochaine facturation automatique faite pour ce bail.

Valider l’inscription du loyer perçu d’avance

  1. Allez dans l’onglet Historique de la fenêtre Perception
  2. Retrouvez la perception en ajustant les divers paramètres de recherche
  3. Allez vis-à-vis la perception dans l’encadré du bas, à la dernière collone nommée TYPE il devrait être inscrit LPA pour Loyer Perçu d’Avance

Pour obtenir un historique détaillé des facturations faites pour chaque locataire, vous n’avez qu’à consulter l’onglet approprié de la fenêtre facturation.

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Historique
  2. Sélectionnez l’immeuble dans lequel loge le locataire concerné dans le premier menu déroulant
  3. Sélectionnez l’appartement habité par le locataire concerné dans le second menu déroulant
  4. Sélectionnez, si vous le souhaitez, le bail pour lequel vous souhaitez obtenir un historique de paiement dans le troisième menu déroulant


L’ensemble des facturations faites pour ce locataire apparaîtra dans l’encadré du bas

Le rapport de mauvaises créances liste le nom des locataires, leur adresse ainsi que les montants impliquées.

Vous pouvez y accéder de la façon suivante :

  1. Allez dans le menu du haut, Rapport, Comptabilité, Mauvaise créance
  2. Précisez la période concernée
  3. Cliquez sur visualiser

Pour percevoir les loyers reçus, voici les étapes à suivre :

    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Perception des loyers
    2. Sélectionnez le type d’affichage que vous préférez en cliquant sur Perception par Immeuble ou par Bail dans le coin supérieur droit.
    3. Choisissez la date de la perception ainsi que le compte de banque dans lequel vous déposerez les loyers 

      NOTE : Si aucun choix de compte bancaire apparaît dans le menu déroulant vis-à-vis la mention Dépot, cliquez deux fois sur cette mention. Vos comptes bancaires apparaîtront alors dans le menu déroulant.



NOTE POUR LES COMPAGNIES DE GESTION

    1.  Il n’est pas nécessaire d’aller dans chaque compagnie gérée pour effectuer vos opérations comptables. Les comptes bancaires des compagnies gérées apparaîtront dans le menu déroulant avec ceux de la compagnie de gestion sous la forme suivante : 



    1. (NomdelaCompagnieGérée)1060 – compte courant 



    1. Assurez-vous seulement de faire les perceptions 

dans le bon compte bancaire



NOTE :

    1. Si vous avez facturé un bail, mais qu’il n’apparait pas dans la fenêtre des montants à percevoir, vérifiez qu’un signataire est associé au bail. (Voir menu de gauche, Données, Bail, onglet Général, vis-à-vis l’encadré Signataire des chèques)
    2. Suivez les instructions de sélection selon le cas concerné



Un ou plusieurs loyers reçus en TOTALITÉ

    1.  

 

    1. Dans ce type de cas, vous devez effectuer l’étape suivante pour CHAQUE MODE DE PAIEMENT SÉPARÉMENT (chèque, puis argent comptant ou vice versa)
      • Sélectionnez à l’aide de la liste hiérarchique de gauche tous les loyers qui ont été payés en TOTALITÉ à la date choisie et qui seront déposés dans le compte bancaire sélectionné précédemment.

Loyer reçu en PARTIE 
Dans ce type de cas, chaque loyer doit être traité individuellement. 

      • Cochez dans la liste de gauche le loyer reçu
      • Indiquez le montant du chèque ou l’argent reçu dans les cases prévues à cet effet
      • Cliquez dans une autre case pour que le logiciel mette à jour les données de la fenêtre



NOTE :

      •  La différence à percevoir apparaîtra vis-à-vis la ligne solde. Ce solde restera dans l’onglet Perception automatique, jusqu’à ce qu’une perception comble ce manque à recevoir.

 

  1. Cliquez sur la petite feuille à la gauche du bouton Percevoir pour imprimer un reçu
  2. Appuyez sur le bouton Percevoir

Pour voir les loyers dus et faire imprimer un rapport de collecte, vois le licen ci-dessous.

Pour préparer la collecte des loyers il faut d’abord facturer les loyers des locataires.

Voici les étapes à suivre pour faire la facturation automatique. Pour plus de détails sur les types de facturation et sur les différentes procédures liées à cette opération, veuillez consulter les liens en bas de page. 

NOTE POUR LES COMPAGNIES DE GESTION Vous pouvez effectuer la facturation automatique pour les compagnies gérées à même la compagnie de gestion

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Facturation automatique
  2. Choisissez la date à laquelle vous désirez effectuer la collecte dans le coin supérieur droit de la fenêtre
  3. Cochez la case « Appartement vacant » si vous désirez comptabiliser les appartements vacants
  4. Sélectionnez dans la liste hiérarchique de gauche les immeubles que vous désirez collecter (pour sélectionner tous les immeubles, cochez le mot Immeubles).
  5. Appuyez sur le bouton « Aperçu avant facturation » pour vérifier l’exactitude des chiffres. Si certains montants sont erronés, veuillez corriger les montants à partir de la fenêtre Bail et refaites cette étape.
  6. Imprimez le rapport pour vos archives si vous le souhaitez en cliquant sur l’icône représentant une imprimante dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de visualisation.
  7. Appuyez sur le bouton « Facturer »

Vos loyers sont maintenant prêts à être collectés.

Vous pouvez imprimer le rapport Collecte des loyers à partir du menu Rapport, Comptabilité, Loyer, Collecte des loyers, que vous pourrez personnaliser grâce à la section Paramètres de cette fenêtre. Vous pourrez entre autres voir ou non les factures faites aux locataires, les loyers sans solde ainsi que les montants inutilisés pour tous vos locataires ou seulement pour ceux qui sont actifs. 

NOTE : Pour personnaliser l’affichage de vos rapports, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.

Pour obtenir un rapport avec seulement les locataires ayant un solde dû, choisissez plutôt le rapport Collecte des loyers avec solde.

Il faut traiter ce cas, comme deux ou plusieurs perceptions partielles. Voici comment faire.

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Perception des loyers
  2. Sélectionnez dans l’encadré de gauche les appartements dont les montants seront perçus dans le premier compte
  3. Sélectionnez le premier compte dans le menu déroulant
  4. Effectuez la perception comme à l’habitude 
    Pour plus de détails, consultez la procédure à cet effet en bas de page
  5. Répétez les étapes précédentes pour le ou les autres comptes dans lesquels vous souhaitez effectuer les perceptions

Vous ne pouvez effacer ou corriger une facture si vous avez accompli d’autres étapes (dans l’ordre) mauvaise créance ou chèque NSF, perception, bordereau de dépôt et conciliation.



Avant de procéder, vous devez défaire les opérations à rebours

  • Déconcilier la transaction
  • L’enlever du bordereau de dépôt
  • Enlever la mention Chèque NSF si nécessaire
  • Supprimer la perception
  • Enlever la mention Mauvaise créance si nécessaire

Aussi, assurez-vous que la facturation n’a pas été faite dans une période financière qui est maintenant fermée. Pour vérifier, allez dans le menu du haut, annuel, période financière. Si oui, vous devez faire une facturation manuelle pour corriger l’erreur ou une écriture au Journal Général.



Alors seulement vous serez en mesure de corriger l’erreur. 

Supprimer ou modifier une facturation

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, Onglet Historique.
  2. Sélectionnez l’immeuble, le client ou le locataire concerné. Dans le cas d’un immeuble, vous pourrez préciser votre recherche par appartement et par bail.
  3. Précisez la période durant laquelle a eu lieu la facturation (approximation)
  4. Précisez le type de facturation à afficher : Automatiques, Vacances, Autres.
  5. Sélectionnez la facturation dans l’encadré de gauche.
  6. Supprimez la facturation désirée à l’aide du bouton « Supprimer » en haut de la fenêtre à gauche.



N’oubliez pas de refaire les opérations défaites à rebours.

Vous ne pouvez pas effacer ou corriger une perception si vous avez accompli d’autres étapes (dans l’ordre) chèque NSF, borederau de dépôt et conciliation. Vous devez d’abord défaire celles-ci à rebours soit :

  • Déconcilier la transaction
  • L’enlever du bordereau de dépôt
  • Annuler la mention Chèque NSF si nécessaire


Alors seulement vous serez en mesure de supprimer ou modifier votre supression. 

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Historique.
  2. Sélectionnez l’immeuble, le client ou le locataire concerné. Dans le cas d’un immeuble, vous pourrez préciser votre recherche par appartement et par bail.
  3. Précisez la période durant laquelle a eu lieu la perception (approximation)
  4. Sélectionnez la perception dans l’encadré de gauche.
  5. Supprimez la perception désirée à l’aide du bouton « Supprimer » en haut de la fenêtre à gauche.


IMPORTANT Si vous avez défait des opérations, n’oubliez pas de les refaire.

Voici comment traiter un paiement préautorisé de l’inscription du paiement dans le logiciel, jusqu’à l’envoi du fichier requis par votre institution financière. 

Contenu : 
I – Opérations préalables 
II – Opérations courantes
 

I – Opérations préalables (à faire qu’une seule fois)

    1. Inscrire le nom abrégé de la compagnie
      1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Compagnie, onglet Divers
      2. Inscrivez un nom abrégé pour votre compagnie (ex. : Magex Tech)
      3. Enregistrez et fermez
    2. Spécifier les informations bancaires
      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Opérations bancaires, Compte de banque
      2. Inscrivez votre numéro de compte (cliquez sur le ? pour savoir quels chiffres entrer et dans quel format)
      3. Entrez le prochain numéro de fichier dans le bas à droite de la fenêtre Compte bancaire



NOTE :

      1.  Si c’est la première fois que vous effectuez la transmission de fichier, inscrivez 1 dans la case Prochain no de fichier. Cependant, si vous utilisiez auparavant un autre logiciel pour transmettre vos fichiers à votre institution financière, inscrivez le numéro auquel vous étiez rendu dans votre autre logiciel dans la case Prochain no de fichier.
      2. Inscrivez le numéro d’organisme transmetteur pour paiements préautorisés à l’endroit prévu à cet effet. Veuillez vous informer auprès de votre institution financière pour connaître ce numéro
      3. Inscrivez le numéro du centre de traitement des paiements (cliquez sur le ? pour savoir quel numéro porte votre institution financière)
      4. Enregistrez et fermez
    1. Obtenir l’approbation écrite des locataires

 

    1. En effet, ce mode de paiement nécessite l’approbation écrite annuelle de chaque locataire concerné. Informez-vous auprès de votre institution financière pour savoir quel document vous devez faire remplir par vos locataires.
    2. Inscrire les informations de crédit du locataire à sa fiche
      1. Allez dans le menu de gauche, Données, Locataire
      2. Sélectionnez le locataire dans le menu déroulant
      3. Allez à l’onglet Finances, dans la partie de droite Finance, vis-à-vis No de compte
      4. Cliquez sur le ? pour valider la façon d’entrer le numéro de transit, celui de l’institution et celui du compte du locataire
      5. Inscrivez les informations
      6. Enregistrez et fermez
    3. Créer la liste de paiements préautorisés
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Chèques postdaté et Paiement préautorisé
      2. Sélectionnez dans l’encadré de gauche l’appartement et le bail concerné
      3. Choisissez le compte de banque dans lequel l’argent sera déposé dans le menu déroulant à droite
      4. Précisez qu’il s’agit d’une Paiement préautorisé
      5. Inscrivez le nombre de retraits dans la case Nbre de retraits.
      6. Inscrivez ensuite le montant du ou des paiements préautorisés à venir.

        NOTE : Le montant inscrit est celui de chaque paiement et non le total de ceux-ci.

      7. Sélectionnez le signataire du ou des chèques dans la liste déroulante de Signataire.

        NOTE : Son numéro de compte apparaîtra automatiquement s’il a été inscrit dans sa fiche. Sinon, entrez le manuellement en vous fiant à l’exemple accessible via le ?

      8. Précisez la date de début du ou des prélèvements dans la case Date de Début.
      9. Choisissez la fréquence des versements dans la liste déroulante Fréquence.
      10. Cliquez sur le bouton Enregistrer

NOTE : Si plus tard vous souhaitez savoir si les paiements préautorisés d’un futur locataire sont inscrit dans le logiciel, vous n’avez qu’à visualiser le rapport Paiements préautorisés pour locataires inactifs :

    • Allez dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Facturation et perception, Paiement préautorisé
    • Choisissez le rapport Paiements préautorisés par locataires
    • Sélectionnez les baux inactifs
    • Cliquez sur Visualiser

II – Opérations courantes

    1. Effectuer la facturation automatique (consultez la procédure à cet effet pour plus de détail)

NOTE :Lors de la facturation automatique, le logiciel encaissera les paiements préautorisés.

    1. Générer le fichier pour l’institution financière.

      Le fichier est à générer et à envoyer à votre institution financière chaque mois. Demandez à votre institution à quel moment elle souhaite obtenir ce fichier pour vous assurer un dépôt en date du 1er du mois.

      Dans de rares cas, il est possible de prendre une entente avec votre banque pour qu’elle prélève les montants de façon automatique, sans que vous ayez à générer de fichier. Informez-vous auprès de votre institution financière.

      1. Allez dans le menu du haut Comptabilité/Fichier de dépôt direct
      2. Précisez le compte et les dates de prélèvement
      3. Cliquez sur Générer le fichier
    2. Envoyer le fichier à l’institution financière

Généralement, vous devez vous connecter aux solutions bancaires par internet de votre institution afin de lui transmettre le fichier. Vous trouverez celui-ci dans Mes documents/Proprio Expert/PPA/(numéro du fichier).dat

  1. Vérifier si les paiements préautorisés d’un futur locataire sont inscrit dans le logiciel
    • Allez dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Facturation et perception, Paiement préautorisé
    • Choisissez le rapport Paiements préautorisés par locataires
    • Sélectionnez les baux inactifs
    • Cliquez sur Visualiser

Pour voir les rapports en lien avec les paiements préautorisés, allez dans le menu du haut, Rapport, Comptabilité, Facturation et perception, Paiements préautorisés.

Refaites les étapes A et C pour chaque locataire ayant des paiements préautorisés.

Pour supprimer un paiement préautorisé, voir le lien ci-dessous.

Voici comment traiter un paiement préautorisé de l’inscription du paiement dans le logiciel, jusqu’à l’envoi du fichier requis par Otonom Solution 

Contenu : 
I – Opérations préalables 
II – Opérations courantes
 

I – Opérations préalables (à faire qu’une seule fois)

  • Inscrire le nom abrégé de la compagnie
      1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Compagnie, onglet Divers
      2. Inscrivez un nom abrégé pour votre compagnie (ex. : Magex Tech)
      3. Enregistrez et fermez

 

  • Spécifier les informations bancaires
      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Opérations bancaires, Compte de banque
      2. Inscrivez votre numéro de compte (cliquez sur le ? pour savoir quels chiffres entrer et dans quel format)
      3. Entrez le prochain numéro de fichier dans le bas à droite de la fenêtre Compte bancaire


NOTE :

      1.  Si c’est la première fois que vous effectuez la transmission de fichier, inscrivez 1 dans la case Prochain no de fichier. Cependant, si vous utilisiez auparavant un autre logiciel pour transmettre vos fichiers à votre institution financière, inscrivez le numéro auquel vous étiez rendu dans votre autre logiciel dans la case Prochain no de fichier.
      2. Inscrivez le numéro d’organisme transmetteur pour paiements préautorisés à l’endroit prévu à cet effet. Veuillez vous informer auprès d’Otonom Solution pour connaître ce numéro
      3. Inscrivez le numéro du centre de traitement des paiements (cliquez sur le ? pour savoir quel numéro porte votre institution financière)
      4. Enregistrez et fermez

 

  • Obtenir l’approbation écrite des locataires
    1. En effet, ce mode de paiement nécessite l’approbation écrite de chaque locataire concerné. Pour remplir le formulaire, Allez dans le Menu du haut Rapports, Locataire et sélectionnez Formulaire d’adhésion au débit préautorisé, sélectionnez ensuite l’appartement désirez sur la fenêtre de gauche et cliquez sur visualiser. Le formulaire serait remplié automatiquement par le système. 

 

  • Inscrire les informations de crédit du locataire à sa fiche
  1. Allez dans le menu de gauche, Données, Locataire
  2. Sélectionnez le locataire dans le menu déroulant
  3. Allez à l’onglet Finances, dans la partie de droite Finance, vis-à-vis No de compte
  4. Cliquez sur le ? pour valider la façon d’entrer le numéro de transit, celui de l’institution et celui du compte du locataire
  5. Inscrivez les informations
  6. Enregistrez et fermez
  • Créer la liste de paiements préautorisés
  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Chèques postdaté et Paiement préautorisé
  2. Sélectionnez dans l’encadré de gauche l’appartement et le bail concerné
  3. Choisissez le compte de banque dans lequel l’argent sera déposé dans le menu déroulant à droite
  4. Précisez qu’il s’agit d’une Paiement préautorisé
  5. Inscrivez le nombre de retraits dans la case Nbre de retraits.
  6. Inscrivez ensuite le montant du ou des paiements préautorisés à venir.

    NOTE : Le montant inscrit est celui de chaque paiement et non le total de ceux-ci.

  7. Sélectionnez le signataire du ou des chèques dans la liste déroulante de Signataire.

    NOTE : Son numéro de compte apparaîtra automatiquement s’il a été inscrit dans sa fiche. Sinon, entrez le manuellement en vous fiant à l’exemple accessible via le ?

  8. Précisez la date de début du ou des prélèvements dans la case Date de Début.
  9. Choisissez la fréquence des versements dans la liste déroulante Fréquence.
  10. Cliquez sur le bouton Enregistrer

NOTE : Si plus tard vous souhaitez savoir si les paiements préautorisés d’un futur locataire sont inscrit dans le logiciel, vous n’avez qu’à visualiser le rapport Paiements préautorisés pour locataires inactifs :

  • Allez dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Facturation et perception, Paiement préautorisé
  • Choisissez le rapport Paiements préautorisés par locataires
  • Sélectionnez les baux inactifs
  • Cliquez sur Visualiser
  • Activer la liaison avec Otonom Solution
  1. Allez dans le menu du haut, Autre, Services partenaires
  2. Cochez activer le partenaire Otonom Solution
  3. Cliquez OUI sur le message que s’afficherait sur l’écran et vous serez dirigé vers le site d’Otonom
  4. Inscrivez vous chez Otonom et revenez sur Proprio Expert par la suite
  5. Cliquez sur Terminer
  6. Cliquez sur OUI sur le message de publication des données, vous serez alors dirigé vers la fenêtre Publication des données
  7. Cliquez sur Synchroniser
  8. Cliquez sur X pour fermer la fenêtre

II – Opérations courantes

    1. Effectuer la facturation automatique (consultez la procédure à cet effet pour plus de détail)

NOTE :Lors de la facturation automatique, le logiciel encaissera les paiements préautorisés.

    1. Générer le fichier pour Otonom Solution.

      Le fichier est à générer et à envoyer à Otonom Solution chaque mois. Demandez à Otonom à quel moment elle souhaite obtenir ce fichier pour vous assurer un dépôt en date du 1er du mois.

      Dans de rares cas, il est possible de prendre une entente avec Otonom pour qu’elle prélève les montants de façon automatique, sans que vous ayez à générer de fichier. Informez-vous auprès d’eux

      1. Allez dans le menu du haut Comptabilité/Fichier de dépôt direct
      2. Précisez le compte et la date des prélèvements
      3. Cochez Transmettre le fichier à Otonom Solution
      4. Cliquez sur Trasnmettre le fichier
    2. Le fichier serait envoyez directement à Otonom Solution

Généralement, vous devez vous connecter aux solutions bancaires par internet de votre institution afin de lui transmettre le fichier. Avec Otonom l’envoi se fait directement lorsque vous cliquez sur Transmettre le fichier.

  1. Vérifier si les paiements préautorisés d’un futur locataire sont inscrit dans le logiciel
    • Allez dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Facturation et perception, Paiement préautorisé
    • Choisissez le rapport Paiements préautorisés par locataires
    • Sélectionnez les baux inactifs
    • Cliquez sur Visualiser

Pour voir les rapports en lien avec les paiements préautorisés, allez dans le menu du haut, Rapport, Comptabilité, Facturation et perception, Paiements préautorisés.

 

Refaites les étapes A et C pour chaque locataire ayant des paiements préautorisés.

 

Pour supprimer un paiement préautorisé, voir le lien ci-dessous.

  • Inscrire le paiement
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, Chèque postdaté et Paiement préautorisé
      2. Sélectionnez le bail pour lequel vous souhaitez inscrire les paiements 
        NOTE : Si les chèques ou les paiements couvrent deux baux (ex.: dans le cas d’un renouvellement), assurez-vous d’associer les paiements aux baux appropriés (actif et/ou inactif).
      3. Choisissez le compte dans lequel l’argent sera déposé.
      4. Cochez le type de paiement Chèque postdaté ou Paiement préautorisé
      5. Continuez avec la procédure appropriée
  • Ajouter les chèques postdatés
      1. Inscrivez le nombre de chèques dans la case Nbre de Chèque.
      2. Inscrivez ensuite le montant du ou des chèques reçus. 
        NOTE : Le montant inscrit est celui de chaque chèque et non le total de ceux-ci.
      3. Précisez la date de début du ou des prélèvements dans la case Date de Début.
      4. Choisissez la fréquence des versements dans la liste déroulante Fréquence.
      5. Sélectionnez le signataire du ou des chèques dans la liste déroulante de Signataire.
      6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le ou les chèques postdatés apparaissent dans l’encadré du bas. Un X apparaîtra lors de la perception automatique vis-à-vis le chèque pour indiquer qu’il est encaissé. Pour supprimer un chèque postdaté, voir le lien ci-dessous.

Pour voir les rapports en lien avec les chèques postdatés, allez dans le menu du haut, Rapport, Comptabilité, Facturation et perception, Chèques postdatés.

Refaites les étapes A et B pour chaque locataire ayant des chèques postdatés.

Pour supprimer un ou des chèques postdaté, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.

Après avoir fait la facturation :

    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Perception des loyers. Inscrivez le montant déposé dans votre compte dans la case Comptant. Cochez la case Dépôt direct qui se trouve juste en dessous. Faites la perception comme à l’habitude

 

Voici comment facturer, percevoir, puis rembourser tout type de dépôt remboursable. 

NOTE AUX COMPAGNIES DE GESTION Vous pouvez maintenant traiter les dépôts remboursables des compagnies gérées à même l’interface de votre compagnie de gestion.

 

  • Accéder à la fenêtre de dépôt remboursable
      • Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Dépôt remboursable (clef)
  • Inscrire le dépôt
      1. Assurez-vous que vous êtes dans l’onglet Dépôt
      2. Sélectionnez le compte dans lequel l’argent sera perçu (ex. : 2115 – Dépôt perçu)
      3. Inscrivez le montant du dépôt remboursable dans la case Montant
      4. Facturez selon la méthode qui vous convient le mieux
        • Facturer et percevoir les dépôts de plusieurs locataires à la fois
          1. Sélectionnez dans l’encadré de gauche tous les locataires ayant un dépôt remboursable à faire
          2. Cliquez sur Facturer



          1. Vous pourrez ensuite effectuer la perception par la fenêtre Perception automatique. Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page
        • Facturer et percevoir le dépôt d’un seul locataire à la fois
        • Sélectionnez dans l’encadré de gauche le locataire concerné
        • Précisez le compte où vous souhaitez déposer l’argent perçu (ex. : 1060 – Compte courant
        • Inscrivez le montant perçu en argent ou en chèque
        • Cliquez sur le bouton Facturer et Percevoir



NOTE :

     Vous pouvez modifier l’affichage en cochant ou non les cases Afficher les dépôts déjà facturés et Afficher les baux inactifs situées dans le bas de la section de droite
  • Rembourser un dépôt remboursable
    1. Allez dans l’onglet Remboursement
    2. Sélectionnez le dépôt à rembourser dans l’encadré de gauche
    3. Précisez la date de remboursement dans la section de droite
    4. Spécifiez le compte à partir duquel sera effectué le remboursement (ex. : 1060 – Compte courant)
    5. Ajoutez s’il y a lieu les intérêts soit en pourcentage ou en dollars dans la case appropriée et cliquez sur Calculer
    6. Cliquez sur le bouton Rembourser



NOTE :

    1.  Pour imprimer le chèque servant au remboursement, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton Visualiser.

 

  1. Cochez le loyer en question dans la liste de gauche
  2. Sélectionnez le locataire ayant payé dans la liste des Signataires. Veuillez noter qu’il est possible d’inscrire manuellement le nom du signataire si celui-ci ne figure pas dans la liste.
  3. Inscrivez le montant reçu dans la case Chèque et/ou Comptant selon le cas et choisissez.
  4. Cliquez sur le bouton Percevoir.
  5. Refaites la même opération pour chaque locataire ayant payé ce loyer.

La procédure suivante vous indique comment gérer la liste des services offerts et comment faire la facturation et la perception de ceux-ci. 

NOTE : Ce module est en période de test pour certains de nos clients. Vos suggestions nous permettront de l’améliorer.

  • Gérer la liste des services
      1. Allez dans le menu du haut, Divers, Liste des services
      2. Cliquez sur Ajouter
      3. Identifiez le service (ex. : Garage intérieur)
      4. Indiquez le prix dans la case Prix initial 
        Cochez aussi s’il y a lieu la case taxable pour indiquer que le service en est un taxé
      5. Associez un compte à ce type de service en l’inscrivant manuellement dans la case ou en le sélectionnant dans votre charte de compte (cliquez alors sur la loupe munie d’un +) (ex. : 4011-Revenus de garage)
      6. Enregistrez
  • Facturer des services
      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Facturation de services
      2. Sélectionnez dans l’encadré de gauche le ou les appartements auxquels vous souhaitez attribuer un service
      3. Sélectionnez dans le menu déroulant de droit le service concerné
      4. Ajoutez si vous le désirez un commentaire dans le champ à cet effet
      5. Spécifiez la date de facturation
      6. Assurez-vous que le prix inscrit par défaut correspond à celui que vous souhaitez facturer. Si ce n’est pas le cas, modifiez-le manuellement
      7. Cliquez sur le bouton Facturer



      1. Si vous facturez plus d’un appartement à la fois, répondez OUI à la question « Vous êtes sur le point de facturer le service à plusieurs baux. Voulez-vous continuer ? »
      2. Répétez les étapes précédentes pour chaque service à facturer pour la période mensuelle souhaitée



      1. Lorsque vous avez terminé ET PAS AVANT :
      2. Cliquez sur le bouton Générer la facture mensuelle, situé dans le menu du haut de la fenêtre Facturation de services
      3. Précisez la période de facturation (généralement 1 mois)
      4. Vérifiez la période de facturation sélectionnée



      1. Si elle est correcte, répondez OUI à la question « Voulez-vous vraiment facturer les services pour la période sélectionnée? »
      2. Cliquez sur OK pour poursuivre
  • Percevoir les montants facturés

 

    1. Les services apparaissent facturés en date de fin de la période sélectionnée. Vous pourrez les percevoir dans la fenêtre de perception automatique au même moment que les loyers. Pour plus de détails sur la perception automatique, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.

 

Dépenses

      • Il se peut que vos paramètres de recherche soient trop restrictifs que ce soit par rapport à la date ou au fournisseur choisi. Réessayez en élargissant vos paramètres de recherche.

Pour comptabiliser un escompte sur une facture (ex. paiement effectué en moins de 10 jours), voici les étapes à suivre:

    • Menu de gauche, Comptabilité, Dépense
    • Cliquez sur le bouton Modifier
    • Choisissez le type de recherche:



Date de la Recherche

      • Indiquez entre quelles dates vous désirez effectuer la recherche.



Recherche par Founisseur

      • Choisissez un fournisseur dans la liste ou cochez la case Tous les fournisseurs.



Recherche par Numéro de facture

    • Choisissez un fournisseur dans la liste et inscrivez le numéro de la facture recherché
  • Cliquez sur le bouton Rechercher
  • Une fenêtre apparaîtra vous indiquant la ou les factures correspondant à vos critères de recherche. Choisissez la facture appropriée et cliquez sur le bouton Choisir.



Ajout de l’escompte à la facture (Section Article de la facture)

  • Dans la case Description, inscrivez : Escompte
  • Dans la case Compte, inscrivez le numéro de compte correspondant à l’Escompte (ex.: 5600 Escompte sur achat) ou utiliser la petite loupe pour choisir le compte désiré
  • Inscrivez le montant de l’escompte en précédant le montant du signe négatif (ex.: -10,50$)
  • Sélectionnez à quel immeuble (ou appartement ou compagnie) s’applique l’escompte
  • Cliquez sur la petite disquette située à droite du Total
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer situé dans le haut de la fenêtre

Le numéro de facture est obligatoire lorsqu’une dépense est enregistrée. S’il n’y en a pas, inventez-en un qui vous permettra de retrouver la facture facilement. Par exemple: JANV-05

Voici comment consulter une dépense payée ou non et voir la répartition de celle-ci entre les compagnies, les immeubles ou les appartements.

  • Retrouver une dépense
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépenses
      2. Cliquez sur Modifier pour afficher la fenêtre Recherche d’une facture
      3. Choisissez le type de recherche : 

        Date de la recherche
        • Indiquez entre quelles dates vous désirez effectuer la recherche.


        Recherche par fournisseurs
        • Choisissez un fournisseur dans la liste ou cochez la case Tous les fournisseurs.


        Recherche par numéro de facture (facultatif)
        • Inscrivez le numéro de la facture recherché.
  • Afficher sa répartition
    1. Cochez la case Afficher avec les répartitions située dans le bas de la fenêtre. La répartition de la dépense s’affichera alors dans l’encadré du bas.

La transaction répétitive, aussi appelée transaction récurrente, possède sa propre fenêtre, semblable à celle du Journal Général. Voici comment créer une transaction répétitive et comment traiter chaque occurence. 

NOTE POUR LES COMPAGNIES DE GESTION Il est possible de créer une transaction répétitive pour une compagnie gérée à partir de l’interface de la compagnie de gestion. Vous n’avez qu’à associer la transaction à la compagnie gérée ou à l’un de ses immeubles. Vous devrez cependant traiter les transactions dans l’agenda de la compagnie gérée. 

  • Créer une transaction répétitive
      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Transactions répétitives
      2. Sélectionnez si vous souhaitez associer les transactions à un immeuble ou à une compagnie en sélectionnant le point approprié. Dans le cas d’un immeuble, choisissez ensuite celui-ci dans la liste déroulante
      3. Appuyez sur le bouton Ajouter, situé dans le haut de la fenêtre
      4. Entrez un nom significatif. (Exemples : Assurances, Hypothèque, Prêts, etc.)
      5. Entrez ensuite les informations suivantes dans la section Distribution des transactions :
        • Précisez la fréquence (Exemple : pour 1 fois par mois, vous allez inscrire 1 dans la case À tous les et vous sélectionnerez Mois dans le menu déroulant)
        • Inscrivez les dates de débuts et de fins à l’aide des menus déroulants. Si la durée est indéterminée ou que vous voulez l’inscrire plus tard vous pouvez appuyer sur le bouton Indéterminé
      6. Assignez la transaction à un fournisseur si vous le désirez dans la section Lien avec le fournisseur pour rendre possible l’impression de chèque

 

      1. Exemple : Standard Life
      2. Entrez les détails de l’écriture :
        • Sélectionnez le compte dans lequel sera pris l’argent en l’inscrivant manuellement dans la case Compte ou en le sélectionnant dans la liste (cliquer sur la loupe munie d’un +)
          Exemple : 1060 – Compte courant
        • Inscrivez une description si vous le souhaitez 
          Exemple : paiement
        • Inscrivez le montant, généralement au crédit 
          Exemple : 230 $ au crédit pour un paiement d’assurance
        • Enregistrez l’écriture en cliquant sur la disquette bleue au bout de la ligne



        • Une balance apparait alors au bas de la fenêtre. Elle vous indique que présentement vos recettes et vos dépenses ne sont pas équilibrées. Vous devez alors corriger la situation. 

 

        • Sélectionnez le compte de dépense en l’inscrivant manuellement dans la case Compte ou en le sélectionnant dans la liste (cliquer sur la loupe munie d’un +) 
          Exemple : 5020 – Assurances
        • Inscrivez une description si vous le souhaitez 
          Exemple : dépense assurance
        • Inscrivez le montant, généralement au débit
        • Enregistrez l’écriture en cliquant sur la disquette bleue au bout de la ligne
      1. Répétez l’un ou l’autre type d’écriture selon le cas à traiter
      2. Enregistrez la transaction répétitive en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre

 

    1. Pour modifier ou supprimer une transaction répétitive, consultez la procédure liée en bas de page. 

 

  • Traiter une transaction répétitive
    1. Allez dans l’Agenda de la compagnie dans laquelle se fait la transaction. Généralement, l’Agenda est ouvert par défaut dans le logiciel. Sinon, vous y avez accès en passant par le menu de gauche, Divers, Agenda
    2. Allez à la date où est planifiée la transaction répétitive
    3. Double-cliquez sur la mention Trans non-traitée
    4. Cochez la case Tous pour voir toutes les transactions répétitives non traitées
    5. Ajustez, si nécessaire, la période de traitement à couvrir
    6. Cochez dans l’encadré du bas la ou les transactions à traiter
    7. Cliquez sur le bouton Traiter les transactions sélectionnées
    8. Cliquez sur OK pour faire disparaître le message de confirmation

Un paiement de TPS/TVQ est traité comme une dépense dans Propiro Expert. Voici comment faire. 

ATTENTION Tout paiement doit être effectué en date du dernier jour du trimestre demandé. 

Exemple : Pour la période du 1er janvier au 31 mars, vous devrez effectuer la dépense en date du 31 mars. Ceci permet de réinitialiser les données pour le prochain trimestre. 

Voici le cas utilisé en exemple 
Pour une période données, voici les résultats obtenus:

  • TPS perçues: 700$
  • TPS payées: 500$
  • TVQ perçues: 900$
  • TVQ payées: 600$


Donc, vous devrez remettre ceci au ministère du Revenu:

  • TPS : 200$
  • TVQ: 300$

Inscrire le Paiement dans Proprio Expert

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépense
  2. Ajoutez une nouvelle facture
  3. Sélectionnez le Ministère du Revenu comme fournisseur
  4. Ajoutez l’article suivant:
    • Description: TPS perçues
    • Compte: 2310
    • Montant: 700$
    • NON-TAXABLE (veuillez décocher la coche tx si elle est cochée)
  5. Sélectionnez dans l’encadré de droite l’immeuble concerné
  6. Cliquez sur la petite disquette à côté du Total au centre de la fenêtre
  7. Ajoutez l’article suivant:
    • Description: TPS payées
    • Compte: 2315
    • Montant: -500$
    • NON-TAXABLE (veuillez décocher la coche tx si elle est cochée)
  8. Sélectionnez dans l’encadré de droite l’immeuble concerné
  9. Cliquez sur la petite disquette à côté du Total au centre de la fenêtre
  10. Ajoutez l’article suivant:
    • Description: TVQ perçues
    • Compte: 2340
    • Montant: 900$
    • NON-TAXABLE (veuillez décocher la coche tx si elle est cochée)
  11. Sélectionnez dans l’encadré de droite l’immeuble concerné
  12. Cliquez sur la petite disquette à côté du Total au centre de la fenêtre
  13. Ajoutez l’article suivant:
    • Description: TVQ payées
    • Compte: 2345
    • Montant: -600$
    • NON-TAXABLE (veuillez décocher la coche tx si elle est cochée)
  14. Sélectionnez dans l’encadré de droite l’immeuble concerné
  15. Cliquez sur la petite disquette à côté du Total au centre de la fenêtre



Voir lien ci-dessous pour en savoir plus sur Comment entrer une dépense.

Vous pouvez traiter votre hypothèque de deux façons : par transaction répétitive ou en créant une hypothèque automatique. Voici comment procéder pour chaque façon.

  • Hypothèque par transaction répétitive


Ajouter l’hypothèque

      1.  

 

      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Transaction répétitive.
      2. Sélectionnez le point Immeuble pour associer l’hypothèque à un immeuble.
      3. Sélectionnez l’immeuble concerné dans le menu déroulant.
      4. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle transaction répétitive.
      5. Inscrivez une description pour identifier l’hypothèque répétitive. (Exemple : Hypothèque et taxes 2009)
      6. Précisez la fréquence et la durée des versements dans la section Distribution des transactions.
      7. Liez la transaction avec un fournisseur (facultatif) en cochant la case Assigné au fournisseur que vous préciserez avec le menu déroulant (Exemple : Banque X)
      8. Choisissez le compte bancaire duquel le montant du versement a été retiré en cliquant sur la loupe à côté de la case Compte. (Exemple : 1064 Compte courant – Caisse populaire)
      9. Inscrivez une description dans la case Description. (Exemple: Hypothèque 20, King O.)
      10. Inscrivez le montant du versement dans la case CRÉDIT
      11. Cliquez sur la disquette à côté de la case Crédit pour enregistrer la ligne
      12. Choisissez le compte Hypothèque à payer en cliquant sur la loupe à côté de la case Compte. (Exemple : 2633 Hypothèque à payer – 20 King O.)
      13. Inscrivez une description dans la case Description (optionnel). (Exemple : Hypothèque 20, King O.)
      14. Inscrivez le montant du capital payé dans la case DÉBIT.
      15. Cliquez sur la disquette à côté de la case Crédit pour enregistrer la ligne.
      16. Choisissez le compte Intérêt en cliquant sur la loupe à côté de la case Compte. (Exemple : 5030 Intérêt et frais bancaires).
      17. Inscrivez une description dans la case Description (optionnel). (Exemple : Hypothèque 20, King O.).
      18. Inscrivez le montant des intérêts payés dans la case DÉBIT.
      19. Cliquez sur la disquette à côté de la case Crédit pour enregistrer la ligne.



Ajouter la taxe municipale

      1.  

 

      1. Choisissez le compte Taxes municipales en cliquant sur la loupe à côté de la case Compte. (Exemple : 5510 Taxes municipales)
      2. Inscrivez une description dans la case Description (optionnel). (Exemple: Taxes municipales 20, King O.)
      3. Inscrivez le montant des taxes municipales payées dans la case DÉBIT
      4. Cliquez sur la disquette à côté de la case Crédit pour enregistrer la ligne



Ajouter la taxe scolaire

      1.  

 

      1. Choisissez le compte Taxes scolaires en cliquant sur la loupe à côté de la case Compte. (Exemple : 5500 Taxes scolaires)
      2. Inscrivez une description dans la case Description (optionnel). (Exemple : Taxes scolaires 20, King O.)
      3. Inscrivez le montant des taxes scolaires payées dans la case DÉBIT
      4. Cliquez sur la disquette à côté de la case Crédit pour enregistrer la ligne
      5. Cliquez sur le bouton Enregistrer (en haut de la fenêtre)


NOTE

    1.  Le total des Débits doit être égal au total des Crédits

Chaque mois, après avoir traité la transaction répétitive dans l’Agenda, il faudra modifier le montant du capital et de l’intérêt pour s’ajuster à la réalité.

Vous n’aurez qu’à retourner dans la fenêtre Transaction répétitive, sélectionner la ligne à modifier en cliquant dessus, puis à cliquer sur l’icône Modifier.

  • Inscrire l’hypothèque dans le module hypothèque automatique

 

    1. Avantage actuel : automatisation.


Ajouter l’hypothèque

      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Hypothèque automatique.
      2. Choisissez l’immeuble auquel est attribuée l’hypothèque dans la liste déroulante sous le titre Identification de l’hypothèque.
      3. Cliquez sur le bouton Ajouter.
      4. Inscrivez une description pour identifier l’hypothèque automatique. Exemple: Hypothèque Juin 2009
      5. Cliquez sur OK pour passer à l’étape suivante.
      6. Entrez les détails pertinents de l’hypothèque dans la section Détails de l’hypothèque.
      7. Précisez les dates du premier versement de l’hypothèque et du premier versement à générer dans la section Date.
      8. Sélectionnez le compte bancaire duquel le montant du versement a été retiré dans le menu déroulant. (Exemple: 1064 Compte courant – Caisse populaire)
      9. Choisissez le compte Hypothèque à payer en cliquant sur la loupe à côté de la case Capital. (Exemple: 2633 Hypothèque à payer – 20 King O.)
      10. Choisissez le compte Intérêt en cliquant sur la loupe à côté de la case Intérêt. (Exemple: 5030 Intérêt et frais bancaires)



Ajouter les taxes incluses dans les versements

      1.  

 

      1. Indiquez dans les cases appropriées les montants des taxes municipales et scolaires inclus dans les versements hypothécaires (section Détails de l’hypothèque)
      2. Choisissez le compte Taxes foncières, dans la section Comptes, en cliquant sur la loupe à côté de la case Taxes municipales. (Exemple : 5510 – Taxes foncières)
      3. Choisissez le compte Taxes scolaires en cliquant sur la loupe à côté de la case Taxes scolaires. (Exemple : 5500 – Taxes scolaires)

 

      1. Cliquez sur le bouton Générer pour générer les versements.
      2. Modifiez les versements qui doivent l’être. 

        NOTE : Pour modifier la date d’un versement, vous devrez faire une écriture au Journal Général. Par ailleurs, si votre hypothèque est avec Desjardins, vous devrez modifier vos montants manuellement, car cette institution est la seule à utiliser 3 décimales, ce qui déséquilibre les montants. 
        1. Allez dans l’onglet Versement.
        2. Sélectionnez le versement à modifier en double-cliquant dessus.
        3. Cliquez sur le bouton Modifier, dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
        4. Enregistrez

Traiter les versements

      1. Allez dans l’onglet Versement (toujours dans la fenêtre Hypothèque automatique)
      2. Sélectionnez la transaction à traiter en double-cliquant dessus
      3. Traitez la transaction en cliquant sur le bouton Traiter situé dans le bas de la fenêtre

Obtenir le rapport Hypothèque automatique

      1. Allez dans le menu du haut, Rapport, Renseignement, Immeuble
      2. Sélectionnez le rapport Hypothèque automatique
      3. Cliquez sur visualiser

Cette opération s’effectue par la fenêtre dépense. Voici comment procéder.

    1. Entrez l’employé comme un fournisseur pour pouvoir le sélectionner plus tard dans la fenêtre dépense. Pour plus de détails sur cette opération, voir le lien approprié en bas de page.
    2. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépense
    3. Cliquez sur Ajouter
    4. Sélectionnez le nom du salarié dans la liste de fournisseurs
    5. Inscivez un numéro de facture dans la case désignée à cet effet.


NOTE

     Il peut s’agir d’un numéro réel ou inventé
  1. Précisez la date
  2. Entrez chaque élément de la paie sous forme d’article distinct.

Exemple avec le salaire brut

  1. Inscrivez Salaire brut dans le champ description
  2. Précisez le numéro de compte associé aux salaires (ex. 5910)
  3. Inscrivez le montant sans taxes, c’est-à-dire que la case tx, située à la droite de la case où vous inscrivez le montant de l’article, doit être décochée.
  4. Associez l’article Salaire brut à la compagnie dans l’encadré de droite.
  5. Cliquez sur la petite disquette bleue à côté du total afin de sauvegarder l’article.

Répétez les étapes précédentes pour chaque élément de la paie comme les retenues.

  • Ajouter une dépense
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépense
      2. Cliquez sur le bouton Ajouter

 

  • Entrer la facture
      1. Choisissez le fournisseur dans le menu déroulant. Si vous ne l’avez pas ajouté dans votre base de données, vous pouvez l’inscrire manuellement. Une fenêtre apparaîtra alors pour vous demander si vous souhaitez :
        • ajouter seulement l’identification
        • ajouter ses renseignements
        • ne pas l’ajouter
        • annuler

        Sélectionnez l’option qui vous convient le mieux.
      2. Inscrivez le numéro de facture
      3. Précisez la date de la facture

 

  • Préciser les éléments de la facture
      1. Décrivez l’article dans Description
      2. Précisez le compte auquel cet article est associé
      3. Cochez Main d’oeuvre si applicable
      4. Cochez tx pour calculer et inscrire les taxes
      5. Précisez le montant de l’article
      6. Associez la dépense à la compagnie, aux immeubles ou aux appartements en sélectionnant juste au dessus de l’encadré de droite le point approprié (Cie.,Imm. ou App.), puis en sélectionnant dans l’encadré les éléments concernés. 
        Pour obtenir plus de détails sur la façon de répartir inégalement le montant d’une dépense entre plusieurs éléments, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page. 

        NOTE AUX COMPAGNIES DE GESTION Il vous sera possible d’associer les dépenses aux appartements, aux immeubles et aux compagnies gérées, que vous pourrez ensuite refacturer avec ou sans frais de gestion. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.
      7. Répartissez la dépense inégalement si applicable (voir les liens ci-dessous pour plus de détails)
      8. Enregistrez l’article en cliquant sur la petite disquette bleue à droite de Total
      9. Ajoutez d’autres articles si nécessaire en cliquant sur l’icône avec un crayon, juste à droite de la petite disquette, puis en répétant les étapes énumérées ci-haut.



NOTE

      1.  Lorsque vous rechercherez la facture, il ne vous sera pas possible de voir la description de chacun des articles à moins de sélectionner la dite facture. Dès lors, chaque article apparaîtra dans l’encadré du bas.

 

  • Préciser le débours
    1. Deux choix s’offrent à vous : inscrire le débours tout de suite ou l’inscrire plus tard. 



Payer plus tard

      • Allez dans la section Débours (tout en restant dans la fenêtre Dépense)
      • Sélectionnez le mode de paiement Payer plus tard 

        IMPORTANT Si votre fournisseur est dans votre base de données et que vous avez spécifié le délai de paiement, une note s’affichera à l’Agenda pour vous rappeler le paiement à venir et le débours s’inscrira dans le rapport des fournisseurs à payer.
      • Précisez la date pour Payer avant le …
      • Enregistrez en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre


Payer tout de suite

    • Sélectionnez le mode de paiement qui a été utilisé dans le menu déroulant
    • Sélectionnez le compte avec lequel la dépense a été payée
    • Enregistrez en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre

Pour imprimer un chèque lié à une transaction au journal général, vous avez deux options :

    1. Passer par le module Transaction répétitive.

Il s’agit de suivre la procédure à cet effet liée ci-dessous en portant une attention particulière aux éléments suivants:

      1. Laissez la fréquence par défaut à 1 mois dans la section Distribution des transactions.
      2. Précisez une période de deux jours, soit la date du paiement et le lendemain.
      3. Faites l’écriture comme au journal général.
      4. Sélectionnez un fournisseur.
      5. Imprimez le chèque.
      6. N’oubliez pas de traiter la transaction dans l’agenda pour qu’elle s’inscrive au Grand livre.
    1. Créer une dépense bidon pour imprimer le chèque.

Il s’agit ici de faire comme à l’habitude l’écriture au journal général, puis d’aller créer une dépense pour imprimer le chèque.

Simplement suivre la procédure à cet effet ci-dessous en prenant soin de ne pas sauvegarder la dépense après avoir imprimé le chèque.

Rappel : la transaction répétitive n’est pas inscrite à la comptabilité tant qu’elle n’est pas traitée.

Une fois traitée, cette information est transformée en écriture de journal général et est alors inscrite au Grand Livre.

Vous pourrez modifier les transactions traitées directement au journal général. Pour ce faire, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.

Vous avez entré une dépense qui compte plusieurs articles et vous souhaitez en modifier ou en supprimer un? Voici comment faire. N’oubliez toutefois pas d’annuler le débours lié à cette facture avant de procéder.

  • Retrouver une dépense
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépenses
      2. Cliquez sur Modifier pour afficher la fenêtre Recherche d’une facture
      3. Choisissez le type de recherche:Date de la Recherche
            • Indiquez entre quelles dates vous désirez effectuer la recherche.
        Recherche par Founisseur
            • Choisissez un fournisseur dans la liste ou cochez la case Tous les fournisseurs.
        Recherche par Numéro de facture
          • Choisissez un fournisseur dans la liste
          • Inscrivez le numéro de la facture recherché
      4. Cliquez sur le bouton Rechercher
      5. Choisissez la facture appropriée dans la liste qui apparaît
      6. Cliquez sur le bouton Choisir.

Tous les articles apparaîtront dans l’encadré du bas. Cochez Afficher les répartition situé dans le coin inférieur gauche si nécessaire.

  • Modifier un article
      1. Sélectionnez l’article en cliquant dessus
      2. Cliquez sur l’icône représentant un crayon traçant le chiffre 42 situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre
      3. Modifiez les éléments nécessaires
      4. Enregistrez vos modifications en cliquant sur la disquettte bleue dans le haut de la fenêtre

 

  1. Supprimer un article
    1. Sélectionnez l’article en cliquant dessus
    2. Cliquez sur l’icône représentant deux petites fenêtres avec un X rouge, située dans le coin inférieur droit de la fenêtre, juste à la gauche de l’icône avec le crayon
    3. Enregistrez vos modifications en cliquant sur la disquettte bleue dans le haut de la fenêtre

IMPORTANT N’oubliez pas de refaire un débours si vous avez dû en annuler un.

Il n’est pas possible de modifier un paiement, mais seulement de le supprimer, puis de le refaire. Par ailleurs, supprimer le paiement vous permettra ensuite de supprimer la dépense qui y est associée. 

Supprimer un paiement

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Débours, onglet Historique
  2. Retrouvez le paiement concerné (pour plus de détails, voir la procédure Obtenir l’historique des débours liée en bas de page)
  3. Sélectionnez le paiement dans l’encadré du haut
  4. Cliquez sur le bouton Supprimer situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre


Vous pouvez maintenant

  • Supprimer la dépense qui était associée à ce paiement
  • Refaire le paiement

Vous vous êtes trompés? Vous souhaitez supprimer une dépense? Assurez vous de ne pas avoir fait le débours. Si vous avez déjà effectué cette étape, annulez d’abord le débours. 

Pour modifier ou supprimer un article d’une dépense, voir les liens ci-dessous.

  • Retrouver une dépense
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépenses
      2. Cliquez sur Modifier pour afficher la fenêtre Recherche d’une facture
      3. Choisissez le type de recherche:

Date de la Recherche

          • Indiquez entre quelles dates vous désirez effectuer la recherche.

Recherche par Founisseur

          • Choisissez un fournisseur dans la liste ou cochez la case Tous les fournisseurs.

Recherche avec numéro de facture (facultatif)

          • Inscrivez le numéro de la facture recherchée
      1. Cliquez sur le bouton Rechercher
      2. Choisissez la facture appropriée dans la liste qui apparaît
      3. Cliquez sur le bouton Choisir.
  • Modifier une dépense
      1. Sélectionnez la facture apparue dans l’encadré du bas en double-cliquant dessus 

        NOTE Si plusieurs éléments apparaissent, c’est que votre facture compte plusieurs articles. Si vous souhaitez en modifier un en particulier, suivez plutôt la procédure appropriée dans les liens ci-dessous.
      2. Modifiez les éléments que vous souhaitez
      3. Enregistrez les modifications en cliquant sur la disquette
  • Supprimer une dépense
    1. Sélectionnez la facture apparue dans l’encadré du bas en double-cliquant dessus
    2. Cliquez sur le bouton Supprimer
    3. Enregistrez les modifications en cliquant sur la disquette

IMPORTANT Si vous avez dû annuler un débours pour effectuer une modification, n’oubliez pas de le refaire par la suite.

Une fois la transaction répétitive faite, vous vous rendez compte qu’il faut modifier quelque chose ou tout simplement supprimer la transaction. Voici comment procéder dans les deux cas.<ol=type a=””>

  • Modifier une transaction répétitive NON TRAITÉE
  1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Transaction répétitive.
  2. Sélectionnez la transaction répétitive concernée dans le menu déroulant situé à droite de la fenêtre sous la mention Identification de la transaction.
  3. Allez dans l’encadré du bas qui contient les divers éléments de l’écriture.
  4. Sélectionnez l’élément à modifier en cliquant dessus. La ligne devrait alors devenir bleue.
  5. Cliquez ensuite sur l’icône présentant un crayon de plomb à l’extrémité droite de l’encadré. L’élément de l’écriture devient alors éditable, modifiable.
  6. Enregistrez la modification en cliquant sur la disquette bleue présente au bout de la ligne, vis-à-vis la case Crédit.
  • Modifier une transaction répétitive TRAITÉE

Lorsque la transaction est traitée, cela crée une écriture au Journal Général. 
Exemple :

  • La transaction répétitive TEST est créée dans la Compagnie X
  • Cette transaction est traitée le 1er janvier 2008

Pour modifier la transaction, il faudra aller la trouver dans le Journal Général

    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Journal Général
    2. Sélectionnez la Compagnie X dans le menu déroulant
    3. Sélectionnez la transaction qui se nomme TEST en date du 1er janvier 2008 dans le menu déroulant de la section Identification de l’écriture.


NOTE

     La date de la transaction apparaît juste en dessous.
  1. Cliquez sur les montants à modifier
  2. Enregistrez chaque modification grâce à la disquette bleue située au bout de la ligne de modification des écritures
  3. Enregistrez et fermez

NOTE Seule cette transaction traitée sera modifiée

  • Supprimer une transaction répétitive
  1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Transaction répétitive.
  2. Sélectionnez la transaction répétitive concernée dans le menu déroulant situé à droite de la fenêtre sous la mention Identification de la transaction.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer, situé dans le haut de la fenêtre Transaction répétitive.
  4. Répondez OUI pour confirmer la suppression de la transaction.
  5. Fermez la fenêtre

IMPORTANT Supprimer une transaction répétitive ne supprimera pas les écritures déjà inscrites au Journal Général. En d’autres mots, si vous créez une transaction répétitive en septembre et que vous la supprimez en décembre, les écritures inscrites entre septembre et décembre resteront en vigueur.

Voici la procédure à suivre pour obtenir un historique des débours d’un ou de tous les fournisseurs. 

Obtenir l’historique des paiements

    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Débours, onglet Historique
    2. Critères de sélection
        • Sélectionnez le fournisseur visé dans le premier menu déroulant 

          NOTE : Pour voir les paiements de l’ensemble des fournisseurs, cochez la case Tous située à droite du menu déroulant


        • OU


      • Sélectionnez la carte de crédit concernée dans le second menu déroulant
    3. Date
      • Précisez la période pour laquelle vous souhaitez obtenir un historique en sélectionnant une date de début et une date de fin dans les menus déroulants appropriés
    4. Type de débours
      • Sélectionnez les cases correspondant aux types de paiements que vous souhaitez afficher



    L’historique des paiements apparaîtra alors dans l’encadré du bas.



Visualiser la dépense sélectionnée

    1. Cliquez sur le paiement visé dans l’encadré du haut 
      La dépense associée à ce paiement apparaîtra alors dans l’encadré situé dans le bas, à gauche.
    2. Cliquez sur la petite loupe munie d’un + située juste au-dessus du coin droit de l’encadré du bas



    1. La fenêtre Dépense ouvrira alors pour vous permettre de consulter les éléments de cette dépense

 

Cette procédure est utile dans les cas où les dépenses assumées par le concierge sont plus élevées que le montant de son loyer. 

La mise en situation suivante sera utilisée : 

  • Le loyer du concierge est de 500 $
  • Le montant des dépenses faites pour l’immeuble est de 1 000 $

 

  • Faire la facturation

 

    1. Vous devez faire la facturation comme à l’habitude. Pour plus de détails sur la façon de faire, consultez la procédure à cet effet en bas de page. 

 

  • Payer le loyer par la dépense

 

    1. Vous devez alors faire une facturation manuelle à la baisse. Pour plus de détails sur la façon de faire, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page. 



    1. Voici les éléments dont vous devrez tenir compte :
      • La facturation sera faite au bail du concierge
      • Le compte sélectionné sera celui du genre de dépense (ex. : 5050 – Entretien et réparations
      • Il s’agit d’une DIMINUTION de loyer

 

    1. Ainsi, la dépense a payé le loyer du concierge. Il restera alors un montant négatif dans la fenêtre perception, qui correspond au solde (total des dépenses – montant du loyer). 



  • Percevoir le loyer d’un autre locataire pour payer le concierge

 

      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception
      2. Sélectionnez le loyer d’un locataire dont le montant est proche du solde à payer au concierge
      3. Cliquez sur Depôt pour faire apparaître tous les choix de comptes
      4. Sélectionnez le compte 1050 – Petite caisse



      1. IMPORTANT : Vous devez percevoir le montant égal à la dépense si le total du ou des loyers est plus élevé que le montant de la dépense, vous devrez alors faire 2 perceptions : la première dans la petite caisse (du solde de la dépense) et la seconde dans le compte courant (pour le solde du loyer utilisé pour payer la dépense).
      2. Appuyez sur Percevoir
      3. Enregistrez

 

  • Payer le concierge avec l’autre loyer perçu
    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception
    2. Sélectionnez le loyer du concierge
    3. Cliquez sur Depôt pour faire apparaître tous les choix de comptes
    4. Sélectionnez le compte 1050 – Petite caisse
    5. Inscrivez le montant du solde en NÉGATIF (ex.: – 500 $)
    6. Cliquez sur Percevoir

Vous souhaitez payer un montant partiel de plusieurs factures. Voici un exemple concret accompagné de la procédure à suivre.

EXEMPLE : 

  • Fournisseur : Magex Technologies
  • Facture 1 : 1500 $
  • Facture 2 : 2000 $
  • Débours envisagé : 1750 $

NOTE Vous devez retenir que le logiciel ne peut pas deviner quel est le montant partiel que vous souhaitez débourser pour chaque facture. Il s’agit donc de préciser ces éléments.



  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Débours
  2. Sélectionnez le fournisseur concerné dans le menu déroulant
  3. Sélectionnez la première facture en cliquant dans la case appropriée
  4. Inscrivez le montant partiel que vous souhaitez débourser pour cette facture (ex. : 750 $) dans la case Montant payé
  5. Appuyez sur le bouton Modifier pour déduire ce versement du montant de la facture.
  6. Sélectionnez la seconde facture en cliquant dans la case appropriée
  7. Inscrivez le montant partiel que vous souhaitez débourser pour cette facture (ex. : 1 000 $) dans la case Montant payé
  8. Appuyez sur le bouton Modifier pour déduire ce versement du montant de la facture.
  9. Sélectionnez les deux factures en cliquant dans les cases appropriées
  10. Inscrivez le montant total du débour envisagé, soit 1 750 $ dans notre exemple, dans la case Montant payé
  11. Précisez les autres éléments du débour (date, mode de paiement, etc.)
  12. Cliquez sur le bouton Payer


NOTE : vous pouvez vérifier la transaction en allant consulter l’historique des débours.

Voici la procédure à suivre pour payer une carte de crédit utilisée pour payer les dépenses liées aux immeubles.

 

    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Débours, onglet Paiement de carte de crédit
    2. Sélectionnez la carte de crédit à payer dans le menu déroulant
    3. Précisez ensuite les informations suivantes :
        • Date du paiement
        • Mode de paiement utilisé
        • Compte dans lequel l’argent sera prélevé
        • Montant du paiement

      NOTE
         Les remarques sont facultatives

Pour connaître les détails des transactions, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton Détails situé à côté du montant Solde actuel.

  1. Cliquez sur Payer
  2. Confirmez le paiement en cliquant sur Oui

Une dépense peut se payer à deux endroits : dans la fenêtre dépense et dans la fenêtre débours. Voici les particularités des deux méthodes.

  • Payer par la fenêtre Dépense

Payez ici les dépenses qui ont déjà été payées ou celles pour lesquelles vous n’avez pas à vous soucier de payer comme dans le cas d’un paiement préautorisé.

Pour obtenir plus de détails sur la façon de procéder dans cette situation, cliquez sur le lien en bas de page menant à la procédure concernant l’entrée d’une dépense. Lorsque vous consulterez cette procédure, portez attention au point Payer tout de suite.

    1. Payer par la fenêtre Débours

Payez ici les dépenses pour lesquelles vous avez un délai de paiement.

Voici la procédure à suivre

Dans la fenêtre Dépense 

      1. Entrez votre dépense comme à l’habitude (pour plus de détails sur la marche à suivre, voir la procédure liée en bas de page)
      2. Sélectionnez le mode de paiement plus tard

Dans la fenêtre Débours 

      1. Allez dans le menu de gauche, comptabilité, débours, onglet Paiement de facture
      2. Sélectionnez le fournisseur à payer dans la liste déroulante
      3. Cochez la facture à payer dans l’encadré juste en dessous la facture à payer 

        NOTE : Si vous payez par chèque, vous pouvez les imprimer plus tard en suivant la procédure à cet effet en bas de page.
      4. Indiquez la date du paiement
      5. Choisissez le mode de paiement dans le menu déroulant
      6. Précisez le compte avec lequel la dépense sera payée
      7. Indiquez les débours faits

 

En un versement

        •  

 

        • Inscrivez dans la case Montant payé le montant de la facture
        • Cliquez sur le bouton Payer, situé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre

 

En plusieurs versements

        •  

 

        • Inscrivez le montant du premier versement dans la case Montant payé
        • Cliquez sur le bouton Modifier, situé juste à droite
        • Cliquez sur le bouton Payer, situé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre

NOTE : Si vous ne voyez pas la dépense à payer, vérifiez les éléments suivants

          • La dépense a-t-elle déjà été payé?
          • La dépense a-t-elle été enregistrée correctement (montant, date, fournisseur)?
          • Avez-vous sélectionné le bon fournisseur?

NOTE : Il est possible d’effectuer à l’avance les débours pour les versements ultérieurs. Vous n’avez qu’à modifier la date des débours et à refaire les étapes précédentes.

NOTE : Il est possible d’effectuer un versement partiel pour plus d’une dépense d’un même fournisseur. Pour avoir plus de détails sur la façon de faire, voir le lien approprié ci-dessous.

Voici la façon de payer une dépense avec l’argent perçu pour un loyer. 

  • Faire la facturation des loyers

 

    1. Vous devez faire la facturation comme à l’habitude. Pour plus de détails sur la façon de faire, consultez la procédure à cet effet en bas de page. 

 

  • Faire la perception du ou des loyers ayant servis à payer la dépense
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception
      2. Sélectionnez dans l’encadré de gauche le ou les loyers ayant été utilisés pour payer la dépense
      3. Cliquez sur Depôt pour faire apparaître tous les choix de comptes
      4. Sélectionnez le compte 1050 – Petite caisse



IMPORTANT :

      1.  Vous devez percevoir le montant égal à la dépense si le total du ou des loyers est plus élevé que le montant de la dépense, vous devrez alors faire 2 perceptions : la première dans la petite caisse (du montant de la dépense) et la seconde dans le compte courant (pour le solde).
      2. Enregistrez et fermez
  • Comptabiliser la dépense

 

    1. Entrez la dépense comme à l’habitude. Pour plus de détails à ce sujet, consultez la procédure à cet effet en bas de page. 



    1. Vous devrez porter attention à ces éléments : 

 

    • Une fois la dépense entrée, restez dans la fenêtre dépense
    • Dans la section Débours, choisissez le mode de paiement Comptant
    • Faites passer le paiement dans le compte 1050 – Petite caisse
    • N’oubliez pas d’enregistrer

Il peut arriver que vous ou quelqu’un d’autre paye une dépense de sa poche et qu’il souhaite ensuite être remboursé. Voici comment traiter ce genre de cas dans Proprio Expert. Ce genre de cas doit être traité à l’aide d’une carte de crédit créée au nom de la personne qui paye. 

Voici la procédure complète :

  • Entrer la dépense
  1. Créez une carte de crédit au nom de la personne qui a payé (pour plus de détails, voir le lien approprié en bas de page)
  2. Ajoutez la dépense comme à l’habitude jusqu’au moment de sélectionner le mode de paiement (pour plus de détails, voir le lien approprié en bas de page)
  3. Choisissez le mode de paiement Carte de crédit
  4. Sélectionnez la carte de crédit qui porte le nom de la personne
  5. Enregistrez et fermez



  • Rembourser la dépense à la personne
  • Payez la carte de crédit au nom de la personne (pour plus de détails sur la procédure à suivre, voir le lien approprié en bas de page)

Le traitement de ce cas s’effectue en trois étapes : spécifier le pourcentage admissible au remboursement de taxes, lier les taxes à des comptes du grand livre et inscrire le remboursement de taxes dans la comptabilité. 

  • Spécifier le pourcentage admissible au remboursement de taxes
      1. Allez dans le menu de gauche, Données/Immeuble dans l’onglet immeuble de l’immeuble concerné
      2. Décochez Calcul automatique dans la section Part commerciale en bas à droite
      3. Inscrivez le pourcentage de taxe remboursable
      4. Répétez les étapes 1 à 3 pour tous les immeubles admissibles au remboursement
  • Lier les taxes à des comptes du grand livre


IMPORTANT

    1.  Vous devez lier à des comptes de la charte seulement la ou les taxes pour lesquelles vous recevez un remboursement.
      1. Allez dans le Menu du haut/Comptabilité/Taxes…
      2. Dans Ordre de calcul, cliquez sur TPS pour sélectionner cette taxe
      3. Dans Comptes/Taxe perçue, inscrivez 2310 (TPS perçue sur les revenus) ou cliquez sur la loupe munie d’un plus pour sélectionner un autre compte
      4. Dans Comptes/Taxe payée, Inscrivez 2315 (TPS payée sur les achats) ou cliquez sur la loupe munie d’un plus pour sélectionner un autre compte
      5. Cliquez sur la disquette pour enregistrer. 

        IMPORTANT Si vous avez droit au remboursement de la TVQ, poursuivez avec les étapes 6 à 9 ou sinon, arrêtez ici.
      6. Dans Ordre de calcul, cliquez sur TVQ pour sélectionner cette taxe
      7. Dans Comptes/Taxe perçue, inscrivez 2340 (TVQ perçue sur les revenus) ou cliquez sur la loupe munie d’un plus pour sélectionner un autre compte
      8. Dans Comptes/Taxe payée, inscrivez 2345 (TVQ payée sur les achats) ou cliquez sur la loupe munie d’un plus pour sélectionner un autre compte
      9. Enregistrez et fermez
  • Inscrire le remboursement de taxes dans la comptabilité



    1. Pour plus de détails sur la façon de procéder, voir le lien ci-dessous.

 

Opérations bancaires

      • Le message «Certains de vos immeubles ne sont pas liés au compte bancaire…» vous évite d’effectuer des transactions dans le mauvais compte bancaire.

        Répondez NON à la question « Voulez-vous continuer? » afin d’éviter de faire des erreurs. Suivez les instructions présentes dans la procédure liée en bas de page afin de lier un compte bancaire existant ou d’en créer un nouveau.

Afin de représenter la réalité, un compte de type Banque de la charte comptable doit être lié à un compte bancaire. 

ATTENTION AUX COMPAGNIES DE GESTION La création d’un compte bancaire doit se faire à partir de la compagnie à laquelle appartient le compte. Vous devez quitter la compagnie de gestion pour entrer cette information à partir de la compagnie gérée concernée. 

  • Créer un compte bancaire
      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Opération bancaire, Compte bancaire
      2. Cliquez sur le bouton Ajouter
      3. Inscrivez le numéro de folio du compte
      4. Détaillez les informations de l’institution bancaire dans l’onglet Détails
  • Lier le compte bancaire à un compte du Grand Livre
      1. Restez dans l’onglet Détails, section Lien avec le Grand Livre
      2. Sélectionnez le compte du Grand Livre auquel vous voulez lier le compte bancaire à l’aide de la liste déroulante
      3. Appuyez sur la flèche verte pointant vers le bas pour lier le compte. Le compte du Grand Livre lié glissera alors dans l’encadré grisé.



      1. Pour modifier le compte lié, sélectionnez le compte dans l’encadré gris et cliquez sur la flèche verte qui pointe vers le haut. Répétez ensuite les étapes 2 et 3.
  • Lier le compte du Grand Livre à un ou des immeubles
      1. Allez dans l’onglet Immeubles
      2. Cochez les immeubles associés à ce compte
  • Indiquer les frais par défaut pour le compte lors d’un chèque sans fond
    1. Allez dans l’onglet Paramètres
    2. Inscrivez les montants désirés. Si vous facturez les deux types de frais au locataire, ils apparaîtront ensuite dans la fenêtre de Perception automatique.

Voici les deux possibilités.

    • Possibilité no 1 :

 

    • Le compte du Grand Livre n’est pas de classe 

Banque

    •  alors que seul un compte de ce type peut être lié à un compte bancaire. Voici comment vérifier.
      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Grand Livre, Comptes du Grand Livre
      2. Sélectionnez le compte que vous souhaitez lier à un compte bancaire en double-cliquant dessus
      3. Vérifiez si le rond « Banque » est sélectionné dans la section « Classe » située sous la disquette bleue munie d’un +. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez ce rond et cliquez sur le bouton Valider, situé dans le haut de la fenêtre, puis sur Fermer.
      4. Retournez à la fenêtre Compte bancaire : menu du haut, Comptabilité, Opération bancaire, Compte bancaire.

NOTE : Si vous n’aviez pas fermé la fenêtre, cliquez sur les deux flèches bleues (Rafraîchir) dans le haut de la fenêtre Compte bancaire.

 

    • Possibilité no 2 :

 

    Le compte du Grand Livre est probablement associé à un autre no de folio. Un compte du Grand Livre peut être associé à un seul no de folio à la fois.
    1. Vérifiez alors, pour chacun de vos comptes bancaires, que le compte recherché n’est pas déjà lié à un autre compte. C’est-à-dire qu’il ne devrait pas être présent dans l’encadré grisé en bas, à gauche de la fenêtre.

La conciliation d’une carte de crédit s’effectue de la même façon que celle d’un compte bancaire. Après avoir créé une carte de crédit, un menu déroulant additionnel apparaîtra dans la fenêtre Conciliation bancaire, juste sous le menu déroulant des comptes bancaires. Vous pourrez alors y sélectionner la carte de crédit à concilier.

Pour plus de détails sur la façon d’effectuer une conciliation, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.

  1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Carte de crédit
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter
  3. Donnez un nom à la carte de crédit. Cela peut être la marque (ex.: Master Card), le nom de l’institution ou d’une personne.
  4. Cliquez sur OK 
    NOTE Par défaut, le compte 2140 – Carte de crédit à payer devrait être inscrit dans la case Compte sommes à payer. Si vous souhaitez attribuer un autre compte de carte de crédit à payer à votre carte, inscrivez-le manuellement dans la case ou cliquez sur la loupe munie d’un + pour sélectionner le compte dans une liste.
  5. Enregistrez et fermez

Pour payer votre carte de crédit, veuillez suivre la procédure appropriée liée en bas de page.

Pour déconcilier une transaction, vous devez remonter à celle-ci en déconciliant d’abord les mois qui ont été conciliés par après. Voici la procédure à suivre pour déconcilier un mois et une autre pour déconcilier une transaction.

  • Déconcilier un mois
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Conciliation bancaire.
      2. Sélectionnez dans la liste déroulante le compte bancaire pour lequel la conciliation a été faite.
      3. Sélectionez la date de fin de l’état de compte à déconcilier dans la liste déroulante.
      4. Cliquez sur le bouton Déconcilier dans le bas de la fenêtre.

 

    1. Procédez de la sorte pour chaque mois concilié après celui où se trouve la transaction à déconcilier.
  • Déconcilier une transaction
    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Conciliation bancaire.
    2. Sélectionnez dans la liste déroulante le compte bancaire pour lequel la conciliation a été faite.
    3. Sélectionez dans la liste déroulante la date de fin de l’état de compte dans lequel se trouve la transaction à déconcilier.
    4. Cliquez sur Déconcilier si vous n’aviez concilié ce mois.
    5. Cliquez sur la transaction à déconcilier dans l’encadré du bas pour la sélectionner.
    6. Cliquez sur la flèche verte qui pointe vers le haut entre les deux encadrés pour faire passer la transaction dans l’encadré du haut.
    7. Cliquez sur la disquette bleue pour enregistrer la modification.

To delete a post-dated cheque or a pre-authorized payment

  1. Go in the top menu, Accounting, Collection, tab Post-dated cheque and pre-authorized payment
  2. Select in the upper left box the lease for which you want to delete the post-dated cheques
  3. Select the cheque (s) or pre-authorized payment (s) that you want to delete in the bottom
  4. Click on the icon Delete on the right of this box to delete undesired elements
  5. Click on the blue diskette at the top of the window to record modifications

Vous ne pouvez enlever une ou des perceptions d’un bordereau de dépôt si vous avez déjà fait la conciliation. Vous devez d’abord défaire celles-ci à rebours.

  • Trouver le numéro du bordereau
    1. Si vous ne savez pas le numéro de bordereau de la transaction, veuillez vous référer à l’historique de perception.
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Historique.
      2. Sélectionnez l’immeuble, le client ou le locataire concerné. Dans le cas d’un immeuble, vous pourrez préciser votre recherche par appartement et par bail.
      3. Précisez la période durant laquelle a eu lieu la perception (approximation).
      4. Sélectionnez la perception dans l’encadré de gauche.
      5. Regardez la 10e colonne, celle nommée Bordereau.
      6. Notez le numéro du bordereau et le numéro du compte qui apparaît dans la colonne suivante.


NOTE

    1.  Il ne devrait pas y avoir de X dans la 12e colonne, conciliation, puisque vous aurez déconcilié la transaction au préalable.
  • Enlever une transaction du bordereau
    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Bordereau de dépôt.
    2. Sélectionnez dans la liste déroulante le compte dans lequel a eu lieu le dépôt.
    3. Sélectionnez dans la liste déroulante le numéro de bordereau associé à la transaction.
    4. Cliquez sur le bouton Modifier dans le menu du haut de la fenêtre Bordereau.
    5. Précisez la période durant laquelle les perceptions sont prises en considération dans les cases Perception entre … et ….
    6. Repérez la transaction à enlever du bordereau.
    7. Décochez la transaction pour l’enlever du bordereau.
    8. Cliquez sur la disquette pour enregistrer la modification.


IMPORTANT Si vous avez défait des opérations, n’oubliez pas de les refaire.

Le bordereau de dépôt est utilisé lors d’un dépôt au comptoir ou au guichet de votre institution. Il vous permet aussi de garder des précisions au sujet de vos dépôts qui pourraient vous aider lors de votre conciliation. 

Vous devez d’abord avoir facturé et perçu vos locataires et vos clients si requis. 

Créer un bordereau de dépôt

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Bordereau de dépôt.
  2. Sélectionnez dans la liste déroulante le compte dans lequel vous déposerez les montants perçus. 

    NOTE :Si le logiciel vous indique qu’il manque un compte bancaire, veuillez vous assurer que les informations concernant vos comptes bancaires sont complètes. Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.
  3. Cliquez sur Ajouter, dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.

    Un nouveau bordereau est alors créé et la date d’aujourd’hui est prise en compte. Vous ne pouvez pas modifier le numéro du bordereau, mais il est possible de modifier la date du dépôt en cliquant sur le menu déroulant pour faire apparaître le calendrier.

  4. Précisez la période durant laquelle les perceptions seront prises en compte en modifiant les dates Perception entre … et …
  5. Cochez les perceptions à inclure dans ce bordereau.
  6. Allez dans l’onglet Espèces pour séparer le montant à déposer en espèces.
  7. Inscrivez le nombre de chaque billet dans les cases appropriées. À tout moment, vous verrez le montant restant à découper à droite sous la mention Espèces à découper.
  8. Enregistrez les modifications en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre.


Imprimer un Bordereau de dépôt

    1. A llez dans le menu de gauche, Comptabilité, Bordereau de dépôt.
    2. Cliquez sur le bouton « Rapport » situé dans le haut de la fenêtre (petite feuille blanche).
    3. Sélectionnez le compte du Grand Livre ainsi que le No du Bordereau à imprimer.
    4. Cliquez sur le bouton « Visualiser »

Pour obtenir un Bordereau détaillé (avec le nom des immeubles et les numéros d’appartement d’où proviennent les chèques), cochez la case Bordereau détaillé avant de visualiser./p>


Modifier un Bordereau de dépôt

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Bordereau de dépôt
  2. Sélectionnez dans le menu déroulant de droite No du Bordereau le bordereau que vous souhaitez modifier
  3. Cliquez sur le bouton Modifier dans le haut de la fenêtre
  4. Cochez ou décochez les transactions pour modifier le bordereau
  5. Enregistrez en cliquant sur la disquette bleue

La conciliation bancaire sert à vérifier les entrées dans Proprio Expert versus celles inscrites à votre relevé bancaire. 

Avant de commencer, voici quelques principes de base :

  • Vous ne pouvez pas concilier un mois si le mois précédent n’est pas concilié.
  • Vous ne pouvez pas déconcilier un mois si le mois qui suit est toujours concilié.
  • Le solde reporté est le solde de votre relevé bancaire précédent
  • Le solde de fin est le solde du relevé bancaire du mois courant

 

  • Créer une nouvelle conciliation
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Conciliation bancaire.
      2. Sélectionnez dans la liste déroulante le compte relié au compte bancaire à concilier.
      3. Cliquez sur Ajouter. Si le message suivant vous apparaît : « Le compte que vous voulez concilier n’est pas lié à un compte bancaire n’est pas concilié. Voulez-vous continuer? » Dites NON et référez-vous à la procédure liée ci-dessous.
      4. Indiquez la date de fin de l’état de compte.
      5. Cliquez sur OK pour poursuivre.
      6. Précisez la période durant laquelle les transactions sont prises en compte dans la section Affichage des transactions.
      7. Cochez la case grouper par bordereau et débours si vous souhaitez avoir ce type d’affichage.


NOTE

    1.  Les transactions non conciliées des mois précédents se reportent dans les transactions non complétées du mois en cours.
  • Faire la conciliation
      1. Inscrivez le solde reporté de votre compte dans la case Solde reporté dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.
      2. Inscrivez le solde de fin de votre compte bancaire dans la case Solde de fin dans le bas de la fenêtre.
      3. Sélectionnez dans l’encadré du haut la transaction qui apparaît aussi sur votre relevé bancaire.
      4. Cliquez sur la flèche verte qui pointe vers le bas pour faire passer la transaction dans l’encadré du bas, Complétées.
      5. Répétez cette étape pour toutes les transactions qui apparaissent à votre relevé bancaire.
      6. Cliquez sur Concilier lorsque le solde non résolu = 0


NOTE

    1.  Pour modifier l’affichage des transactions non complétées, cliquez sur la mention 

Agrandir/Minimiser

    1.  qui se trouve à droite de la fenêtre, entre les deux encadrés.

 

Lorsqu’un chèque a été spécifié comme étant sans fonds et que des frais ont été comptabilisés par le biais de la fenêtre Chèque retourné (Menu du haut Comptabilité, Chèque retourné, NSF).Pour modifier ou supprimer les frais, il faudra annuler la transaction, puis la refaire. 

NOTE La procédure à suivre dans le cas d’un chèque NSF devenu mauvaise créance est différente. Veuillez vous fier alors au lien ci-dessous.

  1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Chèque NSF
  2. Sélectionnez le chèque en question dans la liste de gauche
  3. Cliquez sur le bouton Supprimer (dans le coin en haut à gauche)
  4. Sélectionnez à nouveau le chèque en question dans la liste de gauche
  5. Indiquez le montant des frais dans les cases Frais bancaires et Frais d’administration. Dans le cas où aucun frais ne doivent être traités, indiquez 0 dans les cases appropriées.
  6. Vérifiez que toutes les informations soient exactes
  7. Cliquez sur Traiter

Il est possible de préciser le prochain numéro de chèque de la série à venir. Ainsi, le numéro inscrit dans la case Prochain no de chèque sera utilisé lors de l’enregistrement de la prochaine dépense payée par chèque et incrémenté de 1 à chaque chèque. 

Pour préciser le prochain numéro de chèque :

  1. Allez dans le menu Comptabilité, Opération bancaire, Compte bancaire, section Divers
  2. Inscrivez le numéro du prochain chèque dans la case Prochain no de chèque
  3. Enregistrez et fermez

NOTE : Le fait de préciser le numéro de chèque ne vous empêche pas de préciser un autre numéro de chèque manuellement lors du débours relié à une dépense. Advenant le cas, la série poursuivra son cours précédent, sans tenir compte de votre intervention.

Par exemple, vous êtes rendu au no de chèque 20, mais vous souhaitez réimprimer le chèque 3. Vous modifiez le numéro manuellement et imprimez votre chèque. Lorsque vous faites une autre dépense, le no de chèque reviendra à 20.

Voici les éléments que vous devriez vérifier si vous ne voyez pas une transaction dans la conciliation. 

  1. Est-ce qu’elle a été entrée dans le bon compte de banque? 

    Consultez l’historique de paiement (débours) pour vérifier le compte dans lequel est passé le paiement. Pour plus de détails sur la façon de faire, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page. 

    Si le compte n’est pas le bon, modifiez la dépense et le paiement pour conformer vos transactions à la réalité.
  2. Est-ce que vous consultez la conciliation du bon compte de banque? 

    Vérifiez en consultant le numéro de compte inscrit dans le menu déroulant de la section Compte situé en haut à gauche de la fenêtre conciliation
  3. Est-ce que la transaction a été entrée à la bonne date? 

    Consultez l’historique de paiement et apportez les modifications à la dépense et au paiement si cela est nécessaire.
  4. Est-ce que les dates d’affichage de la conciliation sont bonnes?

    Vérifiez la date de fin de l’état de compte ainsi que la section Affichage des transactions jusqu’au…
  5. Est-ce que la transaction a déjà été conciliée? 

    Vérifiez les conciliations antérieures

ATTENTION Vous ne pouvez pas supprimer une carte de crédit ayant déjà servi à effectuer un paiement. Pour y parvenir, vous devez d’abord supprimer la ou les dépenses et les paiements qui y sont liés. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez consulter les procédures à cet effet liées en bas de page.

Supprimer une carte de crédit

  1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Carte de crédit
  2. Sélectionnez la carte de crédit à supprimer dans l’encadré du bas
  3. Cliquez sur le bouton Supprimer situé dans le haut, à gauche de la fenêtre
  4. Cliquez sur OUI pour confirmer la suppression de la carte de crédit

La fenêtre Chèque postdaté et paiement préautorisé à utiliser apparaît lorsque le système détecte, lors de la perception, qu’il y a un chèque postdaté ou un paiement préautorisé préalablement enregistré qui peut être utilisé pour payer un loyer. 

Exemple : La facturation a été effectuée avant que vous ayez créé votre série de chèque ou de prélèvement.

  • Écritures en NOIR 
    Les Chèques postdatés (CP) ou les Paiements préautorisés (PPA) apparaissent en noir et sont déjà cochés lorsque la date du CP ou du PPA est inférieure ou égale à la date du loyer dû. 

    Exemple : Un chèque postdaté ayant la date du 15 février pourra servir à payer le loyer du 1er mars. 

    Si vous ne désirez pas utiliser ce chèque ou ce paiement pour payer le loyer inscrit dans la colonne Date de la facture, décochez la case vis-à-vis ce chèque.
  • Écritures en ROUGE 
    Si le CP ou le PPA porte la date du 1er février et que le loyer dû est daté du 1er janvier, le chèque ou le paiement en question apparaîtra en rouge et ne sera pas coché par défaut. C’est ainsi, car il est fort probable que le CP ou le PPA du 1er février serve à payer le loyer du mois de février et non celui de janvier. 

    En général, vous ne devez pas utiliser ce chèque. Si vous désirez le faire, cochez alors la case vis-à-vis le chèque en question.

Bien que l’utilisation d’une carte de crédit personnelle ne soit pas idéale, elle est tout de même possible dans Proprio Expert de la manière suivante.

NOTE : Cette procédure vous permet seulement de garder le compte des dépenses que vous avez effectué avec votre carte personnelle pour vos immeubles. Vous ne pourrez pas effectuer la conciliation de l’ensemble des transactions de votre carte de crédit.

  1. Créez un fournisseur à votre nom Ex.: Catherine Lamontagne.
  2. Créez une carte de crédit à votre nom Ex.: CC Catherine Lamontagne.
  3. Créez les dépenses comme à l’habitude.
  4. Payez les dépenses avec la carte de crédit à votre nom.
  5. Remboursez le solde de la carte de crédit en vous faisant un versement par chèque, par internet ou comptant.

Vous trouverez la procédure spécifique liée en bas de page pour chacune des étapes mentionnées ci-dessus.

Comptabilité

      • Une mise à jour a permis de rendre la charte de comptes plus flexible. Voici comment ajouter ou modifier un compte du Grand Livre.

        • Modifier les numéros de la charte de compte

        Il convient avant tout de modifier les numéros de la charte de compte pour que tout ajout ou modification futurs soit fait selon cette cotation. Par défaut, les numéros de compte sont les suivants :

         

            • 1000 à 1999 = Actif
            • 2000 à 2999 = Passif
            • 3000 à 3999 = Avoir
            • 4000 à 4999 = Revenus
            • 5000 à 5999 = Dépenses

        Pour modifier ces numéros par défaut pour qu’ils correspondent à votre charte comptable, veuillez effectuer les étapes suivantes :

            1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Grand Livre, Comptes du Grand Livre
            2. Cliquez sur Modifier les numéros, situé sous les numéros par défaut
            3. Modifiez les numéros pour chaque catégorie de compte
            4. Cliquez sur OK

         

        • Ajouter un compte dans votre charte de compte du Grand Livre
            1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Grand Livre, Comptes du Grand Livre
            2. Cliquez sur Ajouter pour vider les zones de texte
            3. Entrez le numéro du nouveau compte
            4. Entrez une description la plus représentative possible de la fonction du compte
            5. Choisissez la catégorie de votre compte



        NOTE

            1.  Remarquez la structure de la charte de compte. Elle représente les différentes catégories de compte. Si vous ne respectez pas la hiérarchie de la charte de compte, un message apparaîtra pour vous mentionner l’erreur dans la structure nouvellement modifiée et les comptes en erreur seront identifiés en rouge. 

         

            1. Précisez la Classe pour les catégories Compte ou Sous-compte de type Actif.



        NOTE

          1.  Pour ajouter un compte dans les choix de comptes liés à un compte bancaire, le nouveau compte doit être de classe Banque.
          2. Enregistrez en cliquant sur la disquette bleue avec un + vert à la droite de la description du compte

Vous pouvez approuver vos soldes de deux façons:

  • Via la fenêtre des soldes d’ouverture
      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Grand Livre, Soldes d’ouverture
      2. Assurez vous que tous les soldes sont entrés pour chaque compagnie et chaque immeuble concerné et ajoutez les soldes manquants si nécessaire
      3. Cliquez sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre pour approuver
      4. Lisez attentivement les questions posées et inscrivez OUI devant chaque affirmation lorsqu’elle est respectée
      5. Cliquez sur Confirmer
  • Via l’espace de travail

 

    1. Si vous commencez à travailler dans Proprio Expert et que vous n’avez pas approuvé vos soldes d’ouverture, le logiciel fera apparaître une fenêtre vous demandant si vous souhaitez les approuver. Cliquez OUI et suivez les instructions.

 

 

  • Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Dépôt remboursable, puis cliquez sur l’onglet Remboursement
  • Sélectionnez le dépôt non réclamé puis cliquez sur le bouton Remb. Non réclamé

 

 

Vous pouvez consulter ces taux à tout moment et associer les comptes de taxes perçues et payées. 

Consulter ou modifier les taux de taxe

  1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Taxe
  2. Cliquez sur la taxe concernée dans l’encadré du bas pour visualiser le pourcentage de celle-ci



Lier les taxes à des comptes de la charte comptable Pour plus de précisions à ce sujet, voir le lien ci-dessous.

Proprio Expert permet de répertorier les heures des employés par période de paie, de calculer les vacances, d’associer ces heures à un ou plusieurs appartements, immeubles ou compagnies et d’en conserver un historique. 

Répertorier les heures des employés

  1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Service de paie
  2. Ajoutez une paie en cliquant sur l’icône Ajouter
  3. Sélectionnez l’employé en cliquant sur son nom. Pour pouvoir entrer une paie, celui-ci doit posséder un numéro d’employé. Pour ajouter un numéro d’employé, référez-vous à la procédure Gérer une fiche employée.

Dans l’encadré Rémunération, vous pouvez inscrire les heures régulières, les bonus, les vacances ainsi que les fériés. Par contre, vous ne pouvez pas modifier le taux horaire à même cette fenêtre. Vous devez aller dans la fiche employée pour y apporter des modifications.


Associer les heures à un appartement/immeuble/compagnie
À partir de la fenêtre du Service de paie, vous pouvez associer un employé à un ou plusieurs appartements/immeubles/compagnies.

Transmettre une paie
Lorsque vous aurez inscrit toutes les informations relatives à la paie de vos employés, transmettez les fichiers à votre fournisseur de service de paie.

  1. Proprio Expert peut générer plusieurs paies en même temps. Cochez simplement les employés dont vous désirez produire les paies.
  2. Cliquez sur le bouton Transmettre. Note : Pour transmettre une paie, vous devez être connecté à votre service de paie. Référez-vous à la procédure Connexion au service de paie.
  3. Une fois la paie générée, elle est sauvegardée dans le répertoire principal de Proprio Expert sous le dossier /ProprioExpert/export_ceridian.

Consulter l’historique des paies
Une fois le fichier traité par votre fournisseur de paie, Proprio Expert importe les données en automatisant la saisie dans le Grand Livre. Voici la procédure pour consulter les écritures reliées aux paies.

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Grand Livre
  2. Choisissez les dates des périodes à consulter
  3. Vous pouvez consulter les salaires, les déductions et les charges ainsi que les avantages sociaux.

Cette procédure peut entre autres s’appliquer à l’hypothèque ou aux taxes.

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Journal général
  2. Choisissez l’immeuble ou la compagnie concernée
  3. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle écriture
  4. Identifiez l’écriture et précisez-en la date
  5. Fiez-vous à l’exemple suivant et adaptez-le à votre propre situation.
  6. Enregistrez et fermez



Ceci est un exemple à adapter à votre situation 

Retrait (1 500 $) du compte de la Caisse Populaire et dépôt dans le compte de la Banque Nationale : 

1060 Compte courant – Caisse Populaire au CRÉDIT 1 500 $
1061 Compte courant – Banque Nationale au DÉBIT 1 500 $ 

Retrait (1 500 $) du compte de la Banque Nationale et dépôt dans le compte de la Caisse Populaire : 

1060 Compte courant – Caisse Populaire au DÉBIT 1 500 $
1061 Compte courant – Banque Nationale au CRÉDIT 1 500 $

  1. Allez dans le menu du haut, comptabilité, part sociale des membres.
  2. Sélectionner le locataire
  3. Cliquez sur « Ajouter »
  4. Dans l’onglet « Saisie des données » inscrire le montant total des parts sociales à payer (les montants mensuel et total doivent être les mêmes).
  5. Entrez la date que la part sociale sera facturée dans la section « À comptabiliser le » .
  6. Inscrire la date d’inscription du locataire en tant que membre.
  7. Dans l’Étape 3, cochez « Non ».
  8. Cliquez sur « «Vérification »
  9. Cliquez sur l’onglet « Facturer maintenant ».

Voici la procédure à suivre pour faire un budget pour une compagnie ou pour un immeuble. Vous pourrez ensuite savoir en temps réel où vous en êtes. 

Créer un budget

    1. Allez dans le menu du haut, Annuel, Budget
    2. Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau Budget
    3. Étape 1 
      • Sélectionnez le type d’entité pour laquelle vous souhaitez faire un budget, soit une compagnie ou un immeuble
      • Précisez l’entité concernée dans le menu déroulant (ex. : Compagnie GDL)
      • Appuyez sur Suivant
    4. Étape 2 
      • Précisez la date de début de votre budget 
        Notez que la date de fin s’ajustera automatiquement en fonction de la durée du budget
      • Précisez la durée du budget (généralement 1 an)
      • Appuyez sur Suivant
    5. Étape 3 

      Trois options s’offrent à vous :
      1. Nouveau budget
      2. Budget basé sur les revenus et dépenses de l’année antérieure 
        Notez que Proprio Expert doit être utilisé depuis au moins un an pour obtenir un budget représentatif. 

        Vous n’avez alors qu’à préciser l’augmentation des revenus et des dépenses (%) ainsi que le type d’arrondissement à appliquer (ex.: au 10 $ près)
      3. Autre budget 
        Permet de sélectionner un budget antérieur, par exemple un budget créé pour un autre immeuble ou une autre compagnie 

        Vous n’avez alors qu’à préciser l’augmentation des revenus et des dépenses (%) ainsi que le type d’arrondissement à appliquer (ex.: au 10 $ près)

      • Sélectionnez le type de budget que vous souhaitez avoir et apportez les précisions nécessaires
      • Appuyez sur Créer


NOTE :

    1.  Le reste de la procédure est faite en fonction de la création d’un nouveau budget. 



    1. Sélectionnez le budget que vous souhaitez éditer dans le menu déroulant situé dans le haut de la fenêtre



    Par défaut, vous arrivez sur le panneau Revenus.
  1. Entrez les montants escomptés pour chaque type de revenu
  2. Cliquez ensuite sur le bouton Dépenses situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre. Vous passerez ainsi dans le panneau des dépenses
  3. Entrez les montants que vous souhaitez allouer pour chaque type de dépense
  4. Enregistrez vos modifications en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre


NOTE : Vous pourrez ensuite consulter l’état de votre budget en ouvrant la fenêtre budget et en cliquant sur le bouton Rapport situé dans la barre de menu du haut de la fenêtre. N’hésitez pas à explorer les types de rapport qui vous sont offerts.

Fermer votre année financière remet les revenus et les dépenses à zéro. Aussi, le profit ou la perte sera comptabilisée au compte Bénéfices non répartis. 

IMPORTANT Une fois fermée, votre année financière ne sera plus éditable/modifiable. C’est pourquoi chaque étape de la présente procédure est importante.

  • Vérifier les conciliations bancaires
      1. Assurez-vous que vos conciliations bancaires sont en ordre (Voir procédure liée)
  • Fermer l’année
    1. Faites une copie de sécurité (Voir procédure liée) 

      NOTE : Cette copie de sécurité vous permettra d’accéder ultérieurement à cette année financière, ou sinon, l’opération est irréversible dans le logiciel.
    2. Allez dans le menu du haut, Annuel, Fermeture d’année
    3. Cliquez sur OK pour confirmer le choix de la compagnie pour laquelle vous souhaitez fermer l’année
    4. Suivez les instructions inscrites dans la fenêtre
    5. Précisez la date de fermeture de votre année (ex. : 31 décembre 2008) 

      NOTE : Votre nouvelle période financière commencera la date suivante, c’est-à-dire, pour l’exemple précédent, le 1er janvier 2009
    6. Cliquez sur OK
  1. Allez dans Menu du haut, Rapports, Comptabilité, Grand Livre.
  2. Sélectionnez tous les immeubles.
  3. Cochez l’onglet « Grouper les répartitions ».

Obtenir le relevé bancaire

  • Le relevé bancaire doit être en format OFX.
  • Contacter votre institution bancaire afin que celle-ci vous fournisses le bon fichier.

Dans Proprio Expert

  • Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Conciliation bancaire puis cliquez sur Importer
  • Choisir le relevé désiré

La conciliation sera ensuite faite automatiquement dans Proprio Expert

Pour entrer vos soldes d’ouverture, vous devez d’abord vous interroger sur le type de gestion que vous souhaitez privilégier. Vous serez ainsi en mesure de déterminer si vous entrez les soldes d’ouverture pour la compagnie seulement (dans le cas où les immeubles sont consolidés) ou encore pour la compagnie ainsi que pour chacun des immeubles.

  • Inscrire ses soldes d’ouverture
      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Grand Livre, Soldes d’ouvertures… 

        NOTE Si le choix Soldes d’ouvertures n’est pas présent, c’est que vos soldes ont déjà été approuvés. Pour plusieurs opérations, Proprio Expert vous demande si vous souhaitez approuver vos soldes d’ouverture.

        Si vous avez cliqué sur oui par inadvertance, il se peut que vous les ayez approuvé sans vous en rendre compte. Le choix disparait alors du menu.Pour remédier à la situation, vous devrez inscrire manuellement les écritures nécessaires au Journal Général. L’aide d’un comptable peut alors être nécessaire.



      1. Sélectionnez dans le menu déroulant la compagnie ou l’immeuble pour lequel vous souhaitez inscrire les soldes d’ouverture
      2. Précisez la date de prise en effet du solde 

        NOTE Vous devez ici péciser la date à laquelle vous souhaitez considérer votre comptabilité dans le logiciel. Si vous désirez concerver vos données rétroactivement, vos soldes d’ouverture devront refléter cette réalité.
      3. Cliquez sur un compte de la liste pour le sélectionner 

        NOTE Seulement les comptes d’Actif, de Passif et d’Avoir (1000 à 3999) sont nécessaires dans le cas où vous débutez votre année avec Proprio Expert. Dans le cas contraire, vous devez inscrire les montants également dans les comptes de Revevenus et de Dépenses (4000 à 5999).
      4. Inscrivez le solde au débit ou au crédit 

        NOTE Vous trouverez les données à écrire dans votre Bilan ainsi que dans vos États financiers.
      5. Enregistrez l’écriture en cliquant sur la disquette bleue au bout de la ligne
      6. Répétez l’opération pour chacun des comptes ayant un solde 

        NOTE Il n’est pas obligatoire d’inscrire tous les soldes d’un seul coup. Vous pouvez commencer à les inscrire et y revenir par la suite. Dans ce cas, ne cliquez pas sur la disquette bleue du haut, car cela approuverait vos soldes.

 

    1. Au besoin, répétez les étapes précédentes pour les autres compagnies et immeubles concernés. 



NOTE :

    1.  Pour inscrire des cas spécifiques liés à l’entrée des soldes d’ouverture, veuillez consulter les procédures à cet effet liées en bas de page.

 

L’apport des propriétaires est un montant d’argent injecté aux fonds de roulement de l’immeuble par les propriétaires. Il doit être inscrit au Journal Général à l’aide d’une écriture comptable.

L’écriture suivante est donnée à titre indicatif seulement et peut ne pas convenir à votre situation. Nous vous recommandons de contacter votre comptable pour obtenir plus de détails sur l’écriture à faire.

Exemple d’écriture au journal général 

                                                        Dt               Ct 

3010 – Apport des propriétaires                         1 000 $ 
1060 – Compte courant                 1 000 $

Voici la procédure à suivre lorsque vous avez des loyers à recevoir au moment d’entrer vos soldes d’ouverture dans le logiciel. En suivant les étapes suivantes, vous pourrez effectuer le suivi des loyers avec solde dû. 

Inscrire un loyer à recevoir dans les soldes d’ouverture

  1. N’inscrivez rien dans le compte 1200 – Loyers à recevoir de vos soldes d’ouverture
  2. Faites la facturation manuelle des locataires concernés 

    De cette façon, vous saurez qu’ils vous doivent encore des montants. Pour plus de détails sur la facturation manuelle, veuillez consulter le lien à cet effet situé en bas de page. 

  3. Inscrivez dans le solde d’ouverture le montant (ex.: 500 $) au débit dans le compte 4010 – Revenus de loyer 

    Cela permet d’annuler l’entrée dans la facturation automatique. Ainsi, vous indiquez au logiciel que les 500 $ que vous recevrez ne seront pas considérés dans l’année financière en cours, mais dans la précédente. Cette étape est nécessaire afin d’avoir les revenus de loyer réels pour cette année financière. 

  4. Effectuez la perception pour le locataire. 
    Pour plus de détails sur les étapes à suivre, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page

Inscrire une dépense impayée dans les soldes d’ouverture 

  • Entrer la dépense du fournisseur



    1. Entrez la dépense du fournisseur concerné en date de la première journée de l’année financière (ex. : 1er janvier) 



    1. Veuillez consulter la procédure pour entrer une dépense liée en bas de page pour plus de détails sur la marche à suivre 



    1. L’écriture comptable qui apparaîtra dans votre grand livre sera de ce type : 



    1.                                                     Dt          Ct 

 

    1. 2100 – Fournisseur à payer                         500 $ 

 

    1. 5050 – Entretien et réparation         500 $ 

 

  • Inscrire la dépense dans les soldes d’ouverture



    1. Inscrivez 500 $ au crédit dans le compte 5050 – Entretien et réparation 



    1. Ceci indique au logiciel que les 500 $ que vous allez payer ne seront pas comptabilisé dans cette année financière, mais dans la précédente. 



    1. Pour équilibrer l’écriture, vous devrez aussi ajouter le montant au débit dans le compte fournisseur 2100. 



NOTE :

    1.  Pour obtenir plus de détails sur la façon d’inscrire un élément dans les soldes d’ouverture, veuillez consulter la procédure sur l’entrée des premiers soldes d’ouverture liée en bas de page.
  • Effectuer le paiement



    1. Pour plus de détails sur les étapes à suivre, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page. 



    1. L’écriture qui sera inscrite dans votre grand livre sera la suivante : 



    1.                                                     Dt          Ct 

 

    1. 2100 – Fournisseurs à payer         500 $ 

 

    1. 1060 – Compte courant                               500 $

 

Si vous devez tenir compte des taxes payées et perçues, vous devez lier les comptes de taxes à leur taxe respective.

  1. Lier les comptes de TPS
    • Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Taxe
    • Cliquez sur TPS
    • Assurez-vous que le pourcentage indiqué est correct. Sinon, modifiez-le.
    • Allez dans la section Compte, vis-à-vis Taxe perçue

      Si vous utilisez la charte par défaut, inscrivez 2310, qui correspond au compte TPS perçue sur les revenus.

      Si vous utilisez votre propre charte, cliquez sur la loupe située à droite de la case pour sélectionner le compte approprié dans votre charte.

    • Allez dans la section Compte, vis-à-vis Taxe payée

      Si vous utilisez la charte par défaut, inscrivez 2315, qui correspond au compte TPS payée sur les achats.

      Si vous utilisez votre propre charte, cliquez sur la loupe située à droite de la case pour sélectionner le compte approprié dans votre charte.

  2. Lier les comptes de TVQ
    • Cliquez sur TVQ dans l’encadré du bas
    • Assurez-vous que le pourcentage indiqué est correct. Sinon, modifiez-le.
    • Allez dans la section Compte, vis-à-vis Taxe perçue

      Si vous utilisez la charte par défaut, inscrivez 2340, qui correspond au compte TVQ perçue sur les revenus.

      Si vous utilisez votre propre charte, cliquez sur la loupe située à droite de la case pour sélectionner le compte approprié dans votre charte.

    • Allez dans la section Compte, vis-à-vis Taxe payée

      Si vous utilisez la charte par défaut, inscrivez 2345, qui correspond au compte TVQ payée sur les achats.

      Si vous utilisez votre propre charte, cliquez sur la loupe située à droite de la case pour sélectionner le compte approprié dans votre charte.

  • Le message d’erreur suivant apparaît : Traitement impossible. La transaction est située dans une période financière fermée
    • Vérifiez que l’année financière de la compagnie de gestion est en vigueur (Voir menu du haut, annuel, période financière)
    • Vérifiez au même endroit que l’année financière de chaque compagnie gérée est en vigueur



NOTE

     Pour plus de détails sur la procédure à suivre pour ajuster la période financière, voir la procédure à cet effet liée en bas de page.
  • Le message suivant apparaît : Votre période financière est bientôt terminée. (…)
    • Cliquez sur OUI pour modifier immédiatement la période financière. 



NOTE

     Pour plus de détails sur la procédure à suivre pour ajuster la période financière, voir la procédure à cet effet liée en bas de page.
  • L’avertissement que votre période financière apparaît, mais lorsque vous vérifiez les dates, celle-ci est encore en vigueur pour un bon moment.
    Vérifiez la date de votre ordinateur.
    1. Allez dans le coin inférieur droit de votre écran
    2. Double-cliquez sur l’heure
    3. Modifiez la date

Chaque opération possède sa propre procédure comme vous le constaterez ici. 

Modifier un budget

  1. Allez dans le menu du haut, Annuel, Budget
  2. Sélectionnez le budget à modifier dans le menu déroulant
  3. Modifiez les montants que vous souhaitez changer dans le panneau Revenus, puis dans celui Dépenses
  4. Enregistrez et Fermez


Supprimer un budget

  1. Allez dans le menu du haut, Annuel, Budget
  2. Sélectionnez le budget à modifier dans le menu déroulant
  3. Cliquez sur le bouton Supprimer situé dans le haut de la fenêtre, à gauche
  4. Cliquez sur OUI pour confirmer la suppression du budget sélectionné

On ne peut pas appliquer un paiement plus élevé que le montant dû sur la carte à partir du module débours, paiement de carte de crédit. Il faut plutôt procéder de cette façon:

 

1-Entrer une dépense dans un compte de Grand Livre que vous aurez choisi ou créé (exemple: Carte de crédit payée d’avance) du montant du crédit que vous voulez appliquer et la payer par carte de crédit (le montant doit être inscrit en négatif dans la case montant).

 

2-Enregistrer une autre dépense (et non un article) avec le même Compte (exemple: Carte de crédit payée d’avance), mais cette fois avec un montant positif et payé de la façon que votre carte de crédit a été payée (exemple: Internet).

 

De cette façon, le solde de votre carte apparaîtra en négatif et vous aurez la possibilité de concilier le montant payé. Le compte de charge sera retombé au solde initial et n’a été utilisé que pour la manipulation permettant d’arriver à ce résultat.

Voici les étapes pour payer un acompte pour un fournisseur sans avoir reçu de facture:

 

1-Entrer une dépense pour le fournisseur en question avec numéro de facture (exemple: Janvier 2015). Vous devez entrer le compte charges payées d’avance dans la case appropriée. Ensuite, vous entrez le montant de l’acompte et payez de la façon désirée.

 

2-Enregistrer une autre dépense (et non un article) avec le compte de charge appropriée (exemple: Peinture). Vous devez entrer un autre article par la suite en négatif pour prendre en considération l’acompte dans le montant restant à payer. Vous pouvez effectuer le paiement de la balance avec le mode de paiement désiré par la suite.

Cette procédure présente certaine des questions qui nous sont le plus fréquemment posées au sujet des rapports du grand livre.

  • Traiter le message : Chevauchement de deux périodes financières


Mise en situation

    • Vous explorez les rapports du grand livre. Vous demandez des informations pour l’année précédente (ex. : 2008). Le logiciel vous indique alors que vous chevauchez 2 années et vous demande changer les dates. 



Solution

    • Avant de visualiser le rapport du grand livre, dans la section Paramètres, vous devez préciser la période couverte par le rapport. Cette période ne doit pas chevaucher deux périodes financières. Pour connaître celles-ci allez dans le menu du haut, Annuel, Période financière.
  • Visualiser le grand livre d’une période financière passée

 

    • Avant de visualiser le rapport du grand livre, dans la section Paramètres, vous devez préciser la période correspondant à la période financière passée. (ex. : 01-01-2007 au 31-12-2007)
  • Connaître la signification de la mention GROUPE

 

    • La notion de GROUPE facilite les vérifications comptables en agissant comme un contenant permettant de regrouper les écritures semblables. Par exemple, si six écritures sont identifiées au même groupe, elles seront regroupées en une seule écriture au Journal Général.

 

S’il vous arrive de percevoir un montant en surplus, vous aurez le choix de l’utiliser plus tard (il sera alors déduit du prochain montant à percevoir) ou encore de le rembourser au locataire en argent ou en chèque.

La procédure suivante vous indique comment rembourser le montant perçu en trop.

L’exemple est basé sur les éléments suivants :

  • Le loyer est de 500 $
  • La perception faite était de 505 $
  • Indiquer la facturation faite en surplus
      1. Faites une facturation manuelle de 5 $ à la hausse pour ensuite pouvoir indiquer au logiciel la perception faite en trop. Pour plus de détails sur la façon de faire, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.
      2. Faites une facturation manuelle à la baisse de 5 $ pour pouvoir indiquer au logiciel le remboursement qui sera fait.
  • Inscrire le remboursement
    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception
    2. Sélectionnez le loyer concerné dans l’encadré de gauche
    3. Percevez – 5 $ (NÉGATIF) en même temps que d’autres perceptions

Après avoir fait cette procédure, le bordereau de dépôt, la conciliation bancaire et les états financiers seront corrects. Vous n’aurez pas à écrire au Journal général et tout sera clair dans le dossier du locataire.

Voici un exemple concret et très détaillé.

L’exemple est basé sur les éléments suivants :

  • Le loyer 101 est de 500 $
  • Le loyer 102 est de 400 $
  • Le chèque reçu pour le 101 est de 896,02 $
  • Le 102 a payé en argent comptant.
  1. Faites la facturation automatique normalement.
  2. Faites une facturation manuelle à la hausse de 396.02 $ dans le compte 4010 (ou un autre compte, peu importe). Ce montant correspond à la différence entre le prix du loyer et le montant perçu.
  3. Percevez en même temps les deux montants, soit celui de 500 $ et celui 396.02 $ pour inscrire UN seul chèque de 896.02 $.
  4. Faites une facturation manuelle à la baisse de 396.02 $ dans le compte 4010 (ou un autre compte, peu importe mais le même qu’à l’étape 2).
  5. Percevez le loyer 102 en cochant à la fois la facturation automatique du 102 à 400 $ et la facturation manuelle à la baisse du 101 à -396,02$. Donc percevoir 3.98$ comptant.

Voici la procédure vous permettant de sortir le bilan d’un immeuble vendu. 

L’opération s’effectue en trois étapes :

  • Annuler temporairement la vente

 

    1. Pour annuler temporairement la vente de l’immeuble, il faut afficher les immeubles vendus. Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.
  • Générer le bilan
      1. Allez dans le menu de gauche, Rapports, États financiers
      2. Faites les sélections appropriées dans la partie de gauche
      3. Sélectionnez le point Bilan dans la partie de droite
      4. Cliquez sur Visualiser
  • Refaire la vente de l’immeuble

 

    1. Pour plus de détails sur la façon de vendre un immeuble, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page

 

Exécuter cette procédure supprime la comptabilité de TOUTES LES COMPAGNIES tout en laissant les autres données intactes. Voici comment procéder.

    1. Faites une copie de sécurité. Pour plus de détails, voir en bas de page la procédure liée à cette opération.
    2. Allez dans le menu du haut, Fichier,Base de données
    3. Cochez la case « Expert seulements »

ATTENTION! Cliquer sur d’autres liens pourrait nuire à l’utilisation du logiciel.

  1. Allez dans Fonctions avancées
  2. Cliquez sur Supprimer la comptabilité
  3. Dites OUI pour supprimer toute la comptabilité
  4. Cliquez sur OK pour terminer l’opération

Certains numéros de comptes ne peuvent pas être modifiés ou supprimés. Pour les autres, voici comment les modifier ou les supprimer.

  • Supprimer un compte

 

    Les comptes supprimables sont marqués d’un X dans la colone Modifiable. De plus, aucun montant doit avoir été attribué à ce compte.
    1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Grand Livre, Comptes du Grand Livre
    2. Sélectionnez le compte modifiable en cliquant dessus
    3. Supprimez le compte en cliquant sur le bouton Supprimer dans le haut de la fenêtre
    4. Enregistrez la suppression en cliquant sur la disquette Valider dans le haut de la fenêtre

Vous pourrez continuer à entrer vos transactions en allongeant votre période financière de quelques mois. Voici comment :

  1. Allez dans le menu du haut, Annuel, Période financière
  2. Sélectionnez la compagnie pour laquelle vous voulez modifier la période financière dans la liste de l’encadré du bas.
  3. Modifiez la date de fin de période à l’aide du calendrier au haut de la fenêtre
  4. Appuyez sur la petite disquette à la droite de la date de fin.
  5. Assurez-vous que la date dans la liste du bas a été modifiée


Plus tard, vous pourrez décider de fermer votre année au 31 décembre de l’année précédente.

Les écritures au Journal Général permettent de traiter des cas particuliers comme une transaction ponctuelle ou encore une écriture de correction. L’équipe de Magex Technologies n’est pas habilitée à vous donner des écritures précises, vous devrez alors vous référer à votre comptable en cas de doute. Voici cependant comment utiliser le module. 

NOTE POUR LES COMPAGNIES DE GESTION Il est possible d’écrire au Journal Général d’une compagnie gérée à partir de l’interface de la compagnie de gestion. Vous n’avez qu’à associer l’écriture à la compagnie gérée.

  • Ajouter une écriture
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Journal Général
      2. Sélectionnez le rond Immeuble ou Compagnie selon que l’écriture soit attribuée à l’un ou à l’autre
      3. Sélectionnez dans le menu déroulant l’immeuble ou la compagnie concerné
      4. Cliquez sur le bouton Ajouter 

        NOTE Dans le cas de la sélection d’une compagnie, une fenêtre de confirmation apparaîtra pour éviter toute erreur. Après avoir validé l’information (ex. : le nom de la compagnie), cliquez sur OK.
      5. Donnez un nom à l’écriture permettant de l’identifier facilement par la suite
      6. Précisez la date à laquelle l’écriture doit être considérée
      7. Approuvez les informations en cliquant sur OK
      8. Entrez les divers éléments de l’écriture dans les cases correspondantes :
        • Numéro de compte (entré manuellement ou sélectionné dans la liste grâce à la loupe munie d’un +) 

          NOTE : Certains comptes ont été volontairement omis de la liste de compte, puisqu’ils sont habituellement réservés pour inscrire les soldes d’ouverture. Si vous souhaitez tout de même écrire à l’un de ces comptes, vous n’avez qu’à en entrer le numéro manuellement.
        • Identification de l’élément de l’écriture
        • Montant au débit ou au crédit
      9. Enregistrez l’élément de l’écriture en cliquant sur la petite disquette bleue au bout de la ligne
      10. Répétez l’opération précédente pour chaque élément de l’écriture
      11. Enregistrez l’écriture dans son entier en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre et fermez
  • Modifier un élément de l’écriture
      1. Sélectionnez l’écriture à modifier dans le menu déroulant de la section Identification de l’écriture
      2. Sélectionnez l’élément de l’écriture à modifier en cliquant dessus
      3. Appuyez sur l’icône représentant un crayon de plomb, situé à la droite de l’encadré
      4. Modifiez le champ concerné
      5. Enregistrez la modification en cliquant sur la disquette bleue située au bout de la ligne
  • Supprimer UN ÉLÉMENT de l’écriture
      1. Sélectionnez l’écriture concernée dans le menu déroulant de la section Identification de l’écriture
      2. Sélectionnez l’élément de l’écriture à supprimer en cliquant dessus
      3. Appuyez sur l’icône représentant un tableau barré d’un X rouge, situé à droite de l’encadré
      4. Remplacez l’élément de l’écriture si nécessaire
  • Supprimer l’ÉCRITURE
      1. Sélectionnez l’écriture à supprimer dans le menu déroulant de la section Identification de l’écriture
      2. Appuyez sur le bouton Supprimer dans le haut de la fenêtre Journal Général. L’icône ressemble à une feuille de papier avec un x rouge.
      3. Enregistrez et fermez
  • MASQUER les écriture des périodes financières PASSÉES
    1. Allez dans le menu du haut dans Proprio Expert, Fichier, Paramètres
    2. Cochez la case Ne pas afficher les écritures de la fenêtre Journal général provenant d’une période financière fermée
    3. Cliquez sur OK

Vous pourrez modifier la date de début et la date de fin de votre période financière tant que vous n’aurez pas commencé votre comptabilité.

Une fois votre comptabilité commencée, vous pourrez seulement modifier la date de fin.

Pour vérifier votre période financière :

    allez dans le menu du haut, Annuel, Période.

L’onglet ouvert par défaut est Annuel. Comparé à la gestion mensuelle des périodes financière, celle faite sur l’année est plus simple à gérer tout en étant plus flexible, car vous pourrez modifier les données des mois antérieurs jusqu’à la fermeture de votre année.

Pour ajuster les dates de la période financière :

  • Allez vis-à-vis la compagnie concernée dans l’encadré du bas. S’il n’y en a qu’une, passez cette étape.
  • Cliquez le coin de la boîte de la date à modifier pour faire apparaître le calendrier.
  • Naviguez à travers le calendrier pour trouver la bonne date.
  • Cliquez sur la date pour la sélectionner.
  • Appuyez sur la disquette bleu au bout de la ligne pour sauvegarder votre sélection.

Rapports

      • Cette fonction peu connue est utile pour pouvoir apporter des modifications dans la structure de vos rapports.

        1. Sélectionnez le rapport ou la lettre souhaitée.
        2. Cliquez sur le bouton Visualiser
        3. Allez dans le menu du haut
        4. Cliquez sur l’icône présentant une disquette et une page blanche, juste à gauche de l’icône imprimante
        5. Sélectionnez l’endroit où vous souhaitez enregistrer le document.
        6. Nommez le document dans le champs Nom du fichier (File name)
        7. Sélectionnez le format dans la liste déroulante juste en dessous.
        8. Cliquez sur Enregistrer (Save)

        Vous pourrez ensuite aller travailler dans votre fichier à l’extérieur du logiciel.

Pour imprimer les opérations au Grand Livre, il faut d’abord générer le rapport qui les regroupe. Par la suite, vous pourrez procéder de la même façon qu’avec tout type de rapport

  • Générer le rapport des opérations du Grand Livre
      1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Grand Livre, Grand livre…
      2. Cliquez sur l’icône Rapport représentée par une feuille blanche dans le menu du haut de la fenêtre Grand Livre
      3. Cochez le ou les immeubles pour lesquels vous voulez les informations. 
        NOTE Si les écritures sont attribuées à une compagnie, cochez la case Affecté à la compagnie située dans la section Paramètres au bas de la fenêtre.
      4. Choisissez ensuite le ou les comptes contenant les transactions à imprimer


NOTE

      1.  Pour faciliter votre recherche, cochez le ou les types de compte appropriés (Actif, Passif, Avoir…)
      2. Précisez la période de temps prise en compte dans la section Paramètres dans le bas de la fenêtre
      3. Précisez si vous souhaitez afficher les écritures de correction en cochant la case appropriée aussi dans les sections Paramètres
      4. Cliquez sur Visualiser pour voir le rapport
  • Imprimer le rapport
    1. Cliquez sur l’icône représentant une imprimante dans le coin supérieur gauche de la nouvelle fenêtre.

Cette procédure vous permet d’envoyer rapidement par courriel vos rapport en format *.pdf.

  1. Sélectionez le rapport ou la lettre souhaitée.
  2. Cliquez sur le bouton Visualiser.
  3. Allez dans le menu du haut.
  4. Cliquez sur l’icône présentant une enveloppe, juste à ladroite des autres icônes.

    Une fenêtre de rédaction de votre éditeur de courriel par défaut s’ouvrira alors avec le docuement en pièce jointe.
  5. Remplissez et envoyez le courriel comme à l’habitude.

La procédure suivante vous indique comment obtenir votre rapport de taxes à l’aide de Proprio Expert. Avant tout, vous devrez avoir :

  • lié chaque taxe à un compte de la charte de compte
  • inscrit des dépenses dans votre comptabilité


Pour avoir plus de détail à ce sujet, veuillez consulter les procédures à cet effet liées en bas de page. 

Générer son rapport de taxes

  1. Allez dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Rapport de taxes
  2. Sélectionnez le type de rapport désiré, soit sommaire ou détaillé
  3. Précisez les paramètres à considérer en terme de revenus/dépenses
  4. Indiquez la période qui doit être couverte par le rapport de taxes
  5. Cochez la ou les taxes à prendre en compte
  6. Cliquez sur Visualiser


Vous trouverez des liens en bas de page vous indiquant les diverses options liées à l’impression, à la sauvegarde et à l’envoi des rapports. 
Pour de l’information supplémentaire sur les taxes, consulter les documents suivants :

  1. Renseignements généraux sur la TVQ et la TPS/TVH
  2. La TVQ, la TPS et les immeubles d’habitation

Bien que Proprio Expert ne calcule par automatiquement les déductions, vous pouvez adopter certaines pratiques qui vous faciliteront la tâche en fin d’année.

Attribuer les dépenses par appartement lorsqu’il s’agit de dépenses spécifiques à l’un d’eux.
Attribuer les dépenses à l’immeuble lorsqu’elles concernent l’ensemble des appartements.
Générer le rapport Dépenses par appartement en fin d’année afin de faciliter vos calculs.

Voici comment obtenir un rapport qui présente pour chaque appartement le nom et le numéro de téléphone du locataire ainsi que de la personne ressource à contacter au besoin.

  • Allez dans le menu du haut de Proprio Expert, Rapports, Renseignements, Locataire
  • Sélectionnez le rapport Locataires et contacts par imm. (ordre app)
  1. Allez dans le menu de gauche, Divers, Lettres et avis.
  2. Sélectionnez dans le menu déroulant le type de lettre souhaité (ex. : Avis de renouvellement.

    Note : Si vous n’avez jamais créé de nouveau modèle, suivez la procédure à cet effet liée en bas de page. C’est la seule façon de modifier la taille de la police.
  3. Trouvez dans le menu d’édition la lettre A qui est située à la gauche de la dernière icône représentée par une palette de peintre.
  4. Cliquez sur cette icône pour ouvrir la fenêtre de modification de la police.
  5. Modifiez la taille de la police à la troisième colonne.
  6. Cliquez sur OK pour accepter
  7. Enregistrez les modifications faites à la lettre ou à l’avis en cliquant sur enregistrer

Vous pouvez également modifier les autres propriétés du texte comme la couleur, la police ainsi que les mises en relief.

Imprimer la liste des matériaux nécessaires à vos travaux à partir de Proprio Expert.

  1. Allez dans le menu du haut, Rapport, Divers, Travaux.
  2. Sélectionnez l’immeuble, l’appartement et le travail. Vous pouvez sélectionner plus d’un travail.
  3. Dans l’encadré Choix du rapport, sélectionnez Bons de commande, puis cliquez sur Visualiser.
  4. Si vous avez choisi plusieurs travaux, vous pouvez visionner les différents bons de commande en cliquant sur les flèches en haut à gauche de la fenêtre de visualisation.
  5. Pour imprimer vos bons de commande, cliquez sur l’icône d’impression située dans la fenêtre de visualisation.

Il est possible d’imprimer l’agenda sous forme de rapport. Voici comment faire :

  1. Allez dans le menu du haut, Rapport, Divers, Autres
  2. Sélectionnez le rapport Agenda
  3. Précisez les dates entre lesquelles vous désirez faire imprimer l’agenda
  4. Cliquez sur le bouton Visualiser
  5. Appuyez sur l’icône présentant une imprimante dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de visualisation
  6. Réglez les paramètres d’impression de votre imprimante
  7. Imprimez



NOTE : Si vous utilisez Proprio Expert en réseau, il est possible de partager l’agenda avec les autres utilisateurs en réglant les paramètres de la gestion des utilisateurs. Pour plus de détails, voyez la procédure liée en bas de page. 

NOTE : Comme tout autre rapport, le rapport d’agenda peut être envoyé par courriel plutôt que d’être imprimé. Pour plus de détails, voyez la procédure liée en bas de page.

Voici l’endroit où vous pourrez imprimer les règlements d’immeuble.

  1. Allez dans le menu du haut, Rapports, Renseignements, Bail…
  2. Sélectionnez le rapport de type Règlement de l’immeuble
  3. Sélectionnez dans l’encadré de gauche le ou les immeubles pour lesquels vous souhaitez obtenir les règlements imprimés
  4. Cliquez sur Visualiser

Imprimer ma charte de compte

    1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Grand Livre, Comptes du Grand Livre
    2. Cliquez sur l’icône Rapport illustré par une feuille dans le coin supérieur droit de la fenêtre
    3. Cliquez sur l’icône représentant une imprimante dans le coin supérieur gauche de la fenêtre visualisation

 

    1. Vous pourrez alors régler les paramètres d’impression de votre imprimante et cliquer sur Imprimer

 

Cette procédure vous permet d’imprimer ou de réimprimer un ou plusieurs chèques ayant servi à payer vos fournisseurs.

  1. Accéder à la fenêtre de réimpression
    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Débours, onglet Historique
  2. Sélectionner la ou les transactions concernées
    1. Choisissez le fournisseur concerné dans le premier menu déroulant, celui de la section Critère de sélection.

      NOTE : Si plusieurs fournisseurs sont concernés, cochez plutôt la case Tous, située à droite du menu déroulant.
    2. Précisez dans la section Dates la période où les transactions ont été faites
    3. Cochez la case Chèque seulement pour avoir la liste des débours payés de cette façon
  3. Imprimer le ou les chèques
      Impression simple
    1. Cochez dans l’encadré du haut la transaction pour laquelle vous souhaitez imprimer le chèque
    2. Cliquez sur le bouton Visualiser situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre
      Impression multiple
    1. Cochez dans l’encadré du haut toutes les transactions pour lesquelles vous souhaitez imprimer les chèques
    2. Cochez la case Impression par lots située dans le coin inférieur droit de la fenêtre
    3. Cliquez sur le bouton Visualiser

Mise en situation : Vous venez de générer une liste des locataires et vous souhaitez l’imprimer.

  1. Restez dans la fenêtre du rapport que vous visualisez
  2. Allez dans le menu du haut, dans le coin supérieur gauche
  3. Cliquez sur la petite icône représentant une imprimante (c’est le deuxième bouton en partant de la gauche)
  4. Sélectionnez l’imprimante souhaitée dans la liste qui apparaît
  5. Cliquez sur OK pour démarrer l’impression

Générer la liste téléphonique des locataires

  1. Allez dans le menu du haut, Rapport, Renseignements, Locataires, Locataire
  2. Cochez les immeubles pour lesquels vous désirez obtenir la liste téléphonique
  3. Sélectionnez le rapport Locataires par immeuble 1
  4. Précisez votre sélection dans la section Sélection automatique
  5. Précisez la date si elle diffère de celle d’aujourd’hui
  6. Cliquez sur le bouton Visualiser

Imprimer la liste téléphonique des locataires

  1. Cliquez sur l’icône représentant une imprimante dans le coin supérieur gauche de la fenêtre
  2. Réglez vos paramètres d’impression et imprimez

Ce rapport est utile pour anticiper le départ des locataires ou pour réduire le taux d’inoccupation actuel de vos immeubles.

Voici comment faire pour l’obtenir :

  1. Allez dans le menu du haut, Rapport, Renseignements, Appartement
  2. Sélectionnez le type d’information souhaité dans la section Choix du rapport à droite
  3. Choisissez Appartements vacants dans la section Sélection automatique

    NOTE : Il est important de ne pas choisir d’immeuble dans l’encadré de gauche, car cela annulerait la sélection automatique.

  4. Cochez les cases qui s’appliquent à votre situation:
      • Ne pas considérer les listes d’envoi

    Il est pertinent de sélectionner cette option si vous avez enregistré une liste d’envoi lors de l’impression des avis de renouvellement, mais que vous n’avez pas géré les réponses des locataires par la suite.

    En enregistrant la liste d’envoi, mais en n’utilisant pas le module permettant de gérer les réponses des locataires, vous laissez penser au logiciel que tous les locataires n’ont pas donné de réponse, donc que tous les baux seront reconduits. L’ajout de cette option permet d’obtenir les appartements vacants en ignorant les réponses des locataires.

      • Ignorer les baux sans date de départ

    Il est pertinent de sélectionner cette option si vous tenez pour acquis que les locataires renouvellent leur bail si aucune date de départ n’a été précisée dans le bail. Ainsi, la liste des appartements vacants ne contiendra pas les appartements ayant un bail échu sans date de départ.

  5. Sélectionnez la date de vérification
  6. Cliquez sur visualiser

Vous pouvez générer de nombreuses listes affichant les dépenses par appartement, par immeuble ou par compagnie selon le niveau de détail recherché.

Pour utiliser ces listes efficacement, assurez-vous d’attribuer les dépenses aux bons éléments (appartement/immeuble/compagnie) et selon la bonne répartition.

Voici comment accéder à ces listes.

  1. Allez dans le menu du haut, Rapport, Comptabilité, Dépense et débours.
  2. Sélectionnez l’un des trois premiers choix :
    • Dépenses (Immeuble)
    • Dépenses (Appartement)
    • Dépenses (Imm.,App.,Cie)
  3. Sélectionnez le ou les immeubles concernés dans l’encadré de gauche.
  4. Choisissez une méthode de classement supplémentaire au besoin (date, compte, fournisseur).

    NOTE : Par défaut, la case Consolidée est cochée. En la décochant, vous obtiendrez un rapport distinct par immeuble.

  5. Précisez la période de temps concernée.
  6. Cliquez sur visualiser.

Cette procédure est utile si vous souhaitez connaître les soldes dus à une date passée sans que les paiements subséquents soient pris en compte.

Générer le rapport Vérification des loyers perçus

  1. Allez dans le menu du haut, Rapport, Comptabilité, Loyer
  2. Sélectionnez le rapport Vérification des loyers perçus
  3. Cochez dans l’encadré de gauche les immeubles visés
  4. Précisez la période concernée
  5. Cliquez sur Visualiser

Vous pourrez vérifier le résultat de deux autres façons :

  • En sortant un bilan pour la même période
  • En vérifiant le Grand livre pour la même période

Dans les deux cas, vous devrez considérer les comptes suivants afin d’avoir le portrait global de la situation :

  • Loyers à recevoir (1200)
  • Loyers perçus d’avance (2110)
  • Note de crédit au locataire (2120)

Voici quelles opérations effectuer pour comptabiliser les trois montants:

Solde 1200 – Solde 2110 – solde 2120 = soldes dus

Si le montant au compte 2110 est au débit, il faut ajouter un moins devant le montant :

Solde 1200 – (- Solde 2110) – solde 2120 = Soldes dus

Écrit autrement :

Solde 1200 + Solde 2110 – Solde 2120 = Soldes dus

Avant de générer ce rapport, assurez-vous d’avoir précisé les éléments suivants :

  • Nombre de stationnements intérieurs et extérieurs total dans la fiche de l’immeuble.
  • Type et nombre de stationnements attribués à chaque bail dans l’onglet Stationnement.

Voici comment générer la liste des stationnements :

  1. Allez dans le menu du haut, Rapports, Divers, Autres.
  2. Sélectionnez Liste des stationnements.
  3. Cochez le ou les immeubles concernés dans l’encadré de gauche.
  4. Cliquez sur Visualiser.

Vous pouvez appliquer un style à la plupart de vos rapports afin d’en augmenter la lisibilité et l’aspect. Voici comment :

  • Allez dans le menu du haut de Proprio Expert, Fichier, Paramètres, onglet Rapports, section Divers, vis-à-vis Style de couleur
  • Sélectionnez le style qui vous intéresse dans le menu déroulant
  • Cliquez sur OK pour appliquer la modification
  • Fermez la fenêtre
  • Générez un rapport, comme la collecte des loyers, pour visualiser le style. S’il ne vous convient pas, répétez les étapes précédentes pour le modifier à nouveau.

Calcul pour un immeuble 100 % résidentiel

Selon la loi, un immeuble résidentiel n’a pas droit au remboursement de taxes. Celles-ci apparaissent dans le rapport de taxes vis-à-vis la section Non remboursable. Les montants de taxe étant non remboursables passeront à la dépense.

Mise en situation illustrant ce traitement : les taxes apparaissent dans le rapport de taxes, mais dans le Grand livre, les comptes de taxe sont à zéro.

Si jamais vous avez tout de même à considérer les taxes, vous devrez entrer une dépense avec au moins 3 articles : une dépense non taxable, la TPS et la TVQ.

Calcul pour un immeuble avec une part commercialle

Selon la loi, il existe deux méthodes pour calculer la part de taxes pouvant être remboursable. Par défaut, le logiciel utilise la méthode simplifiée de Revenu Québec.

Vous trouverez tous les détails de cette méthode à la page 29 du document :

Renseignements généraux sur la TPS et la TVQ, section Méthode simplifiée de calcul des CTI et des RTI

Vous pouvez produire un Rapport de Taxes dans Proprio Expert Web qui vous permettra de connaître le montant des taxes à remettre ou à recevoir en fonction de vos revenus et dépenses. Voici la procédure pour y parvenir:

    • Onglet Rapport: Dirigez-vous dans la section Rapport, section Comptabilité et sélectionnez le Rapport de Taxes.

 

    • Montant remboursable:Le montant de taxes remboursables varie selon l’item sélectionné (affectation). Lorsque l’on sélectionne un appartement commercial, les taxes sont 100% remboursable, pour un appartement résidentiel, 0% et pour un immeuble, c’est selon le % de la part commerciale. .

 

    • Dates et Préférences: Une fois dans le rapport et les parts commerciales approuvées, vous pouvez sélectionner dans la période les dates du trimestre concerné par le rapport ainsi que ce que vous voulez inclure dans le rapport (revenus et dépenses détaillés par catégorie, affectation ou date ainsi que la part commerciale)..

 

  • Taxes à remettre ou à recevoir: Dépendamment de la part commerciale ainsi que des revenus et dépenses effectués par item, le logiciel calculera la portion de taxes qui est à remettre ou à recevoir..

Note : Pour produire des relevés 31, vous devez avoir votre numéro de préparateur et votre numéro d’identification fournis par Revenu Québec. Pour plus d’information consultez le Guide ED-430 INSCRIPTION DU PRÉPARATEUR sur le site Revenu Québec.

 

 

La procédure suivante vous indique comment générer un relevé 31 à l’aide de Proprio Expert Web Avant tout, assurez vous que : 

  • Vous avez votre numéro de préparateur et vos numéros de relevé donnés par Revenu Québec
  • L’adresse de chaque appartement (fenêtre appartement) est bien inscrite comme ceci: (No, rue, app)
  • L’adresse de chaque propriétaire (fenêtre contact) est bien saisi (No, rue, app)
  • Dans le cas d’un immeuble avec plusieurs Propriétaires, le nom qu’apparaitrait sur le relevé serait celui avec le plus grand nombre de part indiqué sur PEW
  • L’adresse de chaque locataire (fenêtre contact) est bien inscrite comme ceci: (No, rue, app)

Comment produire le Relevé 31 sur Proprio Expert: 

  1. Allez dans le menu du haut, Documents, Relevé
  2. Cliquez sur ajouter
  3. Précisez l’année d’imposition
  4. Entrez votre numéro de préparateur (ex. NP + 6 chiffres) Il vous a été attribué lors de votre inscription auprès de la Division de l’acquisition des données électroniques.
  5. Indiquez le type de déclaration (original, modifié ou annulé)
  6. Entrez votre premier numéro de relevé
  7. Sélectionnez les immeuble et les appartements
  8. Cliquez sur Produire relevés 31
  9. Pour transmettre le relevé à Revenu Québec Cliquez ici

     


     


Relevé 31 XML contient le relevé du préparateur. Ce fichier doit être envoyé et approuvé par Revenu Québec 
Relevé 31 PDF contient les relevés des locataires. Ce fichier doit être imprimé et envoyé à chaque locataire ou sous locataire. 

Il est important de noter que le relevé du préparateur doit être approuvé par Revenu Québec avant l’impression et l’envoie des relevés destinés aux locataires. 

Pour avoir plus de détail concernant le relevé 31, veuillez consulter le site de Revenu Québec en cliquant sur les liens ci-dessous:Renseignement sur l’occupation d’un logement

Note 1 : Les relevés annulés son utilisés pour ANNULER un relevé déjà transmis par Internent. Veuillez utiliser cette procédure SEULEMENT pour annuler les relevés déjà transmis par Internet.

 

 

Note 2 : Après l’annulation d’un relevé 31, vous devez générer à nouveau un fichier Original (si nécessaire) et le renvoyer à Revenu Québec afin de remplacer le relevé annulé.

 

 

La procédure suivante vous indique comment annuler un relevé 31 déjà transmis par Internet à l’aide de Proprio Expert. Avant tout, assurez vous que : 

  • Vous avez votre numéro de préparateur donnés par Revenu Québec
  • L’adresse de chaque appartement (fenêtre appartement) est bien inscrite comme ceci: (No, rue, app)
  • L’adresse de chaque propriétaire (fenêtre propriétaire) est bien saisi (No, rue, app)
  • Dans le cas d’un immeuble avec plusieurs Propriétaires, le nom qu’apparaitrait sur le relevé serait celui avec le plus grand nombre de part indiqué sur PE
  • L’adresse de chaque locataire (fenêtre locataire) est bien inscrite comme ceci: (No, rue, app)

Comment produire le Relevé 31 sur Proprio Expert: 

  1. Allez dans le menu du haut, Annuel, Produire relevé 31
  2. Sélectionnez les immeuble et les appartements
  3. Entrez votre numéro de préparateur (ex. NP + 6 chiffres) Il vous a été attribué lors de votre inscription auprès de la Division de l’acquisition des données électroniques.
  4. Précisez l’année d’imposition
  5. Indiquez le type de déclaration (Annulé)
  6. Cliquez sur Produire relevés 31
  7. Pour transmettre le relevé à Revenu Québec Cliquez ici

     


     


Relevé 31 XML contient le relevé du préparateur. Ce fichier doit être envoyé et approuvé par Revenu Québec 
Relevé 31 PDF contient les relevés des locataires. Ce fichier doit être imprimé et envoyé à chaque locataire ou sous locataire. 

Il est important de noter que le relevé du préparateur doit être approuvé par Revenu Québec avant l’impression et l’envoie des relevés destinés aux locataires. 

Pour avoir plus de détail concernant le relevé 31, veuillez consulter le site de Revenu Québec en cliquant sur les liens ci-dessous:Renseignement sur l’occupation d’un logement

Voici comment comparer et se servir des rapports touchant les loyers à recevoir:

    • Collecte des loyers: Affiche les montants dû et reçus pour une ou plusieurs périodes de facturation. Vous voyez à la fin le solde dû total. À noter que ce rapport prend en considération ce qui s’est passé après la date de fin d’affichage du rapport. Par exemple, si vous affichez la Collecte des loyers jusqu’à décembre 2014, mais que vous avez perçu des montants en janvier 2015, ces derniers n’apparaîtront plus comme dû dans le rapport de décembre 2014. C’est pour cette raison qu’il ne faut pas le comparer au Bilan dans le passé. Il n’y a pas de problème à le comparer en date d’aujourd’hui.

 

    • Vérification des loyers perçus: Affiche le total de tout ce qui a été facturé ainsi que perçu entre deux dates sans tenir compte de ce qui s’est passé en dehors de celle-ci. Pour comparer le montant de loyer à recevoir au Bilan, c’est ce rapport qu’il faut utiliser. Pour ce faire, vous devez utiliser la formule suivante: Loyers à recevoir (Bilan) – Loyer perçu d’avance (Bilan) = Solde total (Rapport Vérification des loyers perçus).

 

  • Historique de paiement: Agit en quelques sortes comme le Grand Livre, mais seulement pour les modules facturation et perception. Vous verrez tout ce qui a été facturé et perçu, en plus des mauvaises créances, NSF et frais. Vous aurez également le détail des dates de paiement, locataires et appartements associés en plus du mode de paiement et le solde pour chacun d’eux.

Compagnies de gestion

      • Si vous gérez les immeubles d’autres compagnies ou propriétaires, vous pourrez alors effectuer la grande majorité des opérations des compagnies gérées à partir de l’interface de la compagnie de gestion.

        • Ajouter une nouvelle compagnie de gestion
            1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Compagnie.
            2. Cliquez sur Ajouter.
            3. Identifiez la compagnie par un nom significatif
            4. Précisez sa période financière



        NOTE :

            1.  Vous pourrez par la suite modifier la date de fin de cette période financière.
            2. Indiquez la province dans laquelle elle est enregistrée
            3. Sélectionnez la charte comptable de départ



            1. Dans le cas où vous avez déjà créé d’autres compagnies et que vous avez modifié leur charte comptable, il vous est possible d’utiliser l’une d’entre elles comme charte de départ.
            2. Cochez la case Compagnie inscrite aux taxes, car seule une compagnie inscrite aux taxes peut agir à titre de compagnie de gestion
            3. Enregistrez et fermez

         

        • Lier les compagnies ou particuliers gérés à la compagnie de gestion
            1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Compagnie de gestion
            2. Sélectionnez la compagnie de gestion dans le menu déroulant Identification. 

              Note Seules les compagnies inscrites aux taxes peuvent être sélectionnées comme compagnie de gestion
            3. Cochez les immeubles dans l’encadré du bas qui sont gérés par cette compagnie
            4. Enregistrez et fermez
        • Préciser les comptes de gestion et les comptes spéciaux

         

          1. Une fois la compagnie de gestion liée aux compagnies gérées, un nouvel onglet apparaît dans sa fiche. Il est alors temps de préciser les comptes.
            1. Allez dans le menu de gauche, Données, Compagnie
            2. Sélectionnez la compagnie de gestion dans le menu déroulant
            3. Allez dans l’onglet Comptes de gestion
            4. Associez un compte Client à payer (ex. : 2101 – Client à payer) 

              NOTE : Vous devrez l’inscrire manuellement, car ce compte ne fait pas partie de la liste
            5. Associez un compte Revenus de frais de gestion (ex. : 4220 – Autres revenus ou encore créez un compte de revenu spécifique pour comptabiliser ce type de revenus. Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.)



        ATTENTION!

            1.  Portez une attention particulière à la sélection de ces comptes, car une fois qu’une transaction aura été faite dans l’un d’eux, il sera ensuite impossible de modifier le compte sélectionné.
            2. Allez dans l’onglet Comptes spéciaux
            3. Associez un compte client (ex. : 1201 – Compte client)
            4. Enregistrez les modifications
        • Remplir le reste de la fiche de renseignements
          1. Passez un à un les autres onglets pour ajouter les informations pertinentes. 



        Note

          1.  Plus vous entrerez d’information, plus il vous sera facile par la suite d’accéder à celles-ci et d’effectuer une gestion efficace.

         

La procédure suivante vous permet de facturer à une compagnie gérée des frais de gestion seulement. Voici comment faire :

  • Accéder au module de facturation manuelle
      • Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Facturation manuelle
  • Facturer les frais de gestion
      1. Sélectionnez la compagnie gérée dans le menu déroulant
      2. Inscrivez la date de facturation
      3. Attribuez un numéro de facture à la transaction 
        Pour que le numéro de facture se génère automatiquement, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page
      4. Cliquez sur l’icône présentant un tableau avec un crayon située à droite du montant dédié aux frais de gestion
      5. Entrez un descriptif (ex. : Frais pour Octobre 2009)
      6. Sélectionnez la méthode de calcul désirée (un montant arbitraire ou un pourcentage du montant de la dépense) en cliquant dans le point approprié
      7. Associez un compte de dépense pour la compagnie gérée (ex. : 5040 – Frais de gestion et d’administration
      8. Associez un compte de revenu pour la compagnie de gestion (ex. : 4220 – Autres revenus ou encore un compte de revenus spécifique créé pour comptabiliser les revenus de gestion pour plus de détails sur la façon de créer un compte comptable, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page)
      9. Cliquez sur Enregistrer
      10. Cliquez sur OK



NOTE :

      1.  Une fois les frais de gestion enregistrés, vous avez la possibilité de les modifier ou de les supprimer tant que la facturation n’est pas complétée. Pour ce faire :
        • Recliquez sur l’icône dédiée aux frais de gestion
        • Sélectionnez les frais concernés dans l’encadré du bas
        • Cliquez sur l’icône appropriée dans le coin inférieur droit, soit Supprimer (celle avec un x rouge) ou Modifier (celle avec un crayon écrivant des chiffres)
        •  
        • Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer



        • OU



        • Approuvez la suppression des frais en cliquant sur OUI
        • Cliquez sur OK pour retourner à la fenêtre de facturation
      1. Imprimez la facture en cliquant sur la petite icône blanche située à gauche du bouton Facturer
      2. Cliquez sur Facturer
  • Percevoir le montant facturé

 

    Vous n’avez qu’à aller dans la fenêtre perception automatique, sélectionner la compagnie gérée dans le menu déroulant et effectuer la perception comme à l’habitude. Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.



NOTE :Vous n’avez pas besoin d’aller traiter ces éléments dans la compagnie gérée puisque les écritures s’y font automatiquement.

Destinée aux compagnies de gestion, cette procédure propose de traiter ce cas en quatre étapes.

  • Indiquer le débours dans la compagnie de gestion
      1. Entrez une dépense au fournisseur « Nom du Locataire » du montant remboursé
      2. Associez la dépense au compte 4010
      3. Décochez la case « tx » pour ne pas comptabiliser les taxes
      4. Remboursez le locataire (par débours) avec le compte courant
  • Facturer la transaction à la compagnie gérée
      1. Allez dans la fenêtre Facturation/Facturation manuelle
      2. Sélectionnez la compagnie gérée dans le menu déroulant
      3. Sélectionnez la dépense à facturer dans la liste de droite
      4. Inscrivez le montant de la dépense (les taxes ne peuvent pas s’enlever ici)
      5. Notez le montant de chaque taxe pour une étape ultérieure
      6. Facturez
  • Annuler la facturation des taxes pour la compagnie de gestion
      1. Ouvrez le Journal Général dans le menu de gauche, Comptabilité
      2. Ajoutez une écriture de correction en date du débours
      3. Inscrivez dans le 2310 (TPS perçue) le montant de la TPS au Débit
      4. Inscrivez dans le 2340 (TVQ perçue) le montant de la TVQ au Débit
      5. Inscrivez dans le 1201 (Compte client) le montant total des taxes au Crédit
      6. Enregistrez et fermez
  • Annuler la facturation des taxes pour la compagnie gérée
    1. Changez de compagnie en sélectionnant la compagnie gérée
    2. Ouvrez le Journal Général dans le menu de gauche, Comptabilité
    3. Ajoutez une écriture de correction en date de la facturation à la compagnie gérée
    4. Inscrivez dans le 2100 (Compte fournisseur) le montant total des taxes au Débit
    5. Inscrivez dans le 4010 (Revenus de loyer) le montant total des taxes au Crédit
    6. Enregistrez et fermez

La compagnie de gestion peut générer deux types de factures : détaillée et sommaire. Vérifiez les deux afin de déterminer laquelle correspond le mieux à vos besoins.

Voici comment modifier le type utilisé :

  1. Allez dans le menu du haut, Fichier, Paramètres, onglet Rapport, section Divers dans le bas
  2. Cochez ou décochez la case Cie de gestion : Facturation détaillée au client
  3. Cliquez sur OK dans le bas pour confirmer votre choix
  4. Retournez dans la facturation manuelle pour générer un exemple de facture de ce type

Voici comment procéder lorsqu’une compagnie gérée ou un propriétaire particulier vous donne un dépôt d’avance pour payer une ou des dépenses futures. 

Étapes à suivre dans la COMPAGNIE DE GESTION

    • Inscrire la perception reçue d’avance
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception
      2. Sélectionnez la compagnie gérée dans le menu déroulant
      3. Faites la perception à la date exacte du dépôt 
        Pour plus de détails sur la façon de faire une perception, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.
    • Inscrire la dépense lorsqu’elle survient
      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépense
      2. Inscrivez la dépense comme à l’habitude en l’attribuant à la compagnie gérée 
        Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page
    • Jusque-là rien n’affecte encore le dépôt. 

 

  • Refacturer la dépense à la compagnie gérée 
    Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page


Le dépôt qui a été perçu auparavant sera maintenant utilisé. 

Exemple

  • Vous percevez un dépôt de 200 $ le 25 mai 2009 pour la compagnie Altagrace Auger
  • Le 3 juin vous inscrivez une dépense de publicité au montant de 58 $
  • La même journée, vous refacturez cette dépense à Altagrace Auger


En refacturant vous n’aurez pas à percevoir quoi que se soit puisque vous avez déjà perçu 200 $ en mai. Le logiciel déduira le montant de la dépense du dépôt. Il restera donc 142 $ de montant inutilisé. Le montant inutilisé diminuera de dépense en dépense refacturée jusqu’à ce qu’il n’en reste plus. 

Notez que dans la compagnie de gestion, le montant à débourser pour la dépense restera le même, tout comme le montant des cartes de crédit à payer.

La compagnie de gestion peut refacturer une dépense à une compagnie gérée par le module de facturation manuelle.

Pour y parvenir, elle doit cependant adopter les pratiques suivantes lors de l’entrée des dépenses dans la compagnie de gestion :

  • Lier chaque dépense à la compagnie gérée appropriée (ou à ses appartements ou immeubles).
  • Entrer un montant total sans taxes lorsqu’il s’agit de dépenses non taxables comme les taxes municipales.

Voici la procédure à suivre pour refacturer les dépenses aux compagnies gérées.

  • Accéder au module de facturation manuelle
      • Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Facturation manuelle
  • Refacturer une ou plusieurs dépenses
      1. Sélectionnez la compagnie à refacturer dans le menu déroulant du haut
      2. Sélectionnez la ou les dépenses à refacturer dans l’encadré de droite

NOTE : Vous avez la possibilité d’absorber les dépenses en cochant la case Absorber la/les dépenses.

Exemple d’utilisation : Une compagnie de gestion s’occupe de toutes les étapes comptables (facturation, perception, dépenses, débours), puis qu’elle déduit ses honoraires du montant résiduel et rend à la compagnie gérée seulement le bénéfice net.

Pour désabsorber une dépense, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.

      1. Inscrivez la date de facturation
      2. Attribuez un numéro de facture à la transaction 
        Pour que le numéro de facture se génère automatiquement, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page
      3. Ajoutez les frais de gestion si vous le souhaitez
        • Cliquez sur l’icône présentant un tableau avec un crayon située à droite du montant dédié aux frais de gestion
        • Entrez un descriptif (ex. : Frais pour Octobre 2009)
        • Sélectionnez la méthode de calcul désirée (un montant arbitraire ou un pourcentage du montant de la dépense) en cliquant dans le point approprié
        • Associez un compte de dépense pour la compagnie gérée (ex. : 5040 – Frais de gestion et d’administration
        • Associez un compte de revenu pour la compagnie de gestion (ex. : 4220 – Autres revenus ou encore un compte de revenus spécifique créé pour comptabiliser les revenus de gestion pour plus de détails sur la façon de créer un compte comptable, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page)
        • Cliquez sur Enregistrer
        • Cliquez sur OK

NOTE : Une fois les frais de gestion enregistrés, vous avez la possibilité de les modifier ou de les supprimer tant que la facturation n’est pas complétée. Pour ce faire :

        • Recliquez sur l’icône dédiée aux frais de gestion
        • Sélectionnez les frais concernés dans l’encadré du bas
        • Cliquez sur l’icône appropriée dans le coin inférieur droit, soit Supprimer (celle avec un x rouge) ou Modifier (celle avec un crayon écrivant des chiffres)
        • Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer

OU

        • Approuvez la suppression des frais en cliquant sur OUI
        • Cliquez sur OK pour retourner à la fenêtre de facturation

 

      1. Précisez la façon dont vous souhaitez comptabiliser le montant à percevoir en cliquant dans le rond approprié 

        Si vous souhaitez comptabiliser cette refacturation comme un revenu, sélectionnez le compte où sera comptabilisée la facturation
      2. Imprimez la facture en cliquant sur la petite icône blanche située à gauche du bouton Facturer
      3. Cliquez sur Facturer

Vous pouvez générer deux modèles de factures pour les compagnies gérées : sommaire ou détaillée. Suivez les indications de la procédure liée en bas de page afin de préciser votre préférence.

  • Percevoir le montant facturé

 

    Vous n’avez qu’à aller dans la fenêtre perception automatique, sélectionner la compagnie gérée dans le menu déroulant et effectuer la perception comme à l’habitude. Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.

NOTE : Vous n’avez pas besoin d’aller traiter ces éléments dans la compagnie gérée puisque les écritures s’y font automatiquement.

Voici la procédure vous permettant de désabsorber une dépense refacturée à une compagnie de gestion.

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Facturation manuelle
  2. Sélectionnez la compagnie gérée pour laquelle la dépense a été absorbée
  3. Cliquez sur la mention Afficher/Cacher les dépenses absorbées
  4. Cochez la dépense à désabsorber
  5. Cliquez sur Annuler situé en bas à gauche de la page

Coopératives

      • La procédure suivante vous indique comment entrer une part sociale, la facturer, la percevoir et enfin, comment la rembourser. 

        NOTE : Pour associer une part sociale à un membre, le locataire doit être membre de la coopérative. Vous pourrez vérifier en allant dans le dossier du locataire (Menu de gauche, Données, Locataire, onglet Notes, section Le Locataire) et en cochant Membre Coop. 

        L’exemple utilisé pour cette procédure est le suivant :

        • Part sociale de 120 $
        • Versements mensuels de 10 $

         

        • Accéder à la fenêtre Part sociale des membres
            • Allez dans le menu du haut, Comptabilité. Part sociale des membres
        • Inscrire la part sociale d’un membre
            1. Sélectionnez le membre concerné dans l’encadré de gauche
            2. Cliquez sur le bouton Ajouter situé dans le menu du haut de la fenêtre/li>
            3. Étape 1
              • Inscrivez le versement mensuel vis-à-vis la mention Part mensuelle (ex. : 10 $) 

                NOTE : Si le membre paie sa part sociale en un seul versement, vous devrez alors inscrire le total du versement à cet endroit (ex. : 120 $)
              • Inscrivez le montant total de la part sociale vis-à-vis la mention Part souscrite (ex. : 120 $)
              • Précisez l’état actuel de paiement
                • Dans le cas où la comptabilité est DÉJÀ COMMENCÉE, entrez une date vis-à-vis la mention À comptabiliser le Date à laquelle le locataire commence à être membre et passez à l’étape 2
                • Dans le cas où le membre était là lorsque VOUS COMMENCEZ la comptabilité dans Proprio Expert et que vos soldes d’ouverture ne sont pas approuvés, sélectionnez l’option Incluse dans les soldes d’ouverture. Si la part est entièrement payée, cochez la case à cet effet sinon, passez à l’étape 2
            4. Étape 2
              • Inscrivez la date à partir de laquelle le locataire est devenu membre
            5. Étape 3
              • Dans le cas où la comptabilité est DÉJÀ COMMENCÉE, répondez NON EN TOUT TEMPS, qu’un montant ait été payé ou non.
              • Dans le cas où VOUS COMMENCEZ la comptabilité, inscrivez OUI seulement si le montant est INCLUS dans les SOLDES D’OUVERTURE. S’il n’est pas inclus dans les soldes d’ouvertures, inscrivez NON.



            1. Si vous avez dit OUI à l’étape 3, vous devrez préciser les paramètres de facturation et de perception à l’étape 4.
            2. Cliquez sur le bouton Vérification
            3. Vérifiez la concordance des dates et des montants
            4. Appuyez sur OK pour confirmer le tout
            5. Vérifiez les informations qui apparaissent dans le message d’information
            6. Cliquez sur OUI si elles sont exactes. Dans le cas contraire, cliquez sur non, effectuez les modifications nécessaires, puis revalidez le tout
        • Facturer une part sociale

         

          1. La facturation des parts sociales s’effectue en même temps que la facturation automatique. Pour plus de détails sur la façon d’effectuer cette opération, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.
        • Percevoir une part sociale

         

          1. La perception des parts sociales s’effectue en même temps que la facturation automatique. Pour plus de détails sur la façon d’effectuer cette opération, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.
        • Rembourser une part sociale

        NOTE :Les personnes à qui la coopérative doit rembourser la part sociale apparaîtront dorénavant dans le rapport Fournisseurs à payer. Vous accéderez à ce rapport en allant dans le menu de gauche, Rapport, Fournisseurs à payer.

          1. Allez dans l’onglet Remboursement
          2. Sélectionnez le membre concerné dans l’encadré de gauche
          3. Sélectionnez la date à laquelle le membre cesse d’en être un
          4. Inscrivez si un montant doit être retenu (pénalité ou autre) vis-à-vis la case Montant retenu
          5. Indiquez le compte où vous souhaitez comptabiliser les retenues
          6. Spécifiez la date d’adoption du remboursement par le CA
          7. Cliquez sur le bouton Rembourser
          8. Répondez OUI si vous êtes sûr de vouloir effectuer ce remboursement
          9. Inscrivez la date de paiement
          10. Précisez le mode de paiement dans le second menu déroulant
          11. Sélectionnez le compte bancaire avec lequel le remboursement a été fait
          12. Enregistrez le paiement OU enregistrez comme un don si c’est le cas

La procédure suivante indique comment ajouter et traiter les subventions pour une licence Proprio Expert Coop.

  • Préciser les subventions gérées par chaque compagnie



    1. Vérifiez pour chaque Compagnie que les subventions sont entrées convenablement. Voici les étapes à suivre :
      1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Client
      2. Ajoutez TOUS les clients desquels vous recevez des subventions (ex. CLSC, SCHL, OMH, SHQ). Pour plus de détails sur la façon de faire, voir la procédure appropriée en bas de page.
  • Assurez-vous que les subventions sont associées à des comptes de la charte
      1. Allez dans le menu de gauche, Données, Compagnie
      2. Sélectionnez la coopérative visée dans le menu déroulant
      3. Allez dans l’onglet subvention
      4. Ajoutez chaque subvention que la coopérative reçoit
        1. Cliquez sur le bouton Ajouter situé à DROITE de l’encadré
        2. Identifiez la subvention (ex. : CLSC)
        3. Spécifiez les éléments suivants :
          • Sélectionnez le client associé à cette subvention (ex. : CLSC). Il n’est pas obligatoire d’associer une subvention à un client. Cela est nécessaire seulement dans les cas où vous recevez un montant directement du client et que ce montant est déposé dans un compte bancaire.
          • Compte de remboursement : Sélectionnez, en cliquant sur la loupe munie d’un +, le compte de la charte dans lequel seront comptabilisés les montants reçus par le client (ex. : Revenu du CLSC)
          • Compte de subvention : Sélectionnez en cliquant sur la loupe munie d’un +, le compte de la charte dans lequel seront comptabilisés les montants soustraits du loyer du locataire (ex. : Subvention CLSC)



NOTE :

          •  Vous pouvez aussi créer de nouveaux comptes pour comptabiliser ces montants. Pour ce faire, veuillez consulter la procédure à cet effet, en bas de page.
        1. Cliquez sur Enregistrer lorsque le tout est terminé
      1. Refaites la même opération pour toutes les subventions de toutes les compagnies.
  • Indiquez quels immeubles sont visés par l’octroi de ces subventions
      1. Allez dans le menu de gauche, Renseignements, Immeuble
      2. Sélectionnez l’immeuble concerné dans le menu déroulant
      3. Allez dans l’onglet Renseignement
      4. Cochez, dans l’encadré de droite nommé Subvention, la ou les subventions associées à l’immeuble
      5. Enregistrez en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre
      6. Refaites la même opération pour chaque immeuble
  • Associez les subventions aux baux concernés
      1. Allez dans le menu de gauche, Données, Bail, onglet Détail du prix
      2. Cochez la case Détailler le montant
      3. Allez dans l’onglet Détail subvention
      4. Sélectionnez la subvention requise dans le menu déroulant
      5. Inscrivez le montant de la subvention dans la case vis-à-vis Prix initial
      6. Enregistrez en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre
      7. Refaites la même opération pour chaque immeuble
  • Percevez les montants payés par les clients

Lorsque vous recevez un montant du CLSC par exemple :

    1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Perception des loyers
    2. Sélectionnez Client comme option d’affichage dans le menu déroulant
    3. Cochez toutes les factures que le CLSC vous a payées
    4. Effectuez la perception normalement



NOTE Les factures s’inscrivent automatiquement lors de la facturation automatique des locataires lorsque la subvention a été inscrite dans le bail en question et que les opérations ci-dessus ont été effectuées correctement.

La procédure suivante indique comment traiter le remboursement d’une subvention par un organisme attitré, comme l’OMH, à la coopérative d’habitation.

Notez que si toutes les étapes d’inscription de la subvention ont été suivies correctement, la facturation devrait être faite automatiquement, ce qui vous permettra d’effectuer la perception des subventions.

 

  1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception
  2. Sélectionnez l’option de perception Client dans le menu déroulant du haut
  3. Cochez les factures payées par l’organisme (ex. : OMH) dans l’encadré de gauche
  4. Faites la perception comme à l’habitude 
    Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page
  • Loyer facturé moins élevé

Vous avez facturé un montant pour le mois, mais vous apprenez que le locataire devait payer plus. La solution : une facturation à la hausse.

      1. Allez dans le menu de gauche, Facturation, onglet Facturation manuelle
      2. Attribuez la facturation à la catégorie Loyer dans le menu déroulant (sélectionné par défaut)
      3. Sélectionnez le loyer concerné dans l’encadré de droite
      4. Précisez la date correspondant au 1er jour du mois concerné par l’ajustement
      5. Inscrivez une description
      6. Sélectionnez le compte Revenus de loyer
      7. Cochez l’option Augmentation de loyer
      8. Facturez

Lorsque vous recevez le paiement, effectuez une perception comme à l’habitude en précisant la date où vous avez reçu l’argent ou le chèque.

  • Loyer facturé en trop

Vous avez facturé un montant pour le mois, mais vous apprenez que le locataire devait payer moins. La solution : une facturation à la baisse.

Nul besoin de déconcilier ou de supprimer les transactions. Celles-ci on bel et bien eu lieu et doivent apparaître dans votre historique.

      1. Allez dans le menu de gauche, Facturation, onglet Facturation manuelle
      2. Attribuez la facturation à la catégorie Loyer dans le menu déroulant (sélectionné par défaut)
      3. Sélectionnez le loyer concerné dans l’encadré de droite
      4. Précisez la date correspondant au 1er jour du mois concerné par l’ajustement
      5. Inscrivez une description
      6. Sélectionnez le compte Revenus de loyer
      7. Cochez l’option Diminution de loyer
      8. Facturez
      9. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception
      10. Sélectionnez le compte de banque à partir duquel sera effectué le remboursement
      11. Inscrivez le montant dans la case Argent
      12. Percevez

Si vous payez en argent comptant, simplement le remettre au locataire. Si vous payez par chèque, vous avez deux options :

      • Faire le chèque à la main
      • Faire le chèque par le logiciel

Dans ce cas, suivez les étapes suivantes :

      1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Dépense
      2. Cliquez sur Ajouter une dépense
      3. Inscrivez le nom du locataire sous Fournisseur
      4. Ajoutez une description comme Remboursement loyer
      5. Sélectionnez le compte Revenus de loyer
      6. Inscrivez le montant
      7. Sélectionnez l’appartement du locataire
      8. Sélectionnez le mode de paiement par chèque
      9. Cliquez sur l’icône Imprimante pour imprimer le chèque
      10. Fermez la fenêtre dépense SANS L’ENREGISTRER

L’important est de générer le chèque sans que la dépense soit inscrite à votre comptabilité parce que les écritures ont déjà été comptabilisées lors de la facturation et de la perception.

Condominiums

      • Qualifier un immeuble de condominium

        1. Allez dans le menu de gauche, Données, Immeuble
        2. Sélectionnez l’immeuble concerné
        3. Allez dans l’onglet Renseignements
        4. Cochez la case Condominium
        5. Enregistrez la modification en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre

Locaux commerciaux

      • Proprio Expert offre la possibilité de lier des documents à un local commercial. Vous pouvez donc ajouter un contrat de location ou un plan du local. Ajouter un document

        1. Allez dans le menu de gauche, Appartement
        2. Sélectionnez l’immeuble et l’appartement
        3. Cliquez sur l’onglet Commercial
        4. Sélectionnez un document à même vos fichiers en cliquant sur l’icône document. N’oubliez pas de choisir le type de document (plan du local ou contrat de location) que vous transférez dans le logiciel.
        5. Pour visualiser votre document, cliquez sur la loupe.
        6. Cliquez sur ajouter puis enregistrez

        Note: Le logiciel accepte les fichiers en format .doc .docx et .pdf Supprimer un document

        1. Allez dans le menu de gauche, Appartement
        2. Sélectionnez l’immeuble et l’appartement
        3. Cliquez sur l’onglet Commercial
        4. Sélectionnez le document à supprimer
        5. Cliquez sur le bouton Supprimer puis enregistrez

Si l’unité a été considérée comme commercial, Proprio Expert offrira une fenêtre bail spécifique à ce type d’unité à la création de ce dernier. Pour créer une unité commerciale, référez-vous à la procédure Considérer les locaux commerciaux.

  1. Allez dans le menu de gauche, Données, Bail
  2. Sélectionnez l’immeuble et l’unité commerciale
  3. Proprio Expert génère automatiquement une fenêtre de bail commercial une fois un bail ajouté
  • Spécifier les Termes
  1. Allez dans l’onglet Général et entrez la durée totale du bail
  2. Dirigez-vous ensuite dans la portion Terme(s) à durée de pour en spécifier le nombre et leur durée
  • Détailler le prix par superficie
  1. Allez dans l’onglet Détail du prix et entrez les données en fonction des différents taux.
  2. Si vous avez préalablement coché la case Taxable dans la fenêtre appartement, la taxe s’applique par défaut sur le prix du bail.
  • Attribuer un numéro de contrat
  1. Dans la fenêtre du bail commercial, allez sous l’onglet Prix
  2. Entrez le numéro de contrat dans l’encadré Renseignements divers. Note : Le numéro de contrat peut prendre la forme alphanumérique.
  3. Le contrat numérisé est automatiquement ajouté à ce bail si la fiche Appartement est liée à cette unité.
  4. Une fois toutes vos informations entrées, cliquez sur Enregistrer et fermer

 

Pour ce qui est des autres renseignements au sein du bail, veuillez vous référer à la création d’un bail résidentiel, puisque les renseignements de Services, Travaux, Stationnement, etc. sont très semblables et la procédure est la même pour l’entrée de données.

Pour considérer un local commercial, il faut préciser quatre éléments dans le logiciel.

    1. Spécifier les locaux commerciaux
      • Allez dans le menu de gauche
      • Cliquez sur Données, Appartement, onglet Renseignements
      • Sélectionnez l’immeuble concerné dans le menu déroulant
      • Sélectionnez l’appartement concerné dans le menu déroulant. S’il n’existe pas, créez-le en vous reportant à la procédure à cet effet en bas de page.
      • Aller dans l’onglet Résidentiel
      • Convertir en commercial(bouton)
      • Cocher la case taxable
      • Enregistrez et fermez
    2. Spécifier la part commerciale de l’immeuble
      • Allez dans le menu de gauche
      • Cliquez sur Données, Immeuble, onglet Immeuble
      • Sélectionnez l’immeuble concerné dans le menu déroulant. S’il n’existe pas, créez-le en vous reportant à la procédure à cet effet en bas de page.
      • Allez vis-à-vis la section Part commerciale dans le milieu à gauche.

        Si vous avez précisé la superficie de chaque appartement et local dans la fenêtre Appartement, cochez la case Calcul automatique.

        Si vous n’avez pas précisé la superficie de chaque appartement et local, calculez manuellement la part de l’immeuble qui est commerciale, décochez la case Calcul automatique et inscrivez le pourcentage de part commerciale dans la case à cet effet.

      • Enregistrez et fermez
    3. Spécifier que le bail correspondant est taxable
      • Allez dans le menu de gauche
      • Cliquez sur Données, bail, onglet Prix
      • Sélectionnez l’immeuble concerné dans le menu déroulant.
      • Sélectionnez l’appartement concerné dans le menu déroulant.
      • Cochez la case Loyer taxable, que vous trouverez dans la section Autre située dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.
      • Enregistrez et fermez
    4. Spécifier les comptes de taxes

Pour spécifier les comptes de taxes, reportez-vous à la procédure liée en bas de page à cet effet.

Voici la procédure pour consulter un contrat de location ou un plan de local :

  1. Allez dans menu de gauche, Données, Bail
  2. Sélectionnez l’immeuble et l’unité commerciale
  3. Allez dans l’onglet Prix
  4. Consulter le contrat de location en cliquant sur la loupe située dans l’encadré Renseignements divers.